簡述事業(yè)單位檔案信息化管理策略

摘要：一直以來，檔案管理工作就是事業(yè)單位工作的重點(diǎn)。隨著現(xiàn)代信息化相關(guān)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案信息化建設(shè)及管理也成了現(xiàn)代檔案管理工作的一個(gè)重點(diǎn)。對于事業(yè)單位而言，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理不僅可以有效地提升其檔案管理現(xiàn)代化水平，還可以在較大程度上實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的整體效率，對于促進(jìn)事業(yè)單位的長效可持續(xù)發(fā)展有著非常積極的意義。基于此，本文就事業(yè)單位檔案信息化管理相關(guān)進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;事業(yè)單位;問題;策略

一、 現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理存在問題分析

（一） 對于檔案信息化管理重視程度不足

經(jīng)過多年的發(fā)展，事業(yè)單位各項(xiàng)工作都得到了較大的進(jìn)步與發(fā)展，越來越多的新型管理模式以及管理方法被應(yīng)用其中，并且在提升管理工作效率方面發(fā)揮著非常積極的作用。但是，在現(xiàn)階段實(shí)際的工作實(shí)踐過程中，大部分事業(yè)單位主要是將工作精力放在主營業(yè)務(wù)上，不管是工作統(tǒng)籌還是資源調(diào)配，其都是以主營業(yè)務(wù)為主，并未對檔案管理工作進(jìn)行重視，這樣就導(dǎo)致檔案管理工作模式依然停留在傳統(tǒng)意義層面，嚴(yán)重制約了事業(yè)單位檔案管理工作效能的有效提升。

（二） 未建立起一個(gè)完整的檔案信息化管理體系

隨著社會的進(jìn)步以及信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，越來越多的單位對于信息化技術(shù)以及檔案管理工作愈發(fā)的重視，并且還對兩者的有效融合進(jìn)行了實(shí)踐。現(xiàn)階段已經(jīng)有很多企業(yè)單位已經(jīng)將信息化管理應(yīng)用到是管理過程中，但是對于事業(yè)單位而言嗎，由于受認(rèn)知、條件以服務(wù)員認(rèn)知等因素的影響，其開展檔案信息化管理工作實(shí)踐過程中，并未建立起一個(gè)完整的檔案信息化管理體系，這樣就算事業(yè)單位將現(xiàn)代信息化相關(guān)技術(shù)以及手段應(yīng)用其中，也很難保證檔案信息化管理工作的高效開展。

二、 檔案信息化管理之于事業(yè)單位的積極意義

（一） 有利于提升檔案管理效率

對于事業(yè)單位檔案管理工作而言，由于其檔案種類以及內(nèi)容較多，相應(yīng)的，其管理工作內(nèi)容也相對較多，如果依然采用傳統(tǒng)的檔案管理方法，就很難保證其工作效率，這樣一來，也必然會對事業(yè)單位整體工作效率的提升產(chǎn)生較大的影響。而將現(xiàn)代信息化管理技術(shù)應(yīng)用其中，通過對信息技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)對于傳統(tǒng)檔案管理模式的創(chuàng)新。這樣一來，就可以在較大程度上提升事業(yè)單位管理工作的整體效率。

（二） 有利于提升檔案信息處理水平

一般來說，事業(yè)單位的檔案內(nèi)容及種類都相對較多，并且在其發(fā)展過程中，檔案數(shù)量也會逐年增加，但是在實(shí)際的工作過程中，很多事業(yè)單位大多是以人工這種傳統(tǒng)方式來對檔案信息進(jìn)行處理，盡管這種方式可以實(shí)現(xiàn)處理工作的開展，但是隨著其數(shù)量的增多，工作人員在處理過程中，其整體水平并不是特別高。將現(xiàn)代信息化管理模式應(yīng)用到實(shí)際的檔案管理處理過程中，通過對計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，待檔案進(jìn)入檔案室后，可以通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行高效處理。這樣一來，就可以在較大程度上提升檔案信息處理水平。

（三） 有利于保證檔案管理的安全性

傳統(tǒng)的檔案主要是以紙質(zhì)檔案為主，這類檔案無論是在儲存安全性上還是使用安全上都存在著較大的不足，加之事業(yè)單位的特殊性，一旦檔案管理工作出現(xiàn)安全性相關(guān)問題，將會對做事業(yè)單位所有工作產(chǎn)生較大的影響。而將信息化管理手段應(yīng)用其中，將一些紙質(zhì)的檔案進(jìn)行數(shù)字化和信息化，并將其輸入到計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)當(dāng)中。這樣一來，就可以從根本上保證檔案資料的安全性，對于實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案綜合管理效益的提升有著非常積極的意義。

三、 實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化管理的主要途徑分析

（一） 加強(qiáng)對于事業(yè)單位檔案信息化管理工作的重視程度

基于事業(yè)單位檔案信息化管理工作過程中存在著對于檔案信息化管理重視程度不高這一問題，筆者經(jīng)過大量的研究發(fā)現(xiàn)，要想解決這一問題，應(yīng)做好以下幾項(xiàng)工作。首先，事業(yè)單位管理者應(yīng)對檔案信息化建設(shè)引起足夠的重視，在實(shí)際的工作過程中，管理者應(yīng)對檔案管理過程中的信息化技術(shù)應(yīng)用其中，并積極地引進(jìn)信息化管理理念與方法，從領(lǐng)導(dǎo)層面入手，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理;其次，檔案管理工作人員也同樣應(yīng)對檔案信息化管理引起足夠的重視，并在實(shí)際的工作過程中，對現(xiàn)代新型的信息化管理方法以及管理模式進(jìn)行學(xué)習(xí)和研究，然后將其應(yīng)用到實(shí)際的檔案管理工作過程當(dāng)中。只有這樣，才能真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。

（二） 明確事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)

相比于其他單位的檔案管理工作，事業(yè)單位檔案管理工作具有較強(qiáng)的體系性，但是就現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案信息化管理體系建設(shè)過程中，由于受諸多因素的影響，檔案信息化管理并不能與檔案管理工作體系性特點(diǎn)相匹配，這樣就很難真正地發(fā)揮出其積極作用。導(dǎo)致這一問題出現(xiàn)的原因有很多，其中最為突出的就是事業(yè)單位在檔案管理信息化體系建設(shè)過程中缺乏明確的目標(biāo)。因此，明確事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)也是其中非常重要的一項(xiàng)策略。在實(shí)際的工作過程中，首先應(yīng)對檔案管理信息化建設(shè)工作相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確，以此來不斷提升檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平;其次，結(jié)合事業(yè)單位發(fā)展實(shí)際，對檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)進(jìn)行明確，并在長期的實(shí)踐過程中及時(shí)地對其進(jìn)行更新。只有這樣，才能更好地發(fā)揮出檔案信息化管理的積極作用。

（三） 建立一個(gè)完善的檔案信息化管理體系

建立一個(gè)完善的檔案信息化管理體系是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理最為主要的一個(gè)途徑。在實(shí)際的檔案信息化建設(shè)過程中，事業(yè)單位檔案信息管理工作人員應(yīng)首先更新自身對于檔案信息化管理的認(rèn)知，同時(shí)對檔案管理責(zé)任進(jìn)行明確，以此來構(gòu)建一個(gè)較為完善的檔案信息化管理體系;其次，在檔案信息化體系構(gòu)建過程中，事業(yè)單位應(yīng)對檔案管理相關(guān)責(zé)任進(jìn)行明確和落實(shí)，同時(shí)建立起相應(yīng)的責(zé)任機(jī)制，以此來防止檔案管理“網(wǎng)絡(luò)真空”現(xiàn)象的發(fā)生;最后將多元化檔案治理體系應(yīng)用其中，在此基礎(chǔ)之上對事業(yè)單位檔案管理機(jī)制進(jìn)行建設(shè)或完善。只有這樣，才能真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案綜合管理水平的長效提升。

綜上所述，在信息化時(shí)代背景下，事業(yè)單位要想充分發(fā)揮出其在社會運(yùn)營及管理體系中的積極作用，做好相應(yīng)的檔案管理工作就顯得尤為重要。只有在現(xiàn)階段實(shí)際的工作過程中對檔案信息化的積極意義及發(fā)展現(xiàn)象進(jìn)行正確的認(rèn)知，并在此基礎(chǔ)上提出相應(yīng)的方法策略，才能更好地實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化管理水平的提升。

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作者簡介：

顧敏怡，廣東省廣州市，廣州市增城區(qū)城鄉(xiāng)規(guī)劃與測繪地理信息研究院。