信息時代電子檔案管理研究

文/渭南市中心血站 錢華

我國事業單位、行政機關單位等在運行中離不開檔案管理工作。因此在信息化時代，各單位應加強重視電子檔案管理的重要性，在檔案管理工作中充分利用先進的科學技術，創新管理模式和管理理念，并做到與時俱進，從而提高檔案管理效率，促進企事業單位以及行政機關蓬勃發展。

一、信息時代推行電子檔案管理措施的必要性

從當前的現狀來看，隨著我國科學技術的進步，信息化已經逐漸影響到各行各業，網絡技術也在大范圍普及進而應用，各單位的檔案管理工作也需充分順應時代的發展，將信息化管理模式提上日程，從而有效提升電子檔案管理工作的效率。在此前提下，傳統中的檔案管理方法已經不能順應時代的發展，需要不斷創新管理模式和管理理念，加強調整和完善傳統管理理念中存在的各種問題，這也是當前各個單位應關注和重視的問題。

二、傳統檔案管理中存在的問題

（一）沒有高度重視檔案管理工作。我國為了能夠有效提高企事業單位和行政機關的檔案管理效率，出臺了一系列法律法規進行規范和約束，例如：《檔案法》《檔案管理辦法》等等，然而，當前部分單位對于國家出臺的各種檔案管理大律法規沒有充分的了解和掌握，在實際檔案管理工作中也過于表面化，沒有充分意識到檔案管理工作的重要性，并缺乏有效的系統管理方案。另外，對于檔案管理工作，各個單位沒有投入相應的人力、物力、財力，并且在管理模式上還沿用傳統中的管理方法，加上管理人員缺乏管理意識，導致檔案失去了主要的服務功能，不能發揮其作用和價值。

（二）檔案管理工作人員綜合素質較為薄弱，工作分工不明確。由于企事業單位和行政機關沒有充分意識到檔案管理工作的重要性，在實際管理工作中，相關管理人員大多身兼數職，而且缺乏管理經驗和專業知識。另外，相關管理人員對檔案管理工作沒有足夠的認識和掌握，缺乏專業素養和管理能力，為了能夠順應信息時代發展趨勢，管理人員在實際工作中不僅要具備專業的管理知識，還要做到與時俱進，但是當前各單位沒有充分做到這一點，加上企事業單位和行政機關的檔案管理人員調動頻繁，工作劃分不明確，導致在實際工作中，工作人員的崗位重復，阻礙了檔案管理工作的有序展開。

（三）沒有做到與時俱進，管理設備落后、缺乏信息化管理水平。隨著信息化時代的深入，為各單位的檔案管理工作提出了全新的要求，需要檔案管理建立健全的局域網和數據庫，想要實現這一目標，需要通過先進的計算機硬件設備支持，然而當前部分單位對于檔案管理工作沒有充分意識到其重要性，相關設備也較為落后，信息化管理水平不高，同時，缺乏管理檔案的實體和信息安全意識，導致檔案管理工作效率低下。

（四）信息化檔案管理基礎較為薄弱。充分利用先進的科學技術以及設備是做好信息化電子檔案管理的基本條件，在當前，大部分檔案管理工作已經逐漸淘汰傳統的管理方法，并利用先進的網絡技術和計算機技術進行信息化管理，并且相應的配備了計算機等硬件設備，但是，信息化電子檔案管理涉及范圍較為廣泛，在管理工作中有著較為復雜的流程和系統，簡單的計算機設備不能充分滿足電子檔案管理的需求。另外，只有硬件設施還不能做好電子檔案管理工作，還需配備相應的軟件設施，由于各單位領導沒有充分意識這一點，缺少相關的人力、物力、財力等投入，導致電子檔案管理工作過于形式化，在實際管理工作中沒有起到實質性的作用。

三、電子檔案管理的相關策略

隨著我國科學技術的不斷發展，傳統的檔案管理模式已經不能充分滿足信息化時代的發展需求，利用先進的科學技術進行電子檔案管理成為各單位需要高度重視的問題，并加大力度投入人力、物力、財力等，從而使電子檔案管理工作能夠順利展開。

（一）提升電子檔案管理領域的人才技術水準。電子檔案管理離不開專業隊伍的支撐，在信息化時代，各單位應結合自身發展的實際情況大力培養檔案管理相關人才，對人才進行選擇時需要其具有專業的管理知識、豐富的管理經驗以及超高的責任心，例如：政府機關在培養專業的檔案管理人才時，應當針對性地對其進行信息技術的培訓和機關事務管理相關工作的培訓。同時，各單位領導需要為電子檔案管理創造有利環境，并大力培養專業人才，并對其進行明確的分工，管理人員在實際工作過程中能夠清楚意識到自身的責任和義務，有利于合理的對其進行調度，需要充分做到專人專崗，各單位領導人員也需以身作則，從而使電子檔案管理能夠有序展開。

（二）各單位應加大資金投入力度。為了能夠順應信息化時代的發展，各單位在電子檔案管理工作中需要充分利用先進的科學技術，并引進先進設備，從而有利于電子檔案管理工作能夠順利展開，在電子檔案實際管理工作中，不僅需要硬件的支撐，還需加大力度大力注入資金投入。例如：在實際工作過程中需要結合各單位實際情況建立信息化管理系統，并配置相關的計算機、掃面議、打印機等等。另外，還需充分考慮數字設備的更新換代，并適當地進行資金投入。

（三）健全網絡化的電子檔案管理設施。各單位想要順應時代的發展，需要充分考慮自身的發展情況，大力展開信息化電子檔案網絡建設。為了有利于日常中的事務處理工作，需要建立完整的局域網，使各部門在工作過程中能夠通過遠程監控對檔案信息進行查閱，由此可見，信息化電子檔案管理能夠實現檔案共享的目標。例如針對電子檔案在進行相應的信息備份時，通常需要將傳統檔案中的紙質、圖片、表格等形式的資源進行信息化管理，對其建立有效的信息管理數據庫，同時將紙質檔案儲存在檔案室，在實際工作過程中可以將檔案室作為中心，并在各單位的所有部門設立相應的終端設備。

（四）確保檔案信息安全。隨著信息化時代的深入，網絡技術也逐漸呈現開放式格局，因此，為了保證各單位電子檔案具有安全性和穩定性，就要針對這一問題進行科學的防范，通過建立安全防范系統并做好局域管理數據庫，對電子檔案進行科學的安全管理，在工作過程中，管理人員需要正確操作，并將具有保密性的重要檔案設置權限。例如針對電子社保檔案在進行管理時，檔案管理單位可以統一運用Code128的條形編碼技術，進而對于個人補繳、社保基數審核以及終止繳費等相關事項予以全面審核，避免遺漏關鍵的社保檔案信息。在實際管理工作中出來相關管理人員，其他人無權登錄和查閱，同時還需定期對電子檔案管理系統進行維護和升級，使電子檔案管理工作能夠順應信息化時代的發展。

四、結語

綜上所述，隨著信息化時代的深入，各單位的檔案管理工作也需打破傳統的管理模式，進行不斷的創新和調整，充分利用先進的科學技術進行信息化管理，并做到與時俱進，通過電子檔案管理充分發揮檔案在單位中的作用和價值，從而使檔案管理的方法能夠適應信息化發展趨勢。