新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理分析

文/吉林安圖縣中醫(yī)醫(yī)院檔案管理 馬艷

醫(yī)院日常運(yùn)營(yíng)中積累下的檔案資料中詳細(xì)記錄了有關(guān)于醫(yī)院的各項(xiàng)工作信息、發(fā)展歷程以及醫(yī)護(hù)工作者的先進(jìn)事跡，這部分資料將在醫(yī)院管理體制改革、黨建以及醫(yī)護(hù)人員思政教育等工作中發(fā)揮強(qiáng)有力的推動(dòng)作用。再者，匯總醫(yī)院檔案資料也可以重新審視過去工作中存在的問題，進(jìn)而避免在后續(xù)工作中出現(xiàn)同樣的錯(cuò)誤。因此需要提高對(duì)于檔案管理工作的重視程度，并不斷推進(jìn)實(shí)際管理流程的優(yōu)化改革，而解決問題則是革新其管理流程的首要前提，對(duì)此需擺正認(rèn)識(shí)。

一、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作需要遵循的原則

具體來說，新時(shí)期醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)落實(shí)好以下原則：動(dòng)態(tài)與靜態(tài)管理相互結(jié)合的原則。醫(yī)院檔案管理人員在開展工作時(shí)必須要遵循一定的原則，要以明確檔案管理目標(biāo)為前提，在制度的約束下開展檔案管理工作，進(jìn)而為各項(xiàng)工作的落實(shí)實(shí)施打好基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，還需要細(xì)化管理職責(zé)，即確保參與檔案管理的工作人員都可以明確自己所負(fù)責(zé)的工作的意義和往何種方向努力才能夠提高工作質(zhì)量。實(shí)際工作中，無論哪一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)偏差或疏漏，都需要第一時(shí)間追究直接負(fù)責(zé)人的責(zé)任并讓其拿出系統(tǒng)的問題解決方案。此外，我們需要在情況允許的范圍內(nèi)完善檔案管理人員的薪酬福利制度，保障其合法權(quán)益，進(jìn)而培養(yǎng)并激發(fā)其工作熱情。職責(zé)與權(quán)益兼顧原則的關(guān)鍵在于讓其在制度的約束下開展工作，并通過完善的人力資源管理及薪酬福利保障制度為其解決工作中的“后顧之憂”，激發(fā)其工作熱情。

二、現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理工作中暴露出的問題

（一）尚未認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案管理工作的重要性。醫(yī)院的本職工作是“救死扶傷”，而新醫(yī)改也主要關(guān)注的是醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)管理體制方面的改革，對(duì)檔案管理工作始終沒有給予足夠的關(guān)注及重視。所以尚未針對(duì)檔案管理工作制定完善的管理制度，也沒有明確相關(guān)人員的工作職責(zé)，最終便造成了檔案管理工作流于形式的局面。因?yàn)榉止茉侯I(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，所以下級(jí)員工自然產(chǎn)生了很多懈怠或“應(yīng)付了事”的心態(tài)，具體表現(xiàn)為相關(guān)檔案、文件資料在用完后沒有及時(shí)送往檔案室，這類問題在無形中便造成了很多原始資料的缺失。加之檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊，因此相關(guān)工作的實(shí)際質(zhì)量以及檔案資料的利用率根本無法保證。新醫(yī)改背景下，醫(yī)院檔案管理工作的重要性顯而易見。以病例檔案的管理為例，加強(qiáng)這部分檔案資源的優(yōu)化利用可以為疑難重癥患者的診斷與治療提供參考。醫(yī)學(xué)是充滿不確定性的學(xué)科，任何情況都會(huì)出現(xiàn)特殊性，因此借助于檔案資料的回顧分析必不可少。再比如基層醫(yī)護(hù)人員的先進(jìn)事跡檔案資料，醫(yī)院發(fā)展的各個(gè)階段都會(huì)出現(xiàn)很多具有代表性的優(yōu)秀人物，他們的精神就是醫(yī)院發(fā)展的靈魂，是面對(duì)未知環(huán)境勇于探索的核心驅(qū)動(dòng)力。醫(yī)院檔案是記錄這類先進(jìn)人物事跡的直接媒介，而對(duì)其進(jìn)行開發(fā)整合利用則是將這份精神傳承下去的關(guān)鍵，對(duì)此需擺正認(rèn)識(shí)。

（二）缺乏科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫龋ぷ鞣绞铰浜蟆＞C合實(shí)際調(diào)查結(jié)論分析，眼下國(guó)內(nèi)大部分醫(yī)院其實(shí)并沒有建立起完善的檔案管理制度，因此檔案資料的收集、整理以及開發(fā)利用等工作中便出現(xiàn)了很多問題。少部分醫(yī)院中雖說已經(jīng)建立起了嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理制度，但因?yàn)閸徫宦氊?zé)劃分尚不夠細(xì)致、規(guī)范，所以實(shí)際工作效率同樣無法保證。再者，當(dāng)前國(guó)內(nèi)很多二三級(jí)醫(yī)院中仍在沿用以手中管理為主的檔案管理模式，整體信息化程度較低，所以實(shí)際管理效率以及對(duì)于檔案資料的開發(fā)利用效果仍難有提高。

（三）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊。檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)、檔案管理意識(shí)薄弱的問題也在影響著各項(xiàng)工作的有序推進(jìn)，而且由于人為疏忽造成的資料丟失、損毀的問題也不在少數(shù)。現(xiàn)階段，國(guó)內(nèi)醫(yī)院中負(fù)責(zé)這部分工作的員工大都屬于“非科班出身”的業(yè)余人員，因?yàn)闆]有經(jīng)過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，所以缺乏應(yīng)對(duì)檔案管理工作的理論知識(shí)，更不知道該以什么樣的標(biāo)準(zhǔn)完成檔案資料的收集、整理、歸檔和開發(fā)利用。因此大都只能以“一邊學(xué)習(xí)、一邊摸索”的方式被動(dòng)地開展工作，所以工作效率根本無法保證。在薪資福利待遇無法大幅度調(diào)整的情況下，我們無法通過招聘的方式選擇專業(yè)的檔案管理人才負(fù)責(zé)這方面的工作，所以需要在人才培養(yǎng)環(huán)節(jié)的工作中下足功夫。要求在崗的檔案管理人員搭建起學(xué)習(xí)提高的平臺(tái)，并強(qiáng)化其內(nèi)部的溝通交流，從而為相關(guān)工作的落實(shí)創(chuàng)造出新格局。此外，針對(duì)某些工作人員因?yàn)闄n案管理意識(shí)薄弱造成的資料丟失、損毀的問題，還需要加強(qiáng)監(jiān)督并規(guī)范管理流程。

三、新醫(yī)改背景下優(yōu)化醫(yī)院檔案管理工作的具體策略

（一）提高對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的重視度，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。新醫(yī)改背景下，想要做好醫(yī)院檔案管理工作首先應(yīng)提高對(duì)這部分工作的關(guān)注及重視程度。這方面院領(lǐng)導(dǎo)需要發(fā)揮好帶頭作用，應(yīng)當(dāng)以正確認(rèn)識(shí)其重要作用為前提給予相關(guān)工作人員必要的支持，進(jìn)而幫助其掃清工作中遇到的障礙。在條件允許的情況下，應(yīng)當(dāng)將與檔案管理工作有關(guān)的資金及硬件設(shè)施投入落實(shí)到位，并通過相關(guān)主題的培訓(xùn)活動(dòng)改變?cè)簝?nèi)各科室工作人員對(duì)這部分工作的認(rèn)識(shí)，之后還應(yīng)當(dāng)教給檔案管理人員正確的工作技巧。醫(yī)院檔案管理工作需要全員參與，所以相關(guān)主題的培訓(xùn)教育活動(dòng)是必不可少的，這將進(jìn)一步提升其利用率。如果各科室醫(yī)護(hù)人員能夠在用完檔案之后按照頁碼順序進(jìn)行整理，并通過檢查確保每份資料都可以滿足完整，就能夠給檔案管理人員減少很多工作上的阻礙。這時(shí)檔案管理人員只要利用計(jì)算機(jī)軟件并在現(xiàn)代化的管理理念的引導(dǎo)下完成對(duì)檔案資料的整合開發(fā)利用即可，因此提高了工作效率。

（二）完善管理制度，創(chuàng)新工作模式。實(shí)際工作中，在提高重視度的基礎(chǔ)上，還應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步完善檔案管理制度，并推進(jìn)工作模式的優(yōu)化創(chuàng)新。具體來說，要著重完善檔案管理中各項(xiàng)細(xì)節(jié)工作的實(shí)施細(xì)則，并通過相應(yīng)的監(jiān)督管理約束措施使其可以得到切實(shí)有效的落實(shí)。其次要根據(jù)實(shí)際工作內(nèi)容針對(duì)檔案管理人員建立起完善的績(jī)效考評(píng)和激勵(lì)制度，以調(diào)動(dòng)負(fù)責(zé)人員的工作積極性，提高其工作效率。如果條件允許，還需要以院領(lǐng)導(dǎo)為中心，成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，目的在于及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的問題并給予解決，這也是順應(yīng)新醫(yī)改背景下醫(yī)院發(fā)展趨勢(shì)的重要體現(xiàn)。

（三）做好人才培養(yǎng)，提高相關(guān)工作人員的專業(yè)素質(zhì)。新時(shí)期，我們需要通過人才培養(yǎng)工作的優(yōu)化改革提高相關(guān)工作人員的專業(yè)素質(zhì)，進(jìn)而為醫(yī)院打造一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。具體來說，需要將檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)提升納入整體醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，為其提供必要的學(xué)習(xí)資源、渠道，加強(qiáng)同崗位工作人員間的溝通交流。這方面的培訓(xùn)培養(yǎng)重點(diǎn)應(yīng)放在計(jì)算機(jī)操作能力、信息獲取整合能力以及檔案管理工作涉及的理論知識(shí)等內(nèi)容之上。可以嘗試與本地高校簽訂有關(guān)于檔案管理專業(yè)畢業(yè)生的人才輸送協(xié)議，這一系列的措施既可以為他們提供實(shí)踐鍛煉的平臺(tái)，又能夠?yàn)獒t(yī)院檔案管理隊(duì)伍注入新鮮血液，更可以促進(jìn)整個(gè)行業(yè)的發(fā)展進(jìn)步。此外，還需要加強(qiáng)職業(yè)道德培訓(xùn)，引導(dǎo)其正確認(rèn)識(shí)這部分工作的重要性，讓其在完成日常工作的基礎(chǔ)上不斷提高創(chuàng)新和服務(wù)意識(shí)。實(shí)際工作中，要肯定他們?yōu)獒t(yī)院正常運(yùn)營(yíng)及改革作出的貢獻(xiàn)，激發(fā)并提升其工作熱情。

四、總結(jié)

新醫(yī)改背景下，醫(yī)院檔案管理工作也面臨著一系列新挑戰(zhàn)，院領(lǐng)導(dǎo)及各部門負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理的重視度也有了前所未有的提升。本文對(duì)此類問題進(jìn)行了分析探究，希望對(duì)進(jìn)一步推進(jìn)相關(guān)工作的優(yōu)化落實(shí)有所啟示。