衛生系統須加強聲像資料的管理

1 聲像資料對醫院發展的重要性

醫院聲像檔案是醫院在長期工作和發展活動中形成的具有重要依據和歷史價值的圖片、聲像等資料。更多的是醫院在長期的醫療發展中存留的醫療科技發展進程的真實記錄。這對我們了解醫院，了解醫療發展，借鑒醫療科技發展中的經驗教訓，促進醫療科技的發展有著重要的作用。

我院在走上了規范化、制度化、現代化的發展中，根據省機關檔案工作目標管理辦法，醫院組建了綜合檔案室，并建立起了一整套規章制度和規范標準的檔案。在整理各種門類檔案的過程中，聲像檔案的收集歸檔意識成為聲像檔案管理和利用的重要內容。醫院在從事醫療、教學、科研及各項社會活動中依據最多的是聲像檔案，它原始、生動、形象地記載了事件、活動的面貌，是一種最直觀、最真實的歷史檔案資料。

但是，我們在實際工作中往往有忽視對聲像檔案的及時收集管理和利用的現象，使原始、珍貴的照片大量流失，沒有集中統一在綜合檔案室保存管理，更沒有形成系統性和規范化的照片檔案管理。

2 聲像檔案的價值和作用

醫院聲像檔案反映醫院歷史變遷、醫院管理、醫院文化及醫學科研技術方面的內容，大多是醫院在治療過程中留存的第一手聲像資料，對于臨床醫生總結治療經驗、創新醫療技術起著很大的作用，雖然大多數照片在現階段價值是不太高，但從長遠來看卻是極其珍貴的。我院是河南省診治心血管疾病的省級?？漆t院，每年僅心血管外科手術就達一千多例，十年中我們有很多手術填補了河南省心血管外科方面的空白，留下了相當數量的醫學資料，經常有醫生來我院仔細觀看和研究當時手術的過程。醫院聲像檔案為河南的心臟外科發展史留下了佐證，也為醫學臨床的培訓和教學留下了珍貴的教學資料。

3 聲像資料的收集與存檔

認識照片檔案重要性，搞好宣傳，是做好聲像檔案管理的關鍵所在。記錄醫院發展歷史的聲像檔案是不可再生的，目前，我院聲像資料的形成除由醫院宣傳科負責外，醫院各部門、各科室自行拍攝活動資料的現象亦較為普遍。因此，強化聲像資料的及時歸檔意識已成為聲像檔案管理的重要內容。我們不但要積極向拍攝照片的相關部門及有關工作人員宣傳《檔案法》，而且要提高他們對聲像檔案重要性及綜合管理必要性的認識，并且經常到科室主動收集圖片，自覺地做好聲像檔案歸檔的工作。

凡在醫院活動中辦理完畢的具有保存價值的各種照片、分散保存在各部門和各員工手中的照片，或沒有底片的照片均應列入收集范圍之內，都要集中到綜合檔案室進行統一管理。收集的范圍包括主要歷屆領導班子的照片；行政職能科室主持召開的重要會議、醫療護理技術比賽、工會組織的文藝宣傳、下鄉義診、醫院重大手術等活動中產生的照片。

4 將現代管理手段和計算機技術應用于聲像檔案管理中

檔案管理現代化是檔案工作發展的必然趨勢，也是高科技發展的必然結果。聲像檔案的保管有嚴格的條件限制，容易受到多種有害因素的影響而縮短其壽命，因而起不到保存價值，更談不上利用的效果。為了使聲像檔案能夠永久保存，我們利用先進設施和設備，創造管理條件，對聲像檔案的載體形成進行了革新，采用計算機技術實現館藏聲像檔案的數字化管理。通過掃描儀將照片掃描進計算機里，利用采集卡將聲像檔案的內容采集到計算機中，進行編輯存儲，使聲像資料以電子文件的形式展現，刻錄到光盤里備份，存儲到防磁柜里保管以便利用。

5 聲像檔案的收集時需注意的問題

5.1 要掌握規定照片檔案的收集時間和質量。檔案員在醫院重大活動和事件前，要與拍攝人員及時溝通，活動結束后，馬上進行照片收集，保證照片檔案的完整、安全，避免出現其散失與損毀現象。

5.2 要有效地保證照片檔案的拍攝效果。在拍攝時，拍照的主要意圖及攝影角度的選擇，檔案員要向拍攝者表達清楚，使拍攝的照片真實、自然、維護歷史原貌，使照片檔案有真正的利用價值。

醫院聲像檔案是醫院前進和發展的見證者，它不僅可以記載歷史，更重要的是反饋信息，提供利用，為領導提供決策依據。我們要不斷地學習新知識，掌握新技術，探索醫院聲像檔案新載體的應用方法，使聲像檔案管理在醫院的改革發展中發揮應有的作用。