信息化背景下行政事業單位檔案管理科學化研究

文/中國人民銀行鄭州培訓學院 孟雪青

在行政事業單位中，檔案管理作為眾多管理工作中的核心內容之一，有利于提高基礎管理工作的效率，是促進其進一步發展的重要保障。因此，必須要注重引導其形成全局意識，全面提高管理人員的綜合素質和業務能力，從而提升檔案管理的工作效率，為其他管理工作的開展打下一個堅實的基礎。由此可見，要保證單位內部各項工作的順利完成，需要加強檔案管理工作，積極利用現代化的先進數字技術來進行轉型，進而推動行政事業單位的進一步發展。

一、行政事業單位檔案科學化管理的必要性

雖然我國檔案管理工作已經逐漸受到了關注，但是許多人對于這一工作的認識仍然存在一定偏差，對于其內在價值并沒有充分的了解，因而檔案管理工作開展并不順利。除此之外，從目前的情況來看，很多行政事業單位的檔案管理制度仍然不夠完善，仍然是采用比較老舊的發展模式，對管理人員的職責也沒有做出詳細的規定和劃分，使得許多管理人員并不清楚自己具體應該做什么，工作中應該承擔哪些責任，因而很少會將檔案管理工作落實到實處，并且按照相應法律法規開展管理工作的意識也不夠強，因此沒有給行政事業單位的發展提供可靠保障。通過深入了解，發現一部分管理人員由于沒有學習過相應的互聯網知識或相關知識儲備不足，使得工作效率非常低，也難以適應現代化的發展。除此之外，部分單位可能引進了專業的技術人員，但是卻忽視了對其定期開展培訓工作和進修學習，導致從業人員無法更新自身的管理知識，使得業務水平出現了滯后的情況。

現階段，我國經濟和社會都在快速發展，行政事業單位的各項業務和管理工作也出現了很多的變化，而檔案管理工作也需要滿足單位整體的發展需求。對于行政事業單位的發展來說，與檔案管理工作的落實情況有著直接的關系，不僅能夠展現行政事業單位內部的發展情況，同時還關系到人民百姓的生活，更是其他各項工作落實的重要保障。在信息化背景下，傳統的管理模式已經不能夠滿足行政事業單位和人民的發展需要，而檔案管理是眾多管理工作中的一項重要內容。由此可見，必須要加強對檔案的管理，提高管理的效率，進而發揮出其內在價值，最終為提升行政事業單位工作和服務水平打好基礎。為了更好地解決這一問題，相關人員首先要分析當前檔案管理工作中所遇到的困境，再從此入手來將其一一擊破，進而獲得持續發展。

二、信息化背景下行政事業單位檔案管理科學化的策略

（一）提高重視程度，創新檔案管理模式。從目前的情況來看，制約檔案管理工作開展的主要因素之一就是人們的思維方式，因此，為了有效地開展檔案管理工作，必須認識到檔案管理不僅可以為單位帶來巨大的發展動力，還需要認識到其可以為整個社會的發展帶來動力，從而能夠更加清晰地定位檔案管理工作的目標和功能，在觀念上進行轉變，更加適應當前社會的發展。因此，應該創新檔案管理模式，設置專門的工作小組，負責管理和監督工作，建立一個比較完善的檔案管理制度，劃分好相關責任人的義務和權利，同時可以聘請專業經理人團隊來參與到工作中，進而完善檔案管理工作。除此之外，還可以將檔案管理模式構建納入到考核工作中來，從而提升相關人員對檔案管理模式構建的重視程度，以便于后續工作順利地開展，同時促進其他管理工作的有序開展，為單位的整體發展提供強勁的動力，這就更加凸顯出檔案管理模式創新的重要性。

（二）完善檔案管理制度，為檔案管理提供制度保障。信息化時代，行政事業單位只有緊跟社會發展，適應新時代的需要，才能創造巨大的社會優勢和利益，促進社會經濟的長期穩定發展。因此，對于檔案管理部門來說，必須建立一個管理協商機制，讓更多的相關責任人能夠參與到管理工作中來，從而完善管理監督機制，加強對于管理工作的規劃，帶動行政事業單位各項事務的發展。為了切實提升檔案管理的質量，檔案管理部門應該轉變以往的強勢管理角色，依托現有的行政事業單位內部資源和力量，發揮檔案管理部門的引導職能，形成一個完整的檔案管理體系。檔案管理部門需要做好引導者、支持者和參與者的角色，主動聯系單位內部的各個部門，積極引進新技術，發揮出自身的作用，不斷提升檔案管理水平，繼續擴大檔案管理的覆蓋范圍，嚴格把握質量關，落實檔案管理質量，堅持大數據與小數據相結合，注重服務的交叉性。除此之外，行政事業單位還應該積極構建一個完善的風險預警機制，加強對相關工作的監督，同時還可以將此與相關人員的評價相掛鉤，促使檔案管理模式的更加完善。

（三）加強信息平臺建設，打造智能化管理模式。檔案管理模式對于經濟發展的促進作用是不言而喻的，因而需要加強資金的投入，配備相應的硬件設施，應用先進的管理技術，進一步保證檔案的使用安全。在以往的檔案管理工作中，大多都是使用人工來進行各項數據的收集、填寫和計算，這種人工的方式經常會出現錯誤，并且工作的效率也比較低，這種管理方法已經不能夠滿足單位發展的需求。隨著當前科學技術的不斷發展，為了能夠提升檔案管理工作的效率，必須加強信息平臺建設，所以可以引入先進的設備和技術，將智能化的技術應用在檔案管理工作中，打造更加智能化的管理模式，還可以通過相應的技術對檔案及時分類，對檔案信息進行有效的處理、分析、比較和評估，從而幫助行政事業單位作出正確的決策，實現各項資源的配置優化，充分挖掘相關數據的內在價值，進一步為行政事業單位的各項工作開展提供便利和數據保障，發揮出檔案的內在作用，提高檔案的收集和使用效率，為行政事業單位的發展提供內在動力。

（四）積極開展相關培訓工作，構建高素質檔案管理隊伍。檔案管理工作的開展與落實離不開人，因而需要注重對相關工作人員的培養，提高其工作能力和工作效率，對檔案管理各項業務工作的績效進行全面整合、科學設計、細化內容，對各績效模塊的設置集體討論，解決由于業務不熟悉、流程不明確、細節不清楚所導致的建設功能與實際工作相脫節的問題。在檔案管理工作中，可以安排一些有經驗的管理人員，同時需要定期安排理論知識的學習和實踐操作的培訓，應從本地區的實踐出發，利用他們所學到的知識和技能解決問題，營造良好的培訓氛圍，加強管理人員之間的溝通與協調，以管理帶頭人的形式促進全體管理人員專業技能的提升，確保能夠讓檔案管理工作人員能夠將先進的理念和技術合理的運用到當前的工作之中。除此之外，為了提升管理工作人員的工作積極性，還需要注重其福利待遇，需要和其他管理人員保持一致，不能夠簡單地認為檔案管理工作的重要性不如其他管理工作，就降低相應的福利待遇，這會大大挫傷其工作的積極性，并且對于一些表現優秀的工作人員，還可以給予一定的獎勵，從而改變管理人員的工作態度，促使其不斷努力工作。

三、結論

綜上所述，隨著社會經濟體系的進步，在現階段的經濟環境下，行政事業單位必須要以信息化背景為基礎，從而構建出一個科學的檔案管理模式，這樣不僅能夠幫助行政事業單位獲得更大經濟效益，還能夠推動社會的發展和創新。