大學生檔案管理面臨的現實困惑及應對

摘 要：文章在闡述大學生檔案管理的重要性基礎上，結合現階段大學生檔案管理面臨的主要困境，有針對性的對大學生檔案管理工作的改進策略進行探索。

關鍵詞：大學生;檔案管理;困境;對策

高校學生檔案管理的內容主要是學生在校期間的表現、思想動態、成績和個人基本信息等內容，學生檔案主要是為了讓他們在進入社會后用人單位以此查看他們的情況。但是這些內容還不夠豐富，不能使用人單位充分通過學生檔案了解學生，他們需要更加詳細和全面的檔案內容。

一、高校大學生檔案管理的重要性

大學生檔案里面包括學生在校期間的表現及獎懲等真實信息，是學生檔案不可或缺的內容。還包括了學生各學習階段的學籍卡;學生各個時期的所獲得的獎勵及懲罰記錄;學生各個階段的體檢卡;學生各個階段的成績表現;學生入團、入黨相關材料等。就目前情況來看，一般只有國企或少部分企業有存放學生檔案的系統，大部分私企都沒有要求學生提供檔案，學校也只允許學生將檔案暫時放在學校兩年，過后會要求沒有將檔案轉走的學生將檔案轉移到原檔案存檔地，即大學生在進入大學后將學生檔案轉移到所在大學的原籍單位，基本這個原籍單位就是學生的戶籍所在地的市區級人才市場。

大學檔案里面的內容都是學生在校的真實表現記錄，為用人單位提供了重要的在校期間表現參考。高校的大學生檔案在轉出時一般是學校直接轉出，不通過學生，如果轉出后有單位接收，那么就會被接收單位進行繼續保管，如果沒有相應的部門接收，就可能造成大學生檔案的丟失等問題，這不僅不利于學生在今后需要檔案時及時找到檔案，也不利于用人單位更好地了解學生在校期間的表現，特別是國企單位對大學生檔案非常重視，將大學生檔案當作考核和選拔的重要依據。

二、目前大學生檔案管理工作中出現的問題

目前，高校普遍給予大學生檔案以高度重視，但依然存在著一些突出的問題。具體體現在如下幾個方面：

（一）檔案管理人員專業性水平有待提升

高校的大學生檔案管理一般是由各個學生所在的系進行管理，缺少專業的部門管理大學生檔案，這就不利于大學生檔案的安全保管。同時也沒有專業的人員開展大學生檔案管理工作，使得大學生檔案的保密系數降低，容易造成檔案信息泄露。很多檔案管理人員由于缺乏專業的檔案管理知識，且素質較低，使得檔案管理流于形式，不能取得良好的檔案管理效果。

（二）缺乏對大學生檔案管理必要的法律法規支撐

雖然我國出臺了一些有關檔案管理的法規，但是沒有專門的大學生檔案管理相關法規，這就使得大學生檔案管理無章可依，導致管理出現很多不規范的行為。由于缺乏必要的法律法規層面的支撐，不利于提升大學生檔案的科學性和規范性，不利于大學生檔案的管理以及檔案管理效率的提升，造成大學生檔案管理的混亂。

三、大學生檔案管理現實問題的應對策略

結合現階段大學生檔案管理面臨的主要困境，下文有針對性的對大學生檔案管理工作的改進策略進行探索。具體如下：

（一）完善大學生檔案管理法律法規建設

完善大學生檔案管理法律法規建設，從法律法規層面為大學生檔案管理工作提供有力的保障。具體如下：

一是，根據大學生檔案管理的實際情況出臺相關的法規，使高校的檔案管理有章可依，為高校更規范的開展檔案管理工作提供有利的條件，促進大學生檔案管理質量的提高。

二是，加大檔案管理法規宣傳力度，使所有師生都樹立正確的檔案管理意識，從而讓他們知道大學生檔案對大學生今后工作的重要影響，使全校共同為提高檔案管理工作努力。各院和各系的工作人員要相互配合，共同做好大學生檔案管理的每個工作環節，包括審核、收集和整理等，并將檔案完整的送到檔案管理處，為檔案的規范管理提供有利的條件。

三是，高校應依據檔案管理相關法律法規加強高校檔案管理工作宣傳，要求學生必須嚴格按照要求進行檔案填寫，所提供的信息必須真實有效，而檔案管理人員要不斷積累管理經驗，把控好管理的每個環節，從而確保檔案管理的有效性，避免出現檔案丟失和損壞等情況。

（二）采取多樣化的大學生檔案管理方法

大學生檔案資料繁多，管理起來比較麻煩，因此，檔案管理人員要采用多種管理方式，既能減輕檔案管理人員的工作壓力，還能使整個檔案管理更加科學有序，降低檔案管理成本。比如有些檔案必須要求以紙板形式保存，這就需要管理人員要做好紙板存檔工作，注意存檔環境和存檔方式，避免使紙板檔案出現損壞的情況，盡量延長檔案的保存年限;進行電子檔案管理系統，將紙板檔案信息錄入電子系統中，從而對檔案進行現代化管理，使檔案更便于查找和保存;對于電子檔案信息，管理人員要進行備份，同時要對電子檔案信息進行定期整理、檢查等，確保按信息管理流程執行，從而使電子檔案管理更加規范化。

（三）高度重視大學生檔案內容的收集整理

在大學生檔案管理工作中，應當高度重視大學生檔案內容的收集整理。具體如下：

一是，在大學生檔案資料收集環節，要注意資料的完整性，紙板的資料填寫必須要制定嚴格的規范，所使用的紙張及筆等工具必須統一要求，并要求整個頁面沒有涂改，字跡清晰準確，而且除了特殊要求外，一律要求原件存檔。

二是，在大學生錄取后就要開始進行，入學后要根據班級及專業特點，按照國家相關檔案收集要求進行檔案信息收集，比如學生的年齡、性別、專業、家庭成員、政治面貌等，將這些信息收集起來后及時放到大學生檔案資料中。

三是，收集對大學生有用的其它信息，比如各科科研成果、各類證書等，從而使大學生的檔案內容更加豐富，更利于大學生更好地就業，提高用人單位對大學生的評價;還可以為大學生建立心理檔案，關注他們的各類心理問題，并及時幫助他們解決心理問題，促進他們積極地與他人進行溝通和交流，從而使他們健康全面的向前發展。

（四）加強高校專業化檔案管理工作隊伍建設

目前高校大學生檔案管理人員素質普遍不高，且缺乏專業性，這就需要高校檔案管理人員不斷提高其管理水平，將傳統檔案管理與現代化的檔案管理相結合，從而提高檔案管理效率。同時，檔案管理人員要不斷提高自身的素質，樹立正確的檔案服務意識，對待工作要認真負責，始終堅持“以人為本”，幫助大學生解決各種檔案問題，從而建立起與他們之間相互信任的關系，為共同做好檔案管理工作奠定基礎。此外，高校還要聘請專業的檔案管理人員進行檔案管理工作，并對非專業的其它檔案管理人員進行各種形式的培訓，提高他們的管理知識和管理水平，并要求他們持證上崗，從而提高整個大學生檔案管理隊伍的綜合素質和綜合水平。

四、結語

大學生檔案信息內容是大學生在校期間的各種表現、獎懲及取得的榮譽等，這不僅是學生大學階段學習的真實寫照，也是用人單位用來評價、考核大學生的重要參考資料，所以要適度的讓大學生知道自身檔案內容，從而讓他們在應聘時更好地利用里面的優勢信息，提高用人單位的滿意度。同時，大學生還要了解檔案中披露自身的不足信息，并正視這些不足，從實際出發，不斷地改正這些不足，促進自身的不斷完善，從而更好地適應社會的發展，并樹立正確的三觀，使他們更好地立足于社會中，促進自身的進一步發展。

參考文獻

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作者簡介：常佳（1984.08- ），女，陜西榆林人，本科，檔案初級，研究方向：檔案。