新時代人事檔案數字化及其規則、管理、關鍵問題與對策

文/西安科技大學檔案館 郭懷珍

在數字經濟時代，順應信息化發展潮流、建設智慧社會過程中，伴隨著人事制度的改革，數字化建設對人事檔案管理、利用和服務具有重要意義。利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描和照相錄像等數字化技術、計算機應用技術、移動通信技術、互聯網技術、人工智能、大數據等信息技術的最新成果，根據檔案管理理論與技術以及信息化時代檔案管理的新情況、新原則和新理論，確立信息化網絡社會中檔案管理、利用與服務的基本流程、框架和基本方法等，在紙質文件、聲像文件等傳統介質的實體文件和已歸檔保存的電子檔案文件等虛擬檔案基礎上，構建、組織、開發具有有序結構的系統化檔案信息庫，最終建立人事檔案管理信息系統（或平臺），最大限度地實現紙質檔案和電子檔案信息的數字化管理，進而實現人事檔案的高效管理、利用與服務。這便是人事檔案管理的數字化建設。其實質是檔案管理、利用與服務從以檔案實體為中心的管理模式到以檔案數字化信息為中心的管理模式的轉變。

一、人事檔案的數字化

人事檔案的數字化主要是指紙質、膠片、音頻等人事檔案的數字化。它與人事檔案信息化建設其他三個基本內容：建立人事檔案數據庫、建立人事檔案數據化目錄以及數字化檔案的數據化密切相關，是它們的基礎。

紙質、膠片、視音頻等人事檔案數字化是將傳統人事檔案載體的各種館藏檔案資源轉化為可以利用計算機等讀寫設備進行讀寫的、用0和1表示的二進制代碼，并將數字化的信息以計算機等讀寫設備中通用的格式存儲于通用存儲介質中。數字化后的人事檔案數字信息可以在網絡上以數字的形式傳輸。人事檔案數字化的主要內容包括檔案檢索工具（檔案目錄）的數據化和檔案全文內容的數字化。為了進行后續地建立數據庫、數據化等操作，對數字化后的圖像等多媒體數據需要進行必要的處理。以圖像為例，需要對圖像進行剪切邊框、糾偏、增強（高清轉換）、變換、優化等處理，然后將處理后的圖像，按卷存入預先準備好的存儲介質，例如按檔案的卷存入光盤或者磁盤中，妥善保存。對于重要圖像，例如個人照片、公章等，需要摳取圖像，分割出重要照片等。如果需要，還要將每卷的數字化文檔打包存儲。有時，也可使用已有的“干部檔案數字化軟件”，例如超星爾雅、智慧樹、百度云端等，完成干部職工實體檔案的數字化和部分數據化。1.建立數字化的人事檔案數據庫。人事檔案數字化的終極目標是將人事檔案的各種信息，在計算機中表示為結構化和半結構化的形式，按照所確定的標準，建立數字化人事檔案數據庫，進行統一存儲和管理，最后構建數字化人事檔案的管理信息系統，按照技術性方法，實現新時代基于互聯網的信息化、網絡化層次的管理、服務與共享。2.建立人事檔案數據化目錄。按照人事檔案管理規范，還需要建立數據化的級次得當的、完整的人事檔案目錄，以便于檢索與查詢。

二、人事檔案數字化建設的規則和管理機制

（一）人事檔案數字化建設的基本規則。從1996年國家檔案局成立了電子文件歸檔研究領導小組起，到2017年7月1號，國家標準委第15號公告頒布批準發布《干部人事檔案數字化技術規范》國家標準等為止，從電子文件到數字檔案，再到數字檔案的管理信息系統，國家在檔案法的原則上，基于相應的實踐，制定了一系列的國家標準、行業標準、行政法規、規范性文件等，為人事檔案信息化建設建立了一整套基本規則和標準。2011年6月，按照中共中央提出的組織工作信息化要求，中組部具體安排部署并實施了全國組織系統干部人事檔案數字化工作。2018年11月28日，中央辦公廳印發并施行的《干部人事檔案工作條例》，具體規定了干部人事檔案工作應當遵循下列原則：黨管干部、黨管人才；依規依法、全面從嚴；分級負責、集中管理；真實準確、完整規范；方便利用、安全保密。根據已有的國家標準、行業標準、行政法規、規范性文件等，結合人事檔案信息化建設的實踐，在人事檔案數字化建設中應遵循的基本規則是：真實性、完整性、可用性、安全性原則，并確保數字化檔案與紙質檔案一致。

（二）人事檔案數字化建設的管理機制。2011年中組部確定并實施的中管干部人事檔案數字化建設項目，成為以后各部門、各地人事檔案數字化建設的典范。實踐證明，人事檔案數字化之前應制定切實可行而嚴謹的數字化方案，論證并確定合理的數字化業務流程，明確職責，堵住漏洞，制定數字化過程的監督和控制措施，明確數字化過程的管理機制，進行嚴格的控制與監督。在制定數字化過程的管理機制后，還要建立檔案數字化的質量保障機制，進行過程質量控制、安全性執行保障以及可用性保障等工作。

三、新時代人事檔案數字化建設的問題與對策

在人事檔案信息化建設中，人事檔案數字化的主要目的是在信息化時代供人類借助于計算機、互聯網等現代閱讀設備、終端和基礎設備進行閱讀和使用。在新時代，配合人事制度的改革與變化，利用最新的信息技術與工具，結合以前的具體數字化實踐，進行人事檔案數字化建設中，需要采用相應的策略，解決以下六個方面的問題：

（一）人事檔案數字化建設的過程管理與質量控制。由于需要遵守國家法律法規、國家標準、行業標準與規范等，涉及保密與安全性，對于人事檔案的數字化建設這項綜合性的系統工程，要使其符合要求，達到目標，應當科學分析影響數字化以及管理信息系統開發進度和使用質量的因素，運用已有的項目管理中進度管理、質量監控、過程控制的方法與技術，對人事檔案數字化過程的組織、進度、質量保障措施進行管理。

（二）人事檔案數字化建設的基礎設施建設。根據實際情況，有步驟、有計劃地對人事檔案的環境、設施和設備進行改造與建設，添置必要的技術裝備，更新人事檔案管理信息系統的設備，尤其是存儲設備，并做好備份和安全保存工作。

（三）數字化之前，干部人事檔案的規范化和完整化整理。按照《干部人事檔案數字化技術規范》國家標準（GBT33870-2017）和數字化流程，先將所有準備數字化的人事檔案進行規范化整理，發現不完整、不合格的檔案，先補齊材料，做合格化校對和標準化處理，然后在進行數字化。

（四）檔案管理和研究人員的培訓與提高。適應人事檔案數字化建設的需要，通過培訓、進修等方式，不斷提高專業能力與業務水平，尤其是培養他們進行人事檔案數據化和建立基于內容的人事檔案數據庫的能力，并進一步能夠進行人事檔案內容的統計分析、知識提取等，真正實現基于人事檔案全文數據庫的管理、利用和服務。

（五）做好人事檔案數字化建設的保密管理。無論數字化或者數據化過程是否外包，都要按照事先制定的數字化建設業務流程，逐步、逐層設置保密標準和設計保密措施，簽訂保密協議，并明確職責，加強監督和控制。如果建立了人事檔案管理信息系統，數字檔案的密級與對應紙質檔案的相應密級完全相同，所開發的管理信息系統以及承載網絡的密級應該不低于相應紙質檔案的密級。按照國標GB-T33870-2017，人事檔案管理信息系統不得設置匿名賬戶，應該開發登錄控制模塊進行身份鑒別，做好登錄記錄，能進行所有用戶的安全審計；還應該具有訪問控制模塊，進行涉密信息和重要信息的訪問控制。

（六）做好人事檔案數字化建設的安全防護。在進行數字化建設過程中，對人事檔案數字化和數據化加工場所、加工設備都要按照《干部人事檔案數字化技術規范》國家標準（GBT33870-2017）設置，保證數字化的環境安全和設備安全，環境、設備和信息資源的安全保障體系。

四、結語

干部人事檔案的數字化是新時代干部人事檔案管理的關鍵環節。做好這項工作，可以提高人事檔案的管理水平、效率，轉變人事檔案管理與服務模式，增強檔案業務部門的管理與服務水平。