人事檔案電子化管理及其存在問題和相關措施之管見

丁麗娜

摘? ?要：電子化是人事檔案管理的發(fā)展趨勢，但存在管理工作質量和水平不高、檔案管理設施功能單一不能滿管理工作的要求的問題，所以要重視人事檔案電子化管理，構建完善的電子化管理制度，保障人事檔案電子信息的安全性，創(chuàng)新人事檔案電子化管理，促進人事檔案電子化管理的健康可持續(xù)發(fā)展。

關鍵詞：人事檔案? 檔案管理? 工作特點? 電子化

中圖分類號：G270? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2019）07（a）-0163-02

隨著經濟社會和網絡技術的快速發(fā)展，人事檔案管理發(fā)生了翻天覆地的變化，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式己越來越不適應新形勢發(fā)展的需要，人事檔案電子化管理憑借其優(yōu)勢得到不斷普及。本文分析了當前人事檔案管理的工作特點，并提出人事檔案電子化管理措施，以促進人事檔案電子化管理的健康可持續(xù)發(fā)展。

1? 人事檔案電子化管理和發(fā)展趨勢

1.1 人事檔案電子化管理

人事檔案管理是各級組織發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，要從傳統(tǒng)模式轉變?yōu)榛ヂ?lián)網模式，實現(xiàn)電子化管理，這是新時代提出的更高的要求。人事檔案電子化管理帶來的效果、效率是傳統(tǒng)模式無法企及的，可以實現(xiàn)科學規(guī)范管理。在管理過程中，不僅需要管理軟件，也需要管理好紙質檔案。人事檔案管理不規(guī)范，則不能較好地保存不同時期不同階段的人事檔案，對組織發(fā)展和經濟社會發(fā)展造成不良影響。因此要不斷加強檔案管理，提高從業(yè)人員素質和能力。

1.2 人事檔案電子化管理趨勢

人事檔案電子化管理必須合理利用管理軟件，需建立健全規(guī)范程序，避免泄漏人事檔案機密。人事檔案電子化管理比傳統(tǒng)管理方便快捷安全，其中，電子信息軟件對人事系統(tǒng)管理起到不可或缺的作用。人事電子化檔案室建設，要及時制定修正管理制度，人事電子檔案移交過程注意規(guī)范保密，各級組織要加大宣貫力度，齊抓共管，堅持人事檔案材料必須移交、移交人事檔案電子化的原則，通過與外部單位協(xié)商，解決人力、技術等問題，加快推進人事檔案電子化建設。人事檔案管理軟件只有指定的管理員權限用戶才可以操作，人事工作者負責檔案信息錄入工作，為人事檔案電子化管理上了雙“保險”。

2? 人事檔案電子化管理存在的問題

2.1 管理工作質量和水平不高

大部分單位已經逐漸意識到人事檔案電子化管理的重要性，但是在探索進程中仍然存在諸多的不足和缺陷之處。首先，管理工作缺乏有序性，相對缺乏基礎性工作環(huán)節(jié)，負責人事檔案管理人員缺乏認知理解人事檔案電子化管理的科學性和系統(tǒng)性，對人事檔案電子化管理的相關法規(guī)知識儲備不扎實，單位中人事檔案電子化管理重視程度不夠，可能出現(xiàn)人事檔案管理工作的混亂狀態(tài)。其次，明確的工作流程、規(guī)范和紀律是保障電子化管理人事檔案的基礎性保障，但有的單位人事檔案電子化管理仍不完善，缺乏明確有序的管理機制，同時監(jiān)管力度的缺乏也使得很多工作環(huán)節(jié)的開展并不符合規(guī)范性要求。

2.2 檔案管理設施功能單一，不能滿管理工作的要求

隨著科技的快速發(fā)展，現(xiàn)代化信息技術已逐步融入各行各業(yè)，但絕大部分單位檔案管理設備功能較為單一，只能適用于簡單的信息管理工作，不能滿足新形勢下人事檔案電子化管理復雜煩瑣的工作要求，有的單位僅僅停留在檔案的收集管理與保存上，并不對其進行更深層次的分類與管理。

3? 人事檔案電子化管理措施

3.1 重視人事檔案電子化管理

單位內部需要存儲大量的人事檔案資料，工作量相對較大，如能通過便捷的方式來完成檔案資源的收集、整理及搜索，對于促進單位健康有序發(fā)展具有重要意義。因此，必須重視實現(xiàn)人事檔案電子化管理工作，單位領導要轉變傳統(tǒng)的思維理念，樹立人事檔案管理的電子化理念，并確保這個理念滲透到檔案管理工作人員中。檔案管理是一個看似簡單實際復雜的過程，要求檔案管理人員耐心梳理資料內容，并將其錄入到系統(tǒng)當中，以形成電子檔案。而在此過程中，由于數(shù)據(jù)信息較多，就很容易出現(xiàn)錯誤，如果在發(fā)現(xiàn)問題后再核對紙質資料，必然需要更多的時間，難以實現(xiàn)檔案管理效率的提升。因此，應當提高檔案管理人員的電子化管理認知，增強工作責任心，嚴格按照檔案管理標準進行工作，確保人事檔案完整無誤地實現(xiàn)電子錄入，為后續(xù)的檔案資源利用奠定基礎。

3.2 構建完善的電子化管理制度

人事檔案管理工作實際上是一個要求較高的工作，通過構建完善的電子化管理制度，能夠更好的推動人事檔案管理工作的開展，不斷提高檔案管理水平，為提高認識檔案管理效益提供有利條件。所以，要建立健全人事檔案電子化管理制度，明確檔案管理人員完整錄入人事檔案、紙質檔案歸類整理的基本職責，避免出現(xiàn)錄入失誤及整理失誤的情況。在實現(xiàn)人事檔案電子化管理的過程中，要及時向上級反映遇到的各種問題，并采取有效的處理措施，確保人事檔案電子化管理的有效性。在后續(xù)發(fā)展過程中，檔案管理人員應當分析曾經出現(xiàn)過的問題，并將相應的預防措施編入到電子化管理制度中，不斷完善規(guī)章制度，為后續(xù)人事檔案電子化管理工作開展提供數(shù)據(jù)信息支持，保證人事檔案管理工作的順利開展。

3.3 保障人事檔案電子信息的安全性

與傳統(tǒng)的人事檔案管理方式相比，電子化檔案管理能夠顯著提高檔案管理水平，滿足檔案資源開發(fā)及應用的需求，而且能夠大大的解放檔案管理人員，優(yōu)化檔案管理模式。但電子化檔案管理卻有紙質檔案管理所沒有的劣勢，那就是電子化檔案信息的安全性問題。要想實現(xiàn)人事檔案管理的電子化，就必須應用現(xiàn)代化的信息技術，通過互聯(lián)網構建人事檔案管理系統(tǒng)，將所有的人事檔案信息存儲到系統(tǒng)當中，以實現(xiàn)對人事檔案資源的共享，也便于用戶進行檔案資源信息的查閱。但正是由于互聯(lián)網的應用，使得電子化人事檔案管理容易出現(xiàn)互聯(lián)網風險，如黑客入侵、木馬病毒等這些問題的出現(xiàn)，會導致人事檔案信息數(shù)據(jù)受到威脅或泄露或被用作他途，最終影響經濟社會穩(wěn)定發(fā)展。對此，必須充分認識到保障電子人事檔案信息安全的重要性，采取積極有效措施來強化電子檔案安全管理。采用專門的數(shù)據(jù)傳輸通道進行信息傳輸，實現(xiàn)密閉保存檔案資源，并將涉密信息的電腦與外界隔斷，從源頭上避免黑客入侵。在進行數(shù)據(jù)傳輸時還要盡可能的實現(xiàn)加密傳輸，以避免出現(xiàn)信息泄露的情況。檔案管理人員則要樹立保證檔案信息安全的理念，認真學習關于檔案管理的相關法律法規(guī)，確保期充分認識到檔案信息保密的必要性，以免由于疏忽而造成信息泄露，影響到單位發(fā)展。

3.4 創(chuàng)新人事檔案電子化管理

人事檔案管理對于促進人才的合理配置，提高行業(yè)發(fā)展水平，并滿足各個行業(yè)對于高素質人才的渴求具有重要意義。因此，人事檔案電子化管理應采取積極有效措施進行創(chuàng)新研究，進一步提升電子化管理效益。在單位內部可充分應用當前最先進的檔案資源管理系統(tǒng)對紙質檔案信息進行收集和整理，以免紙質檔案由于年代久遠而出現(xiàn)字跡模糊的情況，同時也實現(xiàn)空間節(jié)約，便于信息快速查找的電子化管理的優(yōu)勢。同時還應當設置專門的人事檔案管理系統(tǒng)維護部門，確保人事檔案管理系統(tǒng)的正常使用，還要加強系統(tǒng)分析，定期進行軟件更新，修復漏洞，并注重維護硬件設備，以免由于硬件或軟件問題影響到電子化檔案的管理效果。

科技日新月異，人事檔案的電子化已成為社會發(fā)展的必然趨勢。人事檔案電子化管理也是一項龐大而復雜的系統(tǒng)工程，不僅要有一支高素質的人事檔案管理者隊伍，還需要各級領導的高度重視、廣大干部職工的鼎力支持及相關部門的密切配合。相信人事檔案電子化建設一定會與時俱進，順應新時代發(fā)展，更好地為人事工作及經濟社會發(fā)展服務。

參考文獻

[1] 宋瑩瑩.朝陽區(qū)廣電中心人事檔案管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[D].北京工業(yè)大學，2016.

[2] 羅艷麗.人事檔案電子化管理研究[J].嶺南師范學院學報，2017，38（6）：168-172.

[3] 吳京艷.淺議醫(yī)院人事檔案的管理及利用[J].辦公室業(yè)務，2018（2）：174.