高校檔案管理信息化建設探析

王尚祥

[摘 ? ? ? ? ? 要] ?檔案管理是高校進行內部管理的重要內容，通過開展高水準的檔案管理可以對人事信息進行充分整合，根據信息分析的結果實施更高層面的管理工作。隨著教育規模的不斷擴張，高校的師資力量更加雄厚，需要進行更優質的人事管理。傳統的檔案管理模式未能給高校注入更好的推動力量，不能開展信息化的檔案管理和建設，最終制約檔案管理的質量。所以高校需要重視進行信息化的建設，創新檔案管理模式，使干部人事工作得到更好開展，促使高校推動信息化建設的健康開展，強化最終的管理質量。

[關 ? ?鍵 ? 詞] ?檔案管理;信息化建設;人事管理;高等學校;管理方式

[中圖分類號] ?G647 ? ? ? ? ? [文獻標志碼] ?A ? ? ? ? ? ?[文章編號] ?2096-0603（2019）27-0230-02

檔案是高校進行管理的重要資源，包含教學工作、學術研究和以及人事管理等多個方面，是重要的信息資源。如果可以做好各種檔案管理工作，高?？梢詫v史發展進行記載，也能通過對這些資源的分析和利用總結管理教訓，對教學管理對策開展合理的調整，為相關問題的解決提供信息依據。傳統的管理方式雖然可以對檔案信息進行管理，但是會出現受損、丟失等問題，不能給學校管理提供更好的信息支持。所以高校應該開展信息化的檔案管理，通過信息化建設強化檔案管理的最終效率，保障管理內容的準確性，從而利于高校開展更優質的管理工作。

一、高校重視開展檔案管理信息化建設的價值分析

（一）對紙質檔案開展科學的管理與保存

檔案管理對高校發展起到重要影響，需要開展高水準的檔案管理，促使各項檔案信息得到更好的應用。在傳統的檔案管理中，管理人員主要是開展手工操作。這樣就導致紙質檔案在管理中容易出現造假、內容丟失等現象，或者是出現材料檔案受到損害的問題，對檔案資料的真實性、完整性造成威脅。以上的檔案管理方式不能給學校管理提供更好的信息支持，也未能給管理工作提供更好的信息保障。而通過開展信息化的建設可以讓電子文檔取代之前的紙質檔案，電子檔案不會受到溫度或者是濕度的影響而出現受損的問題[1]。同時，通過開展信息化建設可以對檔案信息進行快捷查詢，也方便進行檔案內容的閱讀。這樣能對檔案的安全性起到保障，更好地發揮檔案管理的作用。

（二）強化檔案管理的最終質量

隨著教育規模的不斷擴張，高校的師資力量更加雄厚，需要進行更優質的人事管理。如果可以做好各種檔案管理工作，高?？梢詫v史發展進行記載，也能通過這些資源的分析和利用去總結管理教訓，合理調整教學管理的方案。但是傳統的檔案管理模式沒有體現出更好的應用優勢，不能對多種檔案內容進行分析和管理，最終制約的檔案管理質量。在繁重的檔案管理壓力下，工作人員如果是借助傳統方式開展管理則容易出現多種漏洞，比較明顯的是檔案編號出現錯誤或者是原始資料受到損害。而通過信息化的建設，高?？梢越柚喾N硬件資源和信息技術對檔案資源進行管理，合理解決之前的管理問題[2]。這樣可以對檔案資源進行合理的運用，更好地開展檔案資源管理，在實現資源共享的基礎上強化檔案管理的最終質量。

二、高校開展檔案管理信息化建設中出現的問題

（一）高校未能重視開展信息化建設，制約最終檔案管理的水平

結合學術研究可知傳統的管理方式雖然可以對檔案信息進行管理，但是會出現受損、丟失等問題，不能給學校管理提供更好的信息支持。所以高校需要對當前的檔案管理模式進行多角度的分析，思考當前信息化建設中出現的問題，從而對信息化檔案管理開展全方面的認知。首先體現出高校未能重視開展信息化建設，制約最終檔案管理的水平的問題。領導層未能對信息化檔案管理的重要性進行科學的認知，沒有制定科學的發展戰略，也沒有關注到隊伍建設等內容。信息化管理的意識比較薄弱，未能制定全面的檔案管理途徑，這樣就削弱開展檔案管理的綜合價值，導致高校檔案管理出現多種問題，影響最終的檔案管理質量。

（二）制度管理需要完善，缺少相關的軟硬件資源支持

要想實現信息化的檔案建設，需要得到相關的制度支持，通過管理制度指導檔案管理工作順利開展。通過相關的學術研究內容進行分析得知，目前高校在進行信息化檔案管理中出現制度管理需要完善，缺少相關的軟硬件資源支持的問題，制約信息化的管理效果。一方面高校未能制定合理的管理制度，管理人員出現缺少責任意識或者是使命感，經常出現不合理的檔案管理行為。如管理人員未能根據正常流程開展檔案管理，隨意借出、查閱檔案資料，出現問題之后相互推諉[3]。這樣就導致檔案管理工作的順利開展受到阻礙，影響各種檔案資源的充分管理和利用，不利于高校開展更高層的管理工作。另一方面高校缺少相關的軟硬件資源支持。在信息化的建設過程中僅是投入計算機、復印機等基本的硬件建設，未能開展其他方面的硬件建設。同時，信息化建設僅是停留在對文字進行處理的層面，體現出鮮明的滯后性，不利于檔案資源的充分運用。此外，高校也沒有建立數據庫和綜合管理系統等，未能對檔案信息化管理進行安全保障，從而影響最終的檔案資源管理效果。

（三）管理人員的綜合素養需提升

受到之前管理體制的影響，高校未能重視開展檔案信息管理，檔案部門成為“養老部門”。無論是在年齡結構分布，還是在專業構成上都存在很大差異，沒有組建高水準的人才隊伍，這樣就影響檔案管理的最終質量。通過對目前的檔案管理情況進行分析得知，高校在進行檔案資源管理時出現管理人員的綜合素養需提升的問題，抑制整體的檔案管理質量：（1）檔案部門未能制定明確的責任體制，不能根據工作流程開展檔案資源的管理工作，從而出現多種管理問題[4]。（2）管理人員不具備專業能力，未能借助先進的管理方式開展檔案管理，也沒有較高的工作熱情。這樣就導致檔案管理出現多種問題，沒有對檔案資源進行深度的挖掘，影響最終的管理效果。

三、合理提升高校檔案管理信息化建設質量的路徑分析

（一）高校要科學認知信息化檔案管理的重要性，強化檔案管理的能力

因為高校未能重視開展檔案信息化建設，制約最終檔案管理的水平。所以要想合理提升檔案管理的信息化建設效果，高校要科學認知信息化檔案管理的重要性，強化檔案管理的能力。（1）高校需要重視開展信息化建設，努力提升最終檔案管理的水平。高校領導層需要對信息化檔案管理的重要性進行科學的認知，積極制定科學的發展戰略，更應該關注到隊伍建設等內容。（2）高校應該強化檔案管理的能力，給信息化檔案管理注入更多的推動力量。領導層需要重視檔案管理部門的組建情況，合理增加資金投入給信息化建設提供更好的資源保障，促使各項檔案信息得到科學的應用。

（二）進一步完善檔案管理制度，強化基礎建設的資源投入

因為目前高校在進行信息化檔案管理中出現制度管理需要完善，缺少相關的軟硬件資源支持等問題，制約信息化的管理效果。所以要想強化最終的檔案管理效果，高校應該進一步完善檔案管理制度，強化基礎建設的資源投入。首先，高校需制定合理的管理制度，重點對管理人員進行工作指導，強化檔案管理的整體質量。通過完善當前的檔案管理制度，高?？梢詼p少管理人員缺少責任意識或者是使命感問題的發生，避免出現不合理的檔案管理行為。如開展檔案資源管理的過程中，管理人員應該根據管理制度和流程進行管理，不能出現隨意借出檔案資料的管理行為。這樣可以讓檔案管理工作順利開展，實現對各種檔案資源的充分管理和利用，從而利于高校開展更高層的管理工作。

其次，高校需要提供軟硬件資源支持。如果在信息化的建設過程中僅是投入計算機、復印機等基本的硬件建設，未能開展其他方面的硬件建設，如智能檔案管理系統，那么高校很難開展高水準的信息化建設。所以高校應該增加資金的投入，合理引入相關的硬件設施、軟件和軟件資源，這樣可以給檔案管理的信息化建設提供支持[5]。同時，高校需要關注檔案管理的安全建設，重點對檔案管理的系統提供防火墻的保護，避免因為外界攻擊出現資源丟失的問題。

（三）多途徑強化管理人員的綜合素養，更好地開展檔案管理工作

上文研究指出高校在進行檔案資源管理時出現管理人員的綜合素養需提升的問題，抑制整體的檔案管理質量。所以要想強化最終的檔案管理信息化建設，高校應該多途徑強化管理人員的綜合素養，更好地開展檔案管理工作。一方面高校需對各種人力資源進行整理和分析，根據崗位需求分配工作人員。這樣可以讓合適的人員參與到檔案管理中，解決之前的部門管理問題。另一方面高校應該通過多種方式對檔案管理人員進行業務素質培訓，指導他們更好地投入到崗位工作中。高?？梢酝ㄟ^專項崗位招聘的方式吸納一批高素質的專業檔案管理人員，強化檔案管理隊伍的組建質量。高校也應該通過專題講座或者是外出學習等方式對工作人員進行專業培訓，強化他們對檔案管理的認知，更好地認知到信息化建設對檔案管理的價值，從而更好地開展檔案管理，給教學、科研、人事管理等工作提供更多的資源支持。

因為傳統的檔案管理模式未能給高校的檔案工作注入更好的推動力量，不能開展信息化的檔案管理和建設。所以高校應該開展信息化的檔案管理，通過信息化建設強化檔案管理的最終效率，保障檔案管理內容的時效性、準確性，從而利于高校開展更優質的管理工作。針對當前信息化檔案管理中出現的問題，本文認為高校要科學認知信息化檔案管理的重要性，強化檔案管理的能力。同時，高校應該進一步完善檔案管理制度，強化基礎建設的資源投入。此外，要想強化最終的檔案管理信息化建設，高校應該多途徑強化管理人員的綜合素養，以便更好地開展檔案管理工作。

參考文獻：

[1]劉群.“互聯網+”時代高校檔案管理信息化建設中存在的問題與對策[J].科技經濟導刊，2018，26（35）：22.

[2]劉琴.基于教育信息化時代的高校檔案信息化管理建設探析[J].中國管理信息化，2018，21（14）：164-165.

[3]何慶.數字化時代推動高校檔案管理信息化建設的路徑[J].電子技術與軟件工程，2018（6）：232.

[4]豆亞飛.基于數字化時代背景下高校檔案管理信息化建設[J].辦公室業務，2017（23）：76-77.

[5]陳清欽.“五大發展理念”下的高校檔案信息化建設探析[J].蘭臺世界，2017（17）：57-60.

編輯 尹 軍