農業科研院所年鑒檔案編纂探討

鮑立新 張必樺 喬利利

摘要 ? ?以安徽省農業科學院為例，分析了農業科研院所編纂年鑒檔案的必要性，指出了年鑒編纂責任心、年鑒編審流程、年鑒檔案整理利用等方面存在的問題，并提出了對策。

關鍵詞 ? ?年鑒檔案;編纂;必要性;問題;對策;農業科研院所;安徽省農業科學院

中圖分類號 ? ?G272 ? ? ? ? 文獻標識碼 ? ?A

文章編號 ? 1007-5739（2019）20-0242-02 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 開放科學（資源服務）標識碼（OSID）

Abstract ? ?Taking Anhui Academy of Agricultural Sciences as an example，the necessity of yearbook archive compilation of agricultural research institutes was analyzed，and some problems existing in the yearbook archive compilation like the responsibility of yearbook archive compilation，editorial process and the use of yearbook archive were pointed out，meanwhile some countermeasures were put forward.

Key words ? ?yearbook archive;compilation;necessity;problem;countermeasure;agricultural research institutes;Anhui Academy of Agricultural Sciences

年鑒是檔案的一種重要表現形式，編纂年鑒可進一步拓寬檔案利用，出版年鑒可進一步豐富檔案館藏[1]。年鑒檔案主要是向人們提供一年內全面、真實、系統的事實資料，便于了解事物現狀和研究發展趨勢。因此，編纂年鑒對一個單位檔案建設和管理具有重要的作用[2]。目前，全國各省、區、市及地方志的編纂出版工作已較為成熟，各大高校及行業年鑒編纂出版工作亦初具規模，但農業科研院所的年鑒編纂出版仍相對薄弱，僅有少數農業科研院所開展了年鑒編纂出版工作，如中國農業科學院出版了《中國農業科學院年鑒》等。

農業科研院所是我國農業科學研究、推廣的重要機構，代表了我國農業科學技術的最高水平，為我國農業科技進步、農業增產、農民增收做出了巨大的貢獻[3]。農業科研院所作為科技服務于“三農”的國家重要機構，記錄其科研、管理、發展的軌跡十分必要。農業科研院所年鑒編纂是農業科研院所歷史發展成就的縮影，能夠全面系統、客觀翔實地介紹農業科研院所基本面貌和發展情況，記載農業科研院所年度科研、管理等重大事件、重大成果、重要統計資料。現以安徽省農業科學院為例，對農業科研院所年鑒檔案編纂進行探討。

1 ? ?安徽省農業科學院及檔案管理概況

安徽省農業科學院是安徽省政府直屬綜合性農業科研事業單位，1960年建院，下設14個專業研究所，建有19個國家級科研平臺、22個省級科研平臺。該院承擔國家現代農業產業技術體系7個科學家崗位、21個綜合試驗站，安徽省現代農業產業技術體系8個首席專家、29個功能實驗室崗位工作;獲批建設科技部國家級水稻分子育種國際聯合研究中心、國家小麥育種分中心、國家棉花改良分中心二期、國家級農作物品種審定（含抗性）區域試驗站、國家植物新品種DUS測試阜陽分中心。“十三五”以來，全院共組織實施國家自然基金、國家科技支撐計劃等各類科技項目1 088項，共獲國家和省部級科技獎（含合作）59項。水稻兩系育種、油菜雜交育種、蔬菜育種、石榴基因組、基因指紋技術等研究已達到國內先進水平。安徽省作物基因編輯中心在水稻基因編輯工具開發及其在突破性種質資源創新應用等方面處于國內外領先地位。

安徽省農業科學院檔案管理工作經歷了機構從無到有、管理人員由兼職到專職、資料由捆扎堆放到入柜入庫再到數字化的過程。在文革期間，檔案工作遭受極大破壞，資料損失嚴重。1978—1982年，檔案工作逐步恢復，院辦公室、科研管理部門配備了兼職檔案工作人員;1983年，院辦公室設立了檔案科，配備了專職檔案管理人員;1992年，基建檔案移交檔案科集中管理;1999年，院計劃財務檔案、院機關會計檔案、院基建會計檔案移交檔案科集中管理;2008年，成立了以院長為組長、分管副院長為副組長，院機關職能部門負責人和檔案科工作人員為成員的“院檔案安全管理工作領導組”，加強檔案安全管理工作。目前，安徽省農業科學院檔案工作由一名分管院辦公室工作的副院長分管，院辦公室一名副主任負責。檔案科負責全院文書檔案和科技檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保存與利用工作，并對院屬各單位檔案工作進行業務指導。院屬各研究所明確一名負責人分管檔案工作，配備專、兼職檔案員1～2名，管理本所檔案。截至2018年底，安徽省農業科學院檔案科共整理收藏文書檔案1 622卷17 143件、會計檔案2 983卷、科研檔案241卷、基建檔案519卷、設備儀器檔案60卷、人事檔案1 268卷。

2 ? ?安徽省農業科學院年鑒檔案編纂情況

安徽省農業科學院高度重視檔案史料工作，1983年院辦公室設立了檔案科，負責存放文書檔案、基建檔案、會計檔案、聲像檔案等，并先后編制了《案卷目錄》《案卷文件目錄》《案卷文號目錄》《案卷機讀目錄》等檢索工具。然而，安徽省農業科學院年鑒編纂工作啟動較晚，于2017年底才正式啟動。2017年以前的院史材料主要有2010年50年院慶時編纂出版的《安徽省農業科學院院志1960—2009》，2009年以后，尤其是經過“十二五”“十三五”發展，安徽省農業科學院收獲了大量科研成果，卻缺乏系統的史料記載。2017年，根據院黨政主要領導指示精神，以“十三五”為契機，組建了由院長和書記任主任的年鑒編委會，于2018年初正式啟動了《安徽省農業科學院年鑒2017》的編纂工作，對院2017年各項工作進行客觀、全面、系統的記載，并由安徽省農業科學院與中國農業科學技術出版社共同搭建的出版平臺——中國農業科學技術出版社安徽省工作站于2018年底編校出版。《安徽省農業科學院年鑒2018》目前已完成稿件編纂并移交工作站編校排版，預計2019年底出版。同時，對2010—2016年安徽省農業科學院發展史料決定以院志的形式進行出版，爭取于2020年60年院慶之際面世。

《安徽省農業科學院年鑒2017》分為4篇：第一篇為概況，包括院簡介、院機構設置、院領導及分工、院領導重要講話共4章;第二篇為管理，包括科研管理、成果轉化與科技服務、財務與國有資產管理、組織人事管理、行政管理、生活條件建設與后勤管理、黨建工作管理共7章;第三篇為研究所，包括作物研究所、水稻研究所、植物保護與農產品質量安全研究所、農業經濟與信息研究所、畜牧獸醫研究所、水產研究所、土壤肥料研究所、園藝研究所、蠶桑研究所、煙草研究所、農產品加工研究所、農業工程研究所、茶葉研究所、棉花研究所共14個研究所，各所內容包括概述、科學研究、科技成果、成果轉化與技術服務、管理及榮譽、黨建工作;第四篇為附錄，主要包括大事記、新頒布的規章制度、獲獎成果、通過審（鑒、認）定農作物品種、獲植物新品種權、獲專利和計算機軟件著作權、制定和修訂標準、發表重要論文、黨組織和黨員情況等。年鑒彩頁部分放在扉頁前，主要包括上級領導關懷、重要科技成果展示、黨政建設、科技服務“三農”等內容。整部年鑒框架清晰、內容翔實、圖文并茂，全面、客觀地記載了安徽省農業科學院的建設與發展情況，既有史料文獻價值，又對安徽省農業科學院今后的工作起到指導作用。

3 ? ?農業科研院所年鑒檔案編纂存在的問題及對策

對安徽省農業科學院2009年后史料以院志和年鑒的形式進行編纂出版，既是對安徽省農業科學院“十二五”“十三五”蓬勃發展的一個全面客觀的記載，又彌補了安徽省農業科學院2009年之后的史料空白，既具有史料文獻價值，又對現實工作起到指導作用，具有“存史”和“資治”雙重價值與功效。因此，必須把年鑒檔案的編纂出版作為一項長期的編研任務，認真執行。

由于安徽省農業科學院年鑒編纂工作起步晚，長期以來沒有形成各項檔案及時歸檔的良好習慣，仍存在檔案歸檔意識不強、收集整理不及時等問題，給年鑒檔案編纂工作帶來不少困難。年鑒編纂過程中存在的問題主要表現在以下方面。

3.1 ? ?年鑒檔案編纂出版意識不強，責任心有待進一步提高

年鑒檔案編纂出版是一項龐大繁瑣且耗費財力的工作，農業科研院所屬于科學研究機構，大部分人更加注重科學研究，認為把精力和財力放在一些史料的整理出版上沒有必要，甚至部分撰稿人出現抵觸情緒，從而導致年鑒材料撰稿進度緩慢、內容不夠嚴謹、組稿單位和部門撰稿人之間溝通不暢等問題出現。這也是目前我國大部分農業科研院所年鑒檔案編纂工作得不到重視或者起步較晚的重要原因。針對上述情況，作為一個檔案工作者，要耐心做好溝通工作，不斷提高大家的年鑒檔案編纂出版意識和責任心，將組稿單位和部門撰稿人的思想盡快地統一到年鑒編纂工作的大局上來。

3.2 ? ?年鑒檔案編纂出版流程繁瑣，有待進一步優化

年鑒編纂工作是一個復雜的系統工程，組稿單位既要協調與眾多撰稿部門之間的工作，又要協調與編輯人員之間的工作;既要督促做好組稿工作，又要協調做好編校印刷工作。因此，設計一套合理高效的年鑒檔案編纂出版流程十分必要。建議從以下幾個方面入手：一是編纂出版機構精簡化和固定化。首先，要選定一批年鑒檔案編纂出版意識和責任心強的人員從事該項工作，并保證機構成員相對穩定。其次，各級、各人分工要明確，避免出現工作交叉、重復、越級供稿。再次，組稿人、供稿人和編校人員之間都要多溝通，增強團隊成員之間的默契。二是合理安排年鑒編纂流程。首先，組稿既要看好時間也要抓好時機，要讓組稿單位和部門不難辦到且有足夠的時間去辦。例如，安徽省農業科學院年鑒組稿工作選在院年度工作會議后、春節到來前開展，這是因為這段時間院屬單位和部門剛完成年度總結，各項材料齊備，只要對總結材料進行補充、歸納、整理即可達到組稿要求，縮短了組稿時間。組稿材料要求必須經單位和部門一把手審核簽字認可，避免編纂過程中隨意調整材料內容，影響編纂進程和質量。其次，加強編審工作。編輯人員要根據總體分工按時按質完成編校流程，形成初稿后要轉發組稿單位反復征求意見，要不斷完善、經得起考驗，總體采用“五審五校”流程，必要時可按需增加校次。再次，監督印制流程。例如，印制材料的選擇應考慮便于長期保存，選用高質量的紙張和鎖線裝訂;選擇大型的印刷廠印制，保證印刷質量和速度。

3.3 ? ?年鑒檔案的整理要常態化、制度化、形式多樣化

年鑒編纂只是一個過程，保存并利用檔案才是最終目的[4]。將年鑒編纂工作常態化、制度化，會縮短檔案資料從單位部門轉到檔案科的時間，從而使上一年的重要檔案能夠迅速公布利用，顯著提高檔案的利用效率，充分發揮檔案的參考借鑒作用[2]。另外，檔案科編研檔案工作多停留在制度匯編、紀要匯編、大事記等方面，在一定程度上限制了檔案作用的發揮，建議進一步挖掘年鑒檔案的利用形式。例如，可從年鑒檔案中抽取精華圖片和內容，制作畫冊、音像等，通過互聯網等渠道進行宣傳，或者在院重大活動如院慶、農交會上贈送派發，進一步提高院所的知名度。

4 ? ?參考文獻

[1] 陸志華.淺談地方年鑒與檔案工作的關系[J].黑龍江史志，1994（5）：50-51.

[2] 陳剛，方艷玲，鄧元寶，等.編纂年鑒檔案的責任與思考：以中國熱帶農業科學院年鑒編纂為例[J].辦公室業務，2014（3）：223-224.

[3] 韓千紅，陸明珊.農業科研院所應加強學術檔案的開發利用[J].科技檔案，2013（2）：15-17.

[4] 梁選霞.地方綜合年鑒檔案工作入鑒淺議[J].廣西地方志，2002（4）：28-29.