高校財務會計檔案信息化建設及應用分析

宋爭平

（甘肅機電職業技術學院，甘肅 天水 741001）

隨著社會經濟的快速發展和進步，計算機網絡技術在全國各個領域中得到廣泛應用和普及，不僅促使各大企業單位的財務會計檔案管理工作更加方便、快捷，同時使得財務會計工作逐漸朝著信息化且高端化方向發展。而在計算機技術和網絡及快速發展推動下，高校財務會計檔案管理工作也發生了翻天覆地的變化，財務檔案管理模式也由傳統的紙質管理轉變為現代信息化管理，不僅為財務工作人員帶來了便利條件，同時極大程度地提高了整體工作效率，較好地推進了財務檔案管理信息化建設的發展進程。

一、高校財務會計檔案信息化建設現狀分析

（一）缺乏信息化管理的認識

目前，高校財務人員普遍缺乏對檔案信息化管理的認識，部分相關工作者依然受傳統管理觀念的影響，處于較為滯后的管理觀念中，如依賴紙質管理與核算，這種方式不僅加大了會計核算工作量，同時增加了紙質資源的浪費，既造成成本上的過度消耗，又大大降低了整體工作效率，對財務會計檔案信息化管理的建設帶來很大阻礙。

（二）信息化設備不完善

設備是各項工作順利進行的重要基礎，但就現階段高校財務會計檔案信息化管理設備來講，整體投入還不夠完善，其硬件設備、軟件設備都缺乏相應程度上的更新，導致硬件設備與軟件設備無法有機結合，如服務器延遲影響圖片、影像及文字等信息的傳輸，不利于檔案信息化管理的高效運行。

（三）管理人員專業程度不夠

現階段的高校財務檔案管理與專業檔案管理的標準還有一定的距離，其主要原因在于管理人員專業程度有限，而相關工作人員在日常工作中僅圍繞資金與核算展開管理工作，對檔案信息化管理方面的專業知識了解得不夠全面，甚至部分高校財務管理部門并沒有配備專業人員，導致高校財務會計檔案管理與現代管理相脫節，無法滿足時代的發展需求。

二、高校財務會計檔案信息化建設的重要性

就傳統財務會計檔案管理可以看出，其管理模式主要以企業、事業單位的經濟活動范圍為主，而會計人員則按照統一標準進行賬本核算、報表核算等，基本采取紙質材料核算為準，并在人工操作下完成歸檔工作。此外，財務會計檔案的存放較為隨意，缺乏專門的存檔環境，極容易造成檔案丟失或損壞等現象，不利于檔案長期安全且完整保存，同時相關人員在查閱檔案時也會較為煩瑣，無法凸顯檔案存在的實際價值。可見，傳統的財務檔案管理模式已經無法滿足現代化檔案管理的需求，因此，加強財務會計檔案信息化建設非常重要。

三、高校財務會計檔案信息化建設的必要條件

（一）樹立現代化檔案管理觀念

首先，各高校領導應樹立現代化檔案管理觀念，不斷更新思想理念來滿足時代的發展需求，給予財務會計檔案管理工作上的支持和肯定，以提高相關工作人員的集體榮譽感和工作熱情；其次，要對財務會計檔案的保存環境給予重視，為檔案管理提供更加適宜的場所，以確保財務檔案信息的安全性和完整性；最后，將傳統紙質檔案人工操作型轉變為信息化電子會計檔案管理型，充分利用高新科技的優勢對檔案管理的軟件設備及硬件設備及時進行革新，并定期檢測，從而最大限度地預防檔案資料的損壞和丟失。

（二）注重現代化檔案管理人才的培養

財務會計檔案管理本身就存在一定的復雜性，需要逐一落實每一個環節，才能避免信息紕漏所帶來的損失。而設備的有效應用離不開專業的技術型人才作為支撐，對于財務會計檔案管理設備亦是如此，因此，注重現代化檔案管理人才的培養尤為重要。此外，作為一名合格的財務檔案管理人員需要不斷提升自身的業務能力和業務素養，這樣才能在日新月異的網絡時代較好地應對新生事物，進而為適應時代發展構建新型檔案管理團隊，避免人為因素、操作不當等客觀原因造成的損失，以滿足現代化管理的實質性需求。

（三）進一步完善檔案管理體系

高校建設檔案信息化管理的標準應遵循國家各企業單位的標準實行，結合自身發展的實際需求來制定與之相符的新興管理模式。近些年來，隨著高新科技的不斷進步和創新，雖然為各個領域的管理和發展帶來了便利條件，但同時也帶來了一定的風險，如信息化管理很容易被黑客侵入而修改或盜取資料，導致個人信息或企業信息外泄，因此，各高校應在原有的信息化檔案管理基礎上進一步完善內部檔案管理體系，針對信息化檔案管理的特殊性精細化處理檔案資源的輸出、收集、保存及登記等方面的工作，做到層層篩選、層層把關，以確保財務會計檔案管理的安全性和穩定性。同時也要制定嚴格的內部管理制度，明確財務人員的職責，并將責任落實到個人，以保證電子檔案數據不會被內部人員隨意改動或刪除，從根本上解決風險問題，進而為財務會計檔案信息化管理建設強而有力的保護網。

四、高校財務會計檔案信息化管理的應用策略

（一）加強財務會計檔案信息化管理的認識

首先，應重視財務會計檔案信息化管理的應用，認識到財務會計檔案信息化建設的重要性及其內涵價值；其次，要加強相關工作人員對信息技術的了解，使其具備專業性操作技巧，結合計算機硬件系統與軟件系統的優勢加以利用，構建新的存檔體系，如電子檔案的應用更加方便、快捷，不僅可以改善傳統紙質檔案存在的弊端，同時提高了檔案的使用效率；最后，應結合高校財務會計檔案管理的實際情況對原有的信息化管理模式進行改革和創新，不斷研發出新的軟件，以加快檔案信息化建設的發展步伐。

（二）實現檔案信息資源共享模式

財務會計檔案管理工作是經濟行為的理論依據，更是真實記錄經濟情況的載體。而實現檔案信息化管理能夠打破傳統財務會計檔案管理存在的局限性，為管理工作提供更加開放性且多樣性的管理途徑。財務會計電子檔案信息化管理是現階段最為實用的管理手段，能夠科學合理地配置檔案信息資源，較好地實現了檔案信息資源的共享。如高校職工可以利用自己的工號對以往的福利待遇進行實時查詢，不僅避免了時間上的束縛，同時減輕了財務部門的工作壓力。尤其在信息化建設環境下，電子檔案管理能夠對各項收支明細做出清晰的對比，使得檔案信息更加通俗易懂，為高校發展提供有力保障。

（三）重視電子檔案信息資源的利用

近些年來，在紙質檔案管理模式的影響下，會計人員對檔案的內容及作用缺乏一定的了解，導致檔案信息化管理的最大價值無法得到體現。因此，重視電子檔案信息資源的利用能夠實現文字信息、影像信息、數據信息等功能的高效運行，不僅可以提升財務會計檔案的使用效率，同時最大限度地確保了檔案信息的真實性、安全性及完整性。

五、結束語

由此可見，“互聯網+”時代的到來，信息技術已經成為時代發展必不可少的戰略性資源，尤其在社會經濟快速轉型的推動下，信息技術的廣泛應用和普及為財務會計檔案管理工作提供了重要保障，極大程度地提高了財務會計檔案管理的綜合實力。而高校財務會計檔案信息化建設作為推動社會經濟不斷發展的重要組成部分，應加以利用財務會計檔案信息化管理的優勢，結合時代的發展需求不斷在原有的基礎上進一步改革和創新，以達到理想的管理效果。