商務體系建設和商務運作能力現狀與策略

石軍營，李 艷

(中交二航局第一工程有限公司,湖北 武漢 430080)

1 引言

合理利潤最大化是施工企業追求的目標，為實現這個目標，施工企業需要具備一個完善而可行的商務管理體系。商務管理體系是為實現合同管理目標，把若干個與商務管理有關的系統(如合同管理系統、成本管理系統和分包管理系統等)通過一定的方式和方法，將其整合在一個架構下運行的一個管理體系。

2 提高分包招議標質量

2.1 分包招議標現狀

2.1.1 項目部層面

項目部領導濫用職權、人為干預，私自找與其有關聯的分包單位；項目部未按公司要求采用邀請招議標方式，直接找分包單位進行定向議標；“明招暗定”進行圍標，讓與其有關聯的分包單位結盟投標；對分包單位的施工能力、資金狀況、施工設備和信用狀況等未進行實際的考察；對投標單位資質審查不嚴，要求無資質分包單位參與投標，使用資質不合規的分包單位參與施工；暗中偏袒與其相關的分包單位，排斥其他分包單位。

2.1.2 公司層面

分包招議標管理制度尚不健全；分包招議標過程流于形式；分包招議標監督管理不到位；分包招議標商務策劃不到位；分包單位的資信審查不嚴。

2.2 提高分包招議標質量的策略

2.2.1 健全招議標組織機構

公司成立分包招議標工作管理機構，其核心是成立招議標領導小組、工作小組和專家評審組。前者是分包招議標工作的責任單位，負責擬分包項目申請、招議標文本制定和發放、開標等過程；后者通過專業評審，確保評標過程符合“公開、公平、公正”的原則，以及評標結果真實可信。

2.2.2 完善商務策劃制度

項目分包招議標之前，要結合工程項目實際情況，對擬分包內容進行商務策劃。此外，還要對擬分包工程進行詳細分析，明確擬分包項目的工作內容、工作界面和雙方權責，編制招議標文本及辦法。

2.2.3 分散招議標權責

對招議標工作的具體實施與管理必須落實到具體的責任部門，如分包單位的篩選、分包單位的選擇、分包單位的監督與管理等，不能集中在一個部門。

2.2.4 明確招議標形式

一般招標應采用邀請招標的形式，采取最低投標價法進行評標，不允許二次報價。

2.2.5 規范招議標流程

規范招議標流程的核心是統一規范招議標文本，包括招標流程文本，如招議標邀請書、標書和評標細則，同時包括投標人應提供的報價清單、材料及設備清單等。

2.2.6 嚴格招議標標準

無論是專業分包還是勞務分包，選用分包單位必須符合相關法律法規。在分包單位管理上，嚴格審查分包單位準入制度，嚴把分包單位資質審查，盡量杜絕掛靠現象，公司應定期公布有合作經歷的合格承包商名單，并建立不合格分包商名錄。

2.2.7 合理確定招議標控制價

對分包單價的確定是建立在詳盡的現場勘察和真實的成本測算基礎上的，并參考公司內部分包指導價，而不應受到建設合同中標價格高低的限制，尤其不能把建設合同中標價格簡單降價成為分包底價。

2.2.8 分包招議標監督

為提高分包招議標質量，監督部完成招議標監督制度，對分包招議標過程進行監督。

3 加強項目成本的有效管控

3.1 成本管理現狀

3.1.1 項目部層面

項目部往往是報盈不報虧，項目部的盈虧很大程度上依賴于項目經理的個人素質；一般情況下，各項目部認為項目成本管理是項目經理和合同部門的工作，而項目部的其他員工，由于成本與自己的切身利益并無太大關聯，對項目成本漠不關心或想關心也無能為力，于是成本全員控制就成為一句空話，項目部的利潤目標會大打折扣，有的甚至出現嚴重虧損；有的項目雖有成本管控意識，但只注重節約，忽視工程變更索賠的管理；對于項目成本發生偏差，有的項目并未進行深入剖析，未制定相關降本增效措施，更無從談及扭虧減虧；有的項目即便制定了措施也是泛泛而談，無實際可操作性。

3.1.2 公司層面

合同管理部僅收集項目的變更索賠數據，即便每月沒有一個項目上報也不關注，導致變更索賠工作無人監管，變更索賠收效甚微；合同管理部每個季度僅關注項目成本動態和成本變化原因，對于項目的成本糾偏措施未實時跟蹤，未指導項目進行降本增效；海外項目成本測算經驗匱乏，對海外市場一無所知，無法保證成本測算的準確度。

3.2 加強項目成本有效管控的策略

3.2.1 項目部層面

項目經理作為項目施工領導者，同時也是項目目標全面實現以及目標成本控制的第一責任人，處在相當關鍵的地位。在合同管理方面，項目經理投入的精力多少及重視程度對項目的盈虧起著決定性的作用，同時也是提高項目部商務運作的核心;成本管理要做到全員參與，將目標成本分解，確定各項費用的責任人，每季度進行成本核算，對非客觀原因造成成本超支的對應責任人員應承擔相應的處罰，以此來激發有效的成本管理行為，并使之成為持久、自覺的行動；及時分析成本發生偏差的原因，制定相應的切實可行的減虧扭虧措施并有效落實;在商務策劃的基礎上做好變更索賠策劃，按計劃有目的的開展變更索賠工作，重視索賠支撐資料的收集和整理，重視技術與經濟的結合，發揮技術為經濟服務的作用，保證每一個有利的變更都得到有效的落實。

3.2.2 公司層面

建立公司成本管理專家團隊，共同商討確定責任成本，同時進行盈虧點的識別和評估，制定有效的預防措施;合同管理部下發規范收集合同管理資料的建議清單，并指導、督促項目部收集、整理、上報變更索賠資料，對已上報的變更索賠應每月進行進度跟蹤，確保每項變更索賠落地;項目預計是否完成公司下達的經濟責任指標應納入年度考核，合同管理部對在建項目預計完成指標情況進行核實，為年度考核提供依據;對于成本偏差較大的項目組織成本專家團隊進行專項成本核算，幫助項目部找出原因，制定糾偏措施，監督措施的實施，并總結措施產生的效益以指導后續其他項目的工作;可抽調具有豐富經驗的合同管理人員組建公司層面的商務專家庫，由公司統一領導，通過幾個代表性的項目經營成果和數據來建立本公司的成本庫;收集、整理近兩年施工的海外項目成本數據，逐步分國別建立海外項目成本庫，保證海外項目成本測算的準確率。

4 再構建商務人員組織結構

商務管理核心的人才的管理，如何提高合同管理人員的綜合素質，至關重要。為此，提出如下管理建議。

4.1 商務片區化管理

商務片區化管理，即按照公司承建的項目區域劃分，合同管理部全體成員各自分管一個區域，全程參與該區域項目的商務管理。

4.2 商務片區管理負責人制度

商務片區化管理實施趨于成熟后，合同管理部逐步推行項目商務片區化管理負責人制度，即在片區內，選擇一個商務經理或合同部長作為該片區的負責人，統管片區內項目合同管理工作，總部商務人員協助管理。

4.3 技術人員轉崗

將所有在崗技術崗位員工轉崗至合同管理崗。對于轉崗到合同管理崗位的人員，要求其必須有一年以上的施工和技術管理經驗，以便更快適應合同管理崗位工作。

4.4 增加大學生招聘名額

公司高度重視商務人才的選拔、培養和培訓工作，提升合同管理人員素質和質量。要求合同管理人員一專多能，剛畢業的大學生從事合同管理之前，必須到技術部門鍛煉半年，學習一定的施工技術和經驗，再從事合同管理工作。

5 結語

商務管理體系的建立和優化，有助于提升公司的商務管理水平，使公司商務管理更加規范化、標準化和精細化，有助于公司實現商務管理目標，提升公司的綜合實力和競爭能力，同時也提高了公司商務運作的能力。