高職院校檔案管理工作的現狀與改進對策

文/長春醫學高等專科學校 韓莉

隨著我國對教育體制改革的不斷深入，高職院校的教學管理逐漸得以加強，其中檔案管理是高職院校教學管理中的重要環節之一，其對維系學校的教學、科研以及學生的生活等方面具有十分重要的作用，高職院校的檔案管理涵蓋了文字、視頻、圖表等重要的信息和資料，同時也展現出檔案的應用價值，為學校的決策提供了重要的參考依據，但是就目前而言，高職院校的檔案管理中還存在一些問題，需要高職院校加以重視并尋找最佳的方案進行解決。

一、目前高職院校檔案管理工作的現狀

（一）缺乏完善的檔案管理制度。高職檔案管理涵蓋的范圍比較廣，涉及的領域也比較大，其中包括學生的檔案、教學檔案、教師檔案、學術以及科研檔案等，其主要反映了學校的教學水平，對學校的宣傳以及建設具有十分重要的關系，這就需要高職學校制定適合的管理方案以及管理制度等，保證檔案管理能夠高效化運行。但是就目前而言，很多高職院校對檔案管理有所忽視，將過多的精力放置在教學管理、學生的升學以及就業率等方面，很多高職學校缺少完善的檔案管理制度，使得檔案管理人員對崗位職責不明確，沒有認識到檔案管理對學校以及師生的重要性；同時檔案的查詢、搜集和整理等流程不規范，對檔案的歸類不準確，很容易使得檔案丟失，導致檔案管理的效率比較低。

（二）檔案管理的信息化程度不高。信息技術的發展為高職院校的檔案管理提供了技術支持，傳統的檔案管理方式已經不能與時代發展的特征相匹配，在新形勢下，檔案管理必須要朝著智能化以及科學化方向發展，將信息化技術應用在檔案管理中也轉變了線上與線下管理的局限性，為師生提供了更大的便利，使得檔案管理的效率更高。但是就目前而言，很多高職院校的檔案管理信息化程度還不高，對檔案管理的數據庫建設還不完善，有些高職院校沒有根據實際的需求以及檔案管理的特征為其構建具有針對性的檔案管理系統，這就導致檔案在上傳以及查詢的效率不高。此外，使用紙質檔案很容易遭到破壞或者丟失，不利于檔案的永久性與安全性。

（三）檔案管理人員的專業性有待提升。檔案管理工作需要具有專業素質的人員進行管理，目前由于高職學校對其重視程度不足，導致在檔案管理中對設備、技術、資金以及人員等方面的投入也不充分，很多高職學校缺少具有專業性的人員，大多數檔案管理的設備也比較陳舊，與信息化社會的發展不相符合。其次，很多檔案管理人員的觀念比較陳舊，管理的方式也停留在傳統階段，部分檔案管理人員的年齡偏長，學習新技術以及新理念的能力不強；部分檔案管理者比較年輕，雖然能夠快速接受并學習新技術，但是缺少一定的檔案管理經驗。此外，很多高職學校的檔案管理人員為兼職，并未設置相應的檔案管理獎懲制度，對檔案管理人員的教育和培訓也有所忽視，使得工作的積極性不高，嚴重影響了檔案管理的效率。

二、高職院校檔案管理工作的改進對策

（一）構建完善的檔案管理制度。制度是保障高職院校檔案管理正常運行的關鍵，首先,高職學校應該加強對檔案管理的重視，按照檔案的不同類型以及管理的要求等，設置不同的檔案管理部門，并嚴格按照國家對高職學校檔案管理的規定以及條例等執行，提升檔案管理的規范化以及科學化。其次，高職學校還應該對檔案管理的細節加以重視，從檔案材料的搜集、錄入、歸檔、維護、后期的查詢、使用、借閱等方面都應該設置詳細的流程，防止在檔案管理中出現混亂或者職責不明的情況。此外，學校還應該定期對檔案管理工作進行監督和審查，對檔案管理中不正確或者不規范的方式予以糾正，追究管理責任，進而提升檔案管理的效率。

（二）增強檔案管理的信息化程度。高職學校的檔案管理需要緊密結合時代發展的特征，引進智能化的檔案管理設備與系統，進而提升檔案管理的信息化率，讓檔案管理高效化與安全化運行。其中智能管理系統是高職檔案管理中的關鍵，其主要是通過RFID以及WSN等相關的技術來全面的獲取信息，然后對獲取的信息進行識別、入庫以及查詢等。首先需要使用校園網的優勢，布置傳感器節點，然后將采集到的數據傳送到數據庫中，經過服務器的處理，最終傳送到檔案管理系統中，以便管理人員的查詢與維護。其次，構建操作程序，其主要是借助RFID生成電子標簽，然后利用電子標簽進行分類以及編號，最終將其固定到某個架位中，在查詢或者閱讀時就可以使用RFID進行識別；同時其也能對檔案信息識別或者銷毀。此外，就是安全系統的建立，主要涵蓋了安全維護、防毀以及防盜等方面的內容，庫房設置了煙霧感應、紅外感應、濕度控制等設備，使用移動終端就可以對檔案進行全面的監控，如果出現監測數據異常，就會發出報警提示，從而極大地保證了檔案管理的安全性。

（三）構建檔案管理的服務體系。高職檔案管理主要是為學校的建設以及師生所提供便捷的服務，讓高職學校的檔案管理發揮最大的價值，因此在檔案管理中就需要構建完善的檔案管理服務體系。首先，檔案管理人員應該秉持“以人為本”的觀念，站在學校以及師生的角度思考問題，切實為師生解決問題，加強與師生的溝通與交流，及時明確在檔案查詢或者閱讀中的需求，進而提升服務質量，讓師生能夠獲得更高的體驗度。其次，高職學校還應該積極引進先進的物聯網設備，有效地將檔案管理與物聯網相結合，其不僅提升了檔案管理的智能化，同時還減少了檔案管理的難度，避免在檔案管理中出現遺漏或者丟失的情況。此外，高職學校還應該根據學校的辦學特色，搭建具有個性化的檔案管理體系，采集人事、教研、后勤、財務等方面的信息，使用大數據或者云計算等方式，對數據進行加工與整合，設置出專項檔案庫或者特色知識庫等，還應該加強與其他院校的合作交流，構建信息交流平臺，提升檔案的共享率，這樣高職學校檔案管理的質量才會進一步的提升與加強。

（四）強化對檔案管理人員的教育和培訓力度。在信息化檔案管理的過程中，需要高職學校構建具備專業素質以及職業能力的檔案管理人才隊伍，首先，高職學校應該加大在檔案管理過程中人才、資金以及設備等方面的投入力度，保證其能夠滿足信息化檔案管理的需求。其次，高職學校還應該引進具有創新能力以及專業素質的檔案管理人員，不僅要對應聘人員的檔案管理技能以及基礎能力進行考核，同時還要對應聘人員的綜合素質進行全面的考查，保障應聘人員能夠勝任信息化檔案管理工作。此外，高職學校還應該定期對檔案管理人員進行教育和培訓會議，組織開展座談會、研討會等活動，就目前在檔案管理過程中存在的問題提出針對性的解決方案。最后，為了提升檔案管理人員的工作積極性，高職學校還應該完善獎懲體系，對在檔案管理中具有突出貢獻的人員給予精神或者物質獎勵；同時要對檔案管理職責不明，管理不嚴等情況要給予懲罰，這樣高職學校的檔案管理效率就會顯著提升。

三、結束語

高職檔案管理在教學管理中具有十分重要的作用，高職院校要加以重視。首先，應該構建完善的管理制度，保證檔案管理能夠有序落實。其次，應該增強檔案管理的信息化程度，引進信息化與智能化管理技術；同時還需要構建檔案管理的服務體系，提升檔案信息的利用效率。此外，高職院校還應該加強對檔案管理人員的專業素質以及職業素質的教育和培訓力度，明確檔案管理的崗位職責。