高校學(xué)籍管理信息化建設(shè)的重要性與對策

陳森泉

摘? ?要：高校學(xué)籍檔案的管理工作較為復(fù)雜。學(xué)籍檔案的發(fā)展周期較長，在學(xué)籍檔案的形成過程中，由于其中涉及的環(huán)節(jié)較為繁瑣，因此對于管理系統(tǒng)和人員責(zé)任制比較重視。信息化管理是當(dāng)前高校檔案管理的一種有效模式，在此種模式下，應(yīng)對信息化建設(shè)進行充分利用，通過網(wǎng)上審核制度等進行資料的完善，在專人負責(zé)相關(guān)項目的基礎(chǔ)上確保工作任務(wù)有效進行，避免混亂和失誤的狀況發(fā)生。在高校的學(xué)籍檔案管理中，學(xué)校也應(yīng)加強檔案管理人員的培訓(xùn)工作，通過自身技能的提升來適應(yīng)信息化建設(shè)模式的管理。

關(guān)鍵詞：學(xué)籍管理? 信息化建設(shè)與應(yīng)用? 重要性? 對策

中圖分類號：G647.3? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標(biāo)識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2019）07（a）-0191-02

學(xué)籍檔案包含學(xué)生在整個學(xué)生時期的各種信息，是對在校期間的材料歸納。學(xué)籍檔案除了記錄學(xué)生成長狀況之外，也體現(xiàn)了學(xué)校的管理能力。因此，科學(xué)有效的信息化檔案管理能有效展現(xiàn)學(xué)校工作的水平，學(xué)籍管理系統(tǒng)及教務(wù)系統(tǒng)等作為學(xué)籍管理的重要工具，其發(fā)揮了重要作用。因此，加強學(xué)校信息化學(xué)籍管理的建設(shè)具有重要意義。

1? 信息化建設(shè)在高校學(xué)籍管理體系中的應(yīng)用功能

現(xiàn)階段學(xué)籍管理系統(tǒng)依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等新模式，在網(wǎng)絡(luò)通信和電子傳感技術(shù)下進行應(yīng)用。在軟硬件多種功能齊全的平臺基礎(chǔ)上針對學(xué)校的學(xué)籍管理需求進行整體的學(xué)籍編制。信息化建設(shè)在目前的學(xué)籍檔案管理應(yīng)用中的首要功能是自動化處理，在充分了解各種資料編制和操作要求的基礎(chǔ)上進行應(yīng)用。下面針對信息化的應(yīng)用功能進行分析。

1.1 信息化建設(shè)中的處理功能

自動化處理是當(dāng)前信息化建設(shè)中的一個重要方面，作為信息化建設(shè)的基礎(chǔ)功能，對于提升高校學(xué)籍檔案管理的水平具有重要意義。高校檔案管理中的數(shù)據(jù)處理包括以下幾個方面。首先是對于高校學(xué)生信息的數(shù)據(jù)收集和輸入，其次是數(shù)據(jù)傳輸、存儲，在這些工作完成之后，進行學(xué)生信息的加工和整理輸出，最后根據(jù)學(xué)校的實際需求進行學(xué)籍資料的編制。學(xué)籍管理系統(tǒng)通過采用信息覅按資注冊方式，實行統(tǒng)一化學(xué)籍管理，從而能夠在教育平臺上體現(xiàn)出來。

1.2 信息化建設(shè)中的預(yù)測功能

我國高校教學(xué)模式一般以開放性教學(xué)為主，教師根據(jù)學(xué)生的專業(yè)學(xué)習(xí)進行個性化培養(yǎng)方案的制定，同時利用學(xué)生的學(xué)籍信息進行教案的編制。在信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上對學(xué)生的發(fā)展情況進行有效預(yù)測，運用數(shù)學(xué)模擬、統(tǒng)計等方式，做好教學(xué)準(zhǔn)備。

1.3 信息化建設(shè)中的控制功能

高校學(xué)籍的管理過程中通過對學(xué)生的詳細數(shù)據(jù)進行檢測，同時在執(zhí)行中比較其差異，同時根據(jù)差異進行整體狀況的原因分析和比對。信息化建設(shè)中的數(shù)據(jù)控制功能可以通過計算機的程序完成檔案的處理工作，降低了工作的難度，減少了人力資源的浪費。同時，信息處理還包括對于學(xué)籍的編制、校對等環(huán)節(jié)，對于學(xué)籍的處理效率也有一定程度的提升。

1.4 信息化建設(shè)中的決策功能

學(xué)校檔案管理通過采用數(shù)學(xué)模型進行數(shù)據(jù)存儲，有利于尋找最優(yōu)解，同時信息化建設(shè)可以幫助管理人員進行決策。在充分利用信息平臺的基礎(chǔ)上進行學(xué)籍處理，促進決策的優(yōu)化。

2? 采用信息化建設(shè)對高校學(xué)籍管理的重要性

2.1 對于完善信息管理體制具有重要意義

現(xiàn)階段，信息化時代已經(jīng)到來，我國高校的學(xué)籍管理體制還沒有摒棄以往的局限性，大多依舊沿用傳統(tǒng)的學(xué)籍管理體制。傳統(tǒng)的學(xué)籍管理體制不能適應(yīng)當(dāng)前社會的需求，對于實施效果不明顯，學(xué)籍管理也沒有得到一定的價值。同時目前我國高校學(xué)籍管理體制存在一定的弊端，大多存在效率低下和隨意等問題。因此當(dāng)前的信息化建設(shè)作為高校學(xué)籍管理模式改革的一個契機，具有重要意義。學(xué)校也應(yīng)在信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上加強管理，在適應(yīng)實際要求和需求的基礎(chǔ)上進行功能的發(fā)揮。

高校學(xué)籍管理一般包含學(xué)生的在校成績和獎懲等多個方面，從學(xué)生的入學(xué)初始到最后一直貫穿其中。隨著新課標(biāo)的改革，學(xué)校對于學(xué)生的考察方式也進行了一定的改變。跳出成績和獎懲情況的局限性，在現(xiàn)代化教育發(fā)展的基礎(chǔ)上，進行考察手段的更新。因此，學(xué)籍管理工作也應(yīng)進行改善。同時學(xué)籍信息作為學(xué)生材料的原始憑證，對于學(xué)生的意義比較重大。當(dāng)前信息化建設(shè)從多個方面進行改變，利用其自身的功能進行高校管理體制機制的完善，在適應(yīng)高校變革的基礎(chǔ)上進行有效應(yīng)用。

2.2 有利于促進學(xué)校管理思想的變革，提升學(xué)籍管理的成效

部分高校對于學(xué)籍檔案重要性的認(rèn)知仍存在一定的局限，因此存在傳統(tǒng)的思維觀念。我國高校教育的重點是教學(xué)，學(xué)生也對成績比較注重，因此對于這些管理環(huán)節(jié)大多都忽視了，這種狀態(tài)嚴(yán)重暴露了我國高校管理的漏洞，因此進行信息化建設(shè)有利于適應(yīng)學(xué)校的需求。

我國高校教學(xué)的任務(wù)比較重，學(xué)生大多也都注重學(xué)習(xí)。對于高校管理的不重視導(dǎo)致我國現(xiàn)階段的教育質(zhì)量不高，因此，信息化建設(shè)憑借自身的學(xué)籍控制和處理功能加強了學(xué)籍工作的建設(shè)。在此基礎(chǔ)上，能夠有效轉(zhuǎn)變學(xué)校的管理思想，促進管理成效的提升。

2.3 有利于提高學(xué)籍的管理水平

高校學(xué)籍管理從初始階段開始，一般采用人工采集方式，這項工作相對來說比較復(fù)雜，同時學(xué)籍管理人員水平的高低對于工作完成的質(zhì)量具有一定的影響?，F(xiàn)階段我國的高校管理人員一般沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，因此存在專業(yè)和技能上的缺陷，學(xué)籍管理人員在日常的工作中容易出現(xiàn)遺漏狀況，對學(xué)籍信息的準(zhǔn)確性具有一定的影響。信息化建設(shè)方式通過對學(xué)籍信息進行有效處理，有利于提升學(xué)籍的管理質(zhì)量，同時提升工作效果。通過信息化的學(xué)籍管理系統(tǒng)能夠進行統(tǒng)一化的學(xué)籍管理，在開通在校生管理模塊的基礎(chǔ)上保障對學(xué)生信息能夠進行了解，掌握基本有效的學(xué)籍信息。

2.4 有利于和當(dāng)前教學(xué)管理系統(tǒng)相融合，促進信息化管理

我國高校在目前的信息化建設(shè)中通過引用一些先進的教學(xué)管理系統(tǒng)，例如學(xué)籍、師資及其他管理方式，這些先進的數(shù)字平臺沒有專業(yè)的人員進行使用，同時沒有經(jīng)過培訓(xùn)，因此對系統(tǒng)使用不熟練的情況仍然存在。對于這些學(xué)籍管理系統(tǒng)沒有很好的利用起來，隨著信息化建設(shè)的推進，有利于推進高校學(xué)籍管理的信息進程，促進教學(xué)管理的結(jié)合。

3? 促進我國高校學(xué)籍管理信息化的策略

3.1 在信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上實行動態(tài)化管理模式

我國目前的學(xué)籍管理體制存在機制落后的問題，因此為了對此方面進行有效改善，應(yīng)進行教育手段的創(chuàng)新。對于學(xué)籍檔案可以采取動態(tài)管理模式，對于學(xué)生校外學(xué)習(xí)的信息和其他學(xué)歷的考取都收入進來。除此之外，還可以進行檔案的編碼管理。通過利用信息技術(shù)，在網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上進行檔案資料的分類整理，形成有序的信息化管理。通過明確高校學(xué)籍管理的目標(biāo)方式，保證學(xué)籍的有序性入庫。

3.2 在信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上完善檔案形成機制

學(xué)生的學(xué)籍檔案一般具有一定的順序，基本上圍繞學(xué)生的學(xué)習(xí)狀況和學(xué)習(xí)方案進行開展。但是部分學(xué)生會存在提前修完學(xué)分或存在休學(xué)的情況，因此對于這些學(xué)籍管理的方案也應(yīng)考慮在內(nèi)。同時，學(xué)生一般存在重修、免修等情況，對于這些方面應(yīng)該進行體制機制的健全。通過對信息化學(xué)籍建設(shè)機制進行利用，采用網(wǎng)絡(luò)手段進行機制的編制，保證學(xué)籍管理工作的順利開展。

3.3 充分考量現(xiàn)階段的需求和實際情況

信息化時代的發(fā)展也在促進學(xué)籍信息管理的變革，信息化的明顯變化為學(xué)籍檔案不僅僅是對學(xué)校和學(xué)生個人的信息呈現(xiàn)，其中還包含著畢業(yè)后的身份和履歷象征。應(yīng)聘者一般也會對學(xué)生的檔案進行查看，同時學(xué)生可能還會通過中介機構(gòu)找尋工作，因此，檔案的呈現(xiàn)主體增多，檔案的管理質(zhì)量也應(yīng)加強。用人單位不僅僅對學(xué)生的情況進行考量，除此之外，對學(xué)生的其他社交及證書的取得也比較關(guān)注，對于目前學(xué)校的檔案中只記錄學(xué)生的成績遠遠不夠，因此，學(xué)校應(yīng)根據(jù)現(xiàn)階段的需求進行檔案的管理和改革，增添檔案管理的內(nèi)容。

3.4 建立檔案管理責(zé)任制

檔案管理工作中間的環(huán)節(jié)復(fù)雜多樣，因此對于檔案管理環(huán)節(jié)中也應(yīng)進行責(zé)任制的落實，保證每個環(huán)節(jié)的質(zhì)量和效率。現(xiàn)階段，信息化建設(shè)的利用可以保證檔案管理的便利性和系統(tǒng)性，通過利用信息技術(shù)進行網(wǎng)上登記制度的創(chuàng)設(shè)，在此基礎(chǔ)上進行專門的人員管理工作。同時，健全檔案管理中的監(jiān)督制度，通過加強人員培訓(xùn)和檔案管理意識的提升促進觀念的轉(zhuǎn)變。

學(xué)校也應(yīng)加強人員管理工作的培訓(xùn)，建立檔案管理人員考核制度，通過考評進行學(xué)習(xí)情況的了解，看其是否能適應(yīng)目前的信息化建設(shè)方式。通過考評制度增添檔案管理人員的壓力，促進專業(yè)素質(zhì)的提升。在自身水平提升的基礎(chǔ)上更好的適應(yīng)信息化建設(shè)的整體大方向。

3.5 大量使用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)

學(xué)籍檔案的明顯特征就是具有多數(shù)量的特征，每天都有著大量的檔案信息被編輯進入數(shù)據(jù)庫中，不僅需要將學(xué)籍信息進行整理，還要完成查閱、歸檔等繁瑣工序，很多地區(qū)中的高校還沒充足認(rèn)清到互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案信息建設(shè)的重要性，所以其沒有跟隨時代的步伐，仍采用傳統(tǒng)的學(xué)籍管理模式，如果所有的學(xué)籍信息都需依靠人工完成，那將會是一個龐大的工程。所以針對這種情況，應(yīng)采取使用互聯(lián)網(wǎng)計算機技術(shù)，通過掃描數(shù)據(jù)的方式進行檔案信息的編輯入庫，這樣就可極大提升工作的高效率。除此之外，通過學(xué)籍管理系統(tǒng)采用網(wǎng)上形式進行學(xué)籍信息的查詢方式也是非?？扇〉?，對于想要查詢學(xué)籍信息的學(xué)生，只需將自身的學(xué)生信息輸入系統(tǒng)就可立即得到相關(guān)的數(shù)據(jù)，或者經(jīng)過網(wǎng)上預(yù)約的形式和學(xué)籍管理工作人員進行提前溝通交流，這樣可極大的節(jié)省時間成本。

4? 結(jié)語

信息化建設(shè)是我國目前高校學(xué)籍檔案管理的發(fā)展趨勢，也是我們當(dāng)前沿用的整體大方向和技術(shù)。但是，我國受傳統(tǒng)學(xué)籍管理的影響，在建設(shè)中仍舊存在不足?，F(xiàn)階段我們應(yīng)對學(xué)籍管理機制進行改革，同時落實責(zé)任制度，在對現(xiàn)階段需求充分考量的基礎(chǔ)上利用信息化基礎(chǔ)進行學(xué)籍管理的更新，通過加大建設(shè)資金的投入，確保檔案動態(tài)管理模式的有效進行。學(xué)籍管理作為高校管理工作的一部分，應(yīng)樹立信息化建設(shè)理念，在平臺的對接中實現(xiàn)現(xiàn)代化的教學(xué)管理。

參考文獻

[1] 周文海.互聯(lián)網(wǎng)背景下高校學(xué)籍信息化管理研究[J].山東農(nóng)業(yè)工程學(xué)院學(xué)報，2018（10）：39-40.

[2] 熊焰焰，潘曉璐.加強高等教育學(xué)籍管理信息化建設(shè)的重要性[J].當(dāng)代教育實踐與教學(xué)研究，2018（9）：37-38.

[3] 楊麗.推進高校學(xué)籍管理信息化建設(shè)的新舉措探究[J].教育現(xiàn)代化，2015（16）：168-170.