事業單位利用財務云平臺構建預算管理內控體系的探索—以山西省農業科學院生物技術研究中心為例

梅 琳 趙子卿 王紅錦 郝青山

一、前言

2014 年《行政事業單位內部控制規范(試行)》(以下簡稱《內控規范》）在我國正式實施，明確規定各單位應充分利用高科技信息處理方式，加強內部控制，以提高內控的嚴謹性、及時性和高效性。隨著高科技信息技術的發展，云平臺以其低成本高效率的特點，逐步漸入各單位視野，山西省農業科學院生物技術研究中心（以下簡稱生物中心）財務以云平臺為基礎，建立了集中管理核算體系，并以《內控規范》為指導，初步實現了經費管理內部控制的信息化、制度化、規范化，為預算管理及項目管理打下了堅實的基礎。

本文以生物中心為研究對象，在分析其經費管理現狀的基礎上，結合現有的財務云平臺，提出了通過信息化手段完善內部控制的措施，以推動生物中心經費管理更加科學化、精細化。

二、生物中心經費管理現狀

山西省農業科學院生物技術研究中心隸屬于山西省農業科學院，是獨立核算一類公益農業科研單位，承擔國家級、省部級等各層次研究項目。

山西云控清舟信息技術有限公司主要為中小企業、行政事業單位提供OA 辦公自動化系統、云服務、移動應用等全面的信息化解決方案。

生物中心根據《中華人民共和國預算法》、《內部規范》以及山西省農業科學院頒布的關于農業經費的使用和管理辦法，出臺了相適應的財務管理制度、資產管理制度等一系列圍繞經費預算、使用、管理的內部制度和管理辦法，指導全中心的經費管理和內部控制工作，并于2016 年與山西云控清舟信息技術有限公司簽訂技術服務協議，搭建了以內部控制規范為基礎的“財務集中管理云平臺”信息化管理系統，該平臺以IT 技術為支撐，將傳統的財務管理流程與云技術相結合，實現了財務管理流程的云化處理，將傳統意義上的內部控制與現代信息技術相結合，最大限度彌補主觀意識造成的內部控制短板。

生物中心信息化內部控制具體流程如圖所示：

山西省農科院生物中心財務管理流程圖

三、生物中心經費管理內部控制實施成果

1.初步形成內部控制意識。內部控制是指單位為實現控制目標，通過制定制度、實施措施和執行程序，對經濟活動的風險進行防范和管控。內部控制是以制度為載體的綜合性管理工作，其關鍵在于增強相關人員的內部控制意識。

自2016 年生物中心按照《行政事業單位內部控制規范（試行）》等要求，建立基于財務云平臺的經費內部控制系統以來，各個科研項目負責人已基本能夠掌握對課題的經費管理需求，實現了對經費詳細化支出控制，具備了對項目管理的控制意識。通過建立平臺系統的過程加強了單位領導層和科研人員的內部控制意識，促進了各個部門之間，領導與財務、辦公室的協作和溝通。而且系統的上線運行也為課題負責人報銷和預算執行提供了諸多便利，加快了預算執行效率。

2.避免預算與實際支出“兩張皮”現象發生。預算控制是對項目業務流與資金流的整合，是控制項目風險的重要方法。隨著生物中心云平臺內部控制系統的建立，項目負責人第一時間就知道課題經費的支出進度，明確各個項目預算與實際支出的差距，便于負責人及時做出調整。財務部門可以通過對系統的管理和隨時監控，掌握項目結余情況，為下一步項目實施提供指導意見，使得項目的執行者能夠按照項目任務書的要求完成科研課題的研究。

3.內部控制流程完善，更好地促進經費的管理。建立基于財務云平臺內部控制管理系統，可以使中心內部預算流程，報銷流程，監管流程重新再造。杜絕了制度管理的漏洞，單位內部控制管理職能能夠順利執行。將之前分別屬于各個部門的監管責任整合在平臺之中，確保中心合理設置崗位，預算編制、審批、執行、評價等不相容崗位相互分離，提高了預算的執行效率，財務報銷更加便捷，促進經費管理更加科學化，規范化，流程化。

四、生物中心經費管理內部控制問題分析

財務云平臺的經費管理內部控制系統基本具備項目預算編制、執行和考核的功能，但現階段在經費內部控制管理上仍然存在以下問題。

1.風險評估意識低。科研經費管理實行項目負責制，但是在項目實施期間，項目負責人具有相對寬泛的經費使用權限，導致出現一些不合理經費使用，使得項目實施存在潛在的風險。以生物中心為例，目前生物中心沒有無風險分析團隊，因此無法實現無風險評估程序，最直接的反映是合同管理和績效管理缺乏內控和評估程序，對風險評估方法也無定量分析，缺乏相應的風險評估基礎性數據。

2.云平臺的預算執行缺乏報警功能，預算分析不全面。財務云平臺具備預算執行超額提示功能，但缺乏預算執行報警功能。在實際支出過程中，對于超額的數據，預算系統還無法直接拒絕不予支付，只是對資金超額進行紅字提醒，缺乏直接約束。而且平臺沒有對經費使用數據做出一定的數據分析，只是簡單的將預算數與結余數作對比，無法綜合的反映項目執行率和支出進度，不能為項目負責人提供直觀、全面的數據分析，客觀上影響了內部控制的時效性。

3.云平臺缺乏項目績效管理，未將考核指標錄入云平臺。項目結束需要對項目進行結題驗收，項目績效目標考核。但是目前上級管理單位和項目執行單位之間沒有共享云平臺資源，未將績效考核指標錄入云平臺，對平臺的內部控制流程和管理效果影響較大。

五、基于財務云平臺的內部控制優化與改進

針對生物中心經費內部控制管理中存在的問題，需要采取必要的措施，在已構建的財務云平臺基礎上結合《內控規范》的目標，優化內部控制流程，從而實現經費管理合規性與科學性的目標。

(一)加強項目負責人的風險意識和預算編制能力，實現項目管理控制“前移”

按照《內控規范》要求，項目負責人以及單位主要領導應當對各項經濟活動可能存在的風險，進行客觀、全面和系統的評估，同時，將梳理的結果和項目預算編制相結合，把控項目潛在的風險，研究分析某些因素對未來過程可能產生的影響等。從初始階段實現內部控制的前移，做好事前監管和控制，為項目預算執行打下堅實的基礎。

(二)提高預算分析能力，實現預算執行預警、報警功能

在云平臺的內部控制系統中提高預算分析能力，根據前期提交的預算基礎數據，將平臺內各項數據在系統內的綜合分析，實現各個層面數據的有機整合，實現差異分析、進度分析、趨勢分析等多方位的數據分析，保證項目負責人與單位相關管理人員分別獲取對項目實施的有效信息。

完善預算預警與執行進度實時監控功能，為項目負責人和單位相關管理人員提供可行性方案。

(三)將績效管理模塊納入平臺，實現項目考核事后監管

將績效管理模塊納入平臺，隨著項目績效監管的深入實施，中心還需將績效結果與其他考核指標相結合，全面的分析項目的實施效果，為單位下一步改進方向提供依據和決策指南。

六、結語

生物中心財務在充分利用云平臺信息的基礎上，建立了財務集中管理核算體系，將經費內部控制管理和流程納入內控信息化管理系統，對存在的問題分別提出了改進措施。該管理核算體系不僅滿足了合規性層面的要求，而且嚴格了預算支出管理，初步建立了以規范管理為核心的內部控制的方案，建立了執行有力、權責一致的內部控制措施；確實保障中心經濟活動合理合法合規，積極落實國家、省級、院機關提出的各項規范本單位預算、收支、政府采購、資產管理、合同控制的內容和措施；保證單位資產安全完整、有效使用，避免國有資產流失；保證單位財務信息真實完整，為外部監管和內部控制提供信息支持方案，為科研工作的順利進展保駕護航。