高校工程建設項目審計管理信息化系統的設計與實現

張玉卓

一、高校工程建設項目審計管理信息化系統設計的必要性

隨著高校工程建設項目對審計的日益規范和重視，傳統的審計管理方式已不能滿足審計項目數量的日益增加和審計質量的高標準要求。為有效解決這一問題，可以通過構建高校工程審計管理信息化系統，全面實現高校工程審計管理電子化信息化，有效提升高校工程審計管理水平。運用信息化手段，實現審計資源管理和審計作業工具等的信息化和網絡化管理，推進高校內部審計信息化系統的建設，是高校工程建設項目內部審計持續有效發展的重要舉措和必然趨勢。其必要性主要體現在以下幾個方面：1.有利于提高審計效率。服務工程建設相關項目的跟蹤審計，通過審計信息化管理系統，可以對審計工作進行全局性計劃安排，合理調配和科學利用審計資源，并能積累被審計單位歷史數據，避免大量重復性勞動，提高審計效率。2.有利于提高審計工作質量。改進審計工作方法，通過信息化系統對審計業務流程進行固化，按照業務類型和工作節點在系統中生成相應文書模板，提高審計工作質量。3.有利于對工程審計進度的監控和資源調配。內部審計信息系統可以對審計業務進度情況進行動態顯示，審計機構負責人可以根據審計人員和項目情況，對審計資源進行合理調配。4.有利于審計檔案管理和數據統計。審計檔案數字化為審計統計工作帶來了極大的便利。審計信息系統不僅可以快速提供歷年審計工作完成量的統計，并能快速整合歷年審計信息成果進行比對分析、報表生成、要點總結等，為后續工程項目審計提供參考。

二、高校工程審計管理信息化系統的構架與設計

高校工程審計管理信息化系統基于Microsoft 的Windows 平臺，采用B/S 模式，形成了Web 瀏覽器、服務器、數據庫的三層體系結構。高校工程審計管理信息化系統的設計模塊如圖1：

高校工程審計管理信息化系統的設計一共有五個模塊：送審方模塊、內審部門模塊、外審機構模塊、系統管理模塊、資料查詢模塊。

1.送審方模塊的設計。送審方模塊包括送審部門及經辦人信息和送審項目及供應商資料兩個子模塊。送審部門及經辦人信息子模塊包含項目的校內送審部門信息以及送審部門的經辦人信息，項目送審申請、送審資料清單、送審部門與審計部門的交接單等資料。在送審項目及供應商資料子模塊里，包含送審項目資料以及供應商資料，項目的招標文件、投標文件、中標通知書、合同、變更簽證、圖紙等資料，供應商的企業狀況、項目聯系人等資料。

圖1 高校工程審計管理信息化系統設計模塊圖

2.內審部門模塊的設計。內審部門模塊包括項目進度節點、審計費用核算、外審機構資料和綜合評價三個子模塊。項目進度節點子模塊包含項目的送審移交審計進度、跟蹤核查等情況，分為到期未送審、已送審未移交、送審已移交、送審返回內審部門，簽字蓋章確認中等情況。審計費用核算子模塊包含項目結算審計的費用核算、折扣抵免、最高限價的費用核算等。審計費用核算子模塊可以設置固定的公式來計算，計算時只需要輸入送審價、審減額和審計費用百分比就可以直接得出。外審機構資料和綜合評價子模塊要包含已經合作的外審機構詳細信息，其他沒有合作的資質較好的外審機構信息，為合同到期時再次招標入選外審機構提供參考。外審機構詳細信息應該包含外審機構的資質、業績、信用等級評估、綜合評價、各機構的報價折扣等情況。

3.外審機構模塊的設計。外審機構模塊包括外審進度和審計節點反饋兩個子模塊。外審進度子模塊包含在審項目審計進度、審計各階段各部分的外審負責人等。審計節點反饋子模塊包含在審項目的對量、對賬、底稿保留、問題意見征詢稿、答疑稿等。

4.系統管理模塊的設計。系統管理模塊包括用戶和管理員兩個子模塊。用戶子模塊包含所有可登陸的用戶信息、用戶密碼維護、用戶身份識別與認證等功能。管理員子模塊包含管理員認證信息、用戶增加與刪除、密碼重置等功能。

5.資料查詢模塊的設計。此模塊包括業務流程和審計法規兩個子模塊。業務流程子模塊包含各個階段的審計流程介紹等內容。審計法規子模塊包括相關審計與教育審計方面的法規制度查詢。

三、高校工程審計管理信息化系統的實現

1.送審方的操作流程。由送審部門經辦人上傳模塊信息，必要時要上傳原件的掃描件，便于查詢。送審部門、項目負責人、主管院領導、項目經辦人及其聯系方式等信息都要上傳系統，便于隨時聯系溝通項目有關情況。送審申請需要上傳有項目負責人和主管院領導簽字的原件掃描件，送審資料清單必須與資料相一致，交接單需要上傳送審部門與內審部門雙方簽字的原件掃描件。項目電子資料要在附件中全部上傳，這樣便于查詢核對，也方便使用審計軟件。項目的供應商資料要有供應商的營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、簽字蓋章的授權書以及授權人和被授權人的身份證等掃描件。供應商資料的齊全有利于監督供應商履行合同職責和約定，也對后續招標選擇供應商有參考作用。

2.內審部門的操作流程。由內審部門經辦人負責管理輸入上傳模塊信息。內審機構經辦人負責輸入項目進度情況以便隨時查詢項目流程階段和項目資料去向，有利于內審部門隨時查詢項目的流程進度，避免了項目過多時引起的混亂。在審計費用核算部分，可以將費用計算程序化，再在原有基礎上計算折扣得出審計費用即可。對外審機構的資料和評價也要詳細記錄以便查閱，在確定外審機構時作為資料參考。

3.外審機構的操作流程。由外審機構經辦人負責管理和上傳資料。外審機構負責輸入送外審的項目審計進展情況以及項目審計情況的反饋交流信息，例如一審二審的審計底稿、項目疑問和答疑情況等。

4.系統管理的操作流程。系統的使用用戶可以通過此模塊管理個人信息，進行密碼修改與更新等。用戶登錄時需要進行身份識別與認證，這里需要用戶輸入真實的身份證信息進行驗證。系統管理員可以通過此模塊管理其他用戶，對用戶進行增加和刪除，對用戶忘記密碼的情況進行密碼重置。管理員在登錄時需要進行嚴格的身份認證。

5.資料查詢的操作流程。用戶可以在這一子模塊瀏覽了解審計的具體流程和環節，了解項目的審計過程，審計的時間節點，對項目送審和后續的審計有所幫助。用戶還可以在此模塊中查詢審計方面的法規和制度，對審計的順利進行有所幫助。

6.系統的操作與管理。由送審方輸入送審部門與經辦人信息，同時提供送審項目及供應商的有關資料，這些信息按照流程展現給內審部門。內審部門收到項目送審信息后，進行資料初審，通過后發送給外審機構。外審機構進行審核過程中，按照節點要求將階段性結果反饋給內審部門。內審部門根據具體情況在審計過程中進行溝通、復核、協調等工作。審計結果得出后，由內審部門組織進行三方確認，無異議后由外審機構將項目資料返回內審部門，內審部門再返給送審方。所有用戶都可以在電腦登錄各自的用戶名進行權限內資料的查看、輸入、上傳、下載、刪除等操作。管理員負責用戶的權限設定、用戶管理、公用信息維護與運行等。所有用戶都可以查詢相關業務流程和審計法規等公共信息。高校工程審計管理信息化系統是一個完整的審計管理服務系統，通過送審方、內審部門、外審機構的使用達到高校日常工程項目審計管理的目的，各方都可通過系統高效地獲取和輸入有關審計信息和資料，系統的運行和維護主要由內審部門配合學校網絡中心來完成。內審部門可以對使用方進行專門的培訓來提高系統使用效率。

四、工程審計管理信息化系統應用時應注意的問題

1.考慮系統和瀏覽器的兼容性，瀏覽器最好使用IE6.0或者以上。如果瀏覽器使用不適很可能導致系統的有些功能不能使用，或者用戶不能上傳或者下載某些文檔，給操作帶來不便。

2.因用戶不同使用權限會有所不同，在用戶管理部分需要加密設置。每位登錄用戶需要輸入密碼才可進入系統，系統針對不同的用戶會有不同的使用權限。每位用戶都有一定的操作權限，權限因角色不同而不同。

3.在審計各環節所用時間超過審計流程規定規定時限時，系統會自動出現預警，預警之后如果得到及時處理，內審部門可對預警予以解除。