大數據背景下高校檔案精益化管理研究

文/山西晉中學院 白惠林

作為記錄我國高校整體發展過程的重要數據和文獻資料的檔案，它對我國各大高校的發展都具有深遠的影響。伴隨著我國經濟的迅猛發展，近幾年國家開始著力于發展我國的教育事業，尤其在我國各大高校的發展上，國家更是投入了很多資源進行大力支持，所以國內很多高校都進入到了擴展規模的上升階段，無論是學校硬件設施的擴建，還是師資力量的擴充，這些都使我國各大高校的檔案數量在短時間內急劇暴增，這樣就給我國高校負責檔案管理的老師帶來了很大的挑戰，可以說在本來就比較復雜的檔案管理上又加大了很多難度。因此在現如今發達的網絡化新時代，我們國家各大高校中負責檔案管理的老師，也必須要結合大數據和網絡信息化技術，對高校檔案進行精益化管理，讓各大高校的檔案管理工作可以更加順利和高效的開展。

一、我國高校檔案管理的現狀和存在的問題

（一）檔案管理模式過于陳舊且單一，工作人員對其不夠重視。雖然國家已經致力于發展教育，并且對我國各大高校的資源投入和支持也比較多，但是在我國高校的整個發展中依然存在著各種各樣的問題亟待改善和提高。而高校的檔案管理在高校整個發展中都處于非常重要的環節，所以高校的檔案管理也存在一些問題需要改善。首先我國高校檔案管理的工作人員本身對所負責的工作內容沒有一個準確的認識，導致他們認為檔案管理并不是一項非常重要和嚴謹對待的工作，因此也就造成了他們對檔案管理工作的忽視，因為內心的不夠重視，導致他們的工作效率就會比較低。并且主觀能動性的降低直接影響了檔案管理工作的有效進程。其次，在檔案管理工作模式方面，因為沒有及時隨著大數據時代的新要求進行檔案管理模式的創新和改變，依舊沿襲了過去陳舊的管理方式，這也造成了檔案管理工作進程緩慢。

（二）負責檔案管理的工作人員專業度不高。在如今的大數據網絡信息化時代，各大高校的檔案管理工作對負責管理的工作人員有了較過去更加嚴格的要求，尤其在檔案管理的專業程度和信息技術方面都有了更高的要求。但是目前當下的情況是，在我國高校中負責檔案管理的工作人員一般都是各大高校其他專業的老師，并且這些老師的年齡層普遍都是比較大的，所以這樣就導致檔案管理的工作人員的綜合能力和管理專業水平參差不齊。還有國內的一些高校中也會向社會各界外聘一些負責檔案管理的兼職工作人員來進行人員不足上的暫時補充，但是在實際管理工作中，由于這些外聘的工作人員自身能力和專業素養的不同，也未有對他們進行專業的培訓，從而導致這些外聘工作人員在工作中并不能高效地完成工作任務，甚至于部分兼職的檔案管理工作人員經常會出現工作失誤，還有一部分工作人員因為這是兼職工作所以對工作內容并沒有責任心，工作時的態度也很不專業。

（三）檔案管理制度不夠完善。目前在我國各大高校的檔案管理工作中，雖然制定了相關的管理制度，但是整體制度不夠完善，例如在具體的檔案收集、檔案分類以及整理的過程中，還是會由于管理制度不夠健全和完善而造成一些檔案的丟失、損毀等問題。再加上負責檔案管理的工作人員構成比較復雜，管理上的一些漏洞，都會造成由于工作人員的疏忽，導致檔案在借出和轉調的過程中的損壞和遺失，因此從長遠的發展角度來看，反復出現這些失誤都會給檔案管理工作帶來很大困難和麻煩，所以要對檔案管理制度進行調整和完善。

二、精益化管理模式內涵

精益化管理，從字面含義上來看可以理解為：利用最少的時間和人力去做最高效的管理。精益化管理不是最近才被提出來的，相反這種管理思維和管理方式是從工業革命開始就已經逐漸形成，經過經濟全球一體化的發展之后，被推廣到各國，并開始使用。精益化管理從最開始為了提高工人們的工作效率一直擴展到各行各業之中，并且被廣泛地使用和推廣。也有人說，精益化管理與其說這是一種管理思維和管理方式，不如說精益化管理是一門哲學藝術。在網絡信息化非常發達的今天，已經有越來越多的人重視工作的高效性和時間管理，所以在新時期的管理中，更加注重管理的有效性和高效性。

三、高校檔案精益化管理的原則

（一）各司其職，明確責任。高校中的檔案管理核心是以人為核心進行檔案的管理。所以重要因素是進行檔案管理的工作人員，所以進行檔案精益化管理時首先就要讓負責檔案管理的工作人員明確自己在工作中的職能，明晰自己的工作內容和責任，這樣他們才能在整個檔案管理工作中發揮出他們最大的工作能力，提高高校檔案管理的有效性。

（二）適時調整和更新管理原則。如今，已經進入到知識時代，傳統的檔案管理制度、工作流程以及工作方法等已經不適合時代發展的要求，且檔案人員也需要及時革新自己的服務觀念與知識結構等。因此，在具體實踐中，就需要結合存在的問題，不斷改進和完善。

四、高校檔案精益化管理的策略

（一）重視文化建設，綜合提升檔案管理人員的專業素養。在高校實施精益化檔案管理，其核心就是以人為本地進行檔案管理，不再是過去那種只重視檔案而忽視管理檔案的工作人員的情況。首先，為了能夠讓檔案精益化管理順利實施，就要在高校中定期開展關于檔案管理的文化活動，讓所有負責檔案管理的工作人員都能體會到在檔案管理中他們每個人的重要性。其次，通過這種文化活動的開展，可以讓整個檔案管理工作人員相互之間變得更加和諧融洽，可以促進檔案管理各級部門工作人員之間的溝通和交流，讓工作變得更加順暢和高效。最后，要定期進行檔案管理的專業化培訓，讓所有的檔案管理工作人員都進行學習，這樣不僅可以增強管理中的科學性，也可以提高所有工作人員的專業程度和綜合素養。

（二）合理運用檔案管理的經費。在檔案的精益化管理中，有很重要的一點就是對檔案管理經費的合理分配和運用，要盡可能最大化地保證所有資源和經費都被高效利用，要避免資源和資金的浪費。比如在對高校檔案進行整理、分類、歸納時就要對一些已經沒有保存價值檔案和使用價值的文獻檔案進行處理，避免一些資源和空間的浪費。

（三）利用信息化技術建立數字化檔案。隨著我國信息技術和網絡技術的不斷發展，高校的檔案管理走向數字化檔案管理是發展的必然趨勢。通過利用信息技術和發達的網絡技術，可以讓所有需要使用和查閱檔案的老師都可以通過登錄自己的賬號，在學校的系統中找到自己的檔案進行查閱和使用，完美地解決了時間和空間局限性的問題。通過這樣的方式不僅提高了查閱和使用檔案的工作效率，對于高校檔案管理的工作人員來說也是非常高效的工作方式，數字化可以讓所有的檔案信息變得更容易清點，尤其對于一些檔案的借出和查閱的記錄會變得更加便捷，再有就是通過建設數字化檔案可以避免一些檔案由于外借時出現的一些失誤而導致檔案丟失或者損毀的問題。

五、結束語

在高校實行精益化檔案管理，可以有效提升整個檔案管理的工作效率，并且可以保證所有檔案都被良好地儲存和保證檔案信息的安全性。在大數據的推動下，可以使整個管理系統變得更加科學和高效。高校中的檔案管理不是一個階段性的工作而是一個可持續不斷發展的工作，因為高校的老師和學生都會不斷地更替，所以檔案的管理也是隨之要不斷更新和變化的，通過精益化檔案管理可以有效提高整個檔案管理的水平。