系統(tǒng)信息化管理和流程再造對(duì)物流企業(yè)的影響

汪世軍

[摘要]青島區(qū)域物流倉(cāng)儲(chǔ)公司有20多年發(fā)展歷史的綜合型物流企業(yè)，隨著青島市港口物流配套產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展，從最初的粗放型發(fā)展模式轉(zhuǎn)向精細(xì)化管理模式——即從最初的手工操作信息量大、手工賬單到現(xiàn)在的業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息化，系統(tǒng)賬單、系統(tǒng)對(duì)接。通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息化和流程再造重構(gòu)了企業(yè)的責(zé)任中心，做好利潤(rùn)中心和績(jī)效考核。文章中對(duì)物流倉(cāng)儲(chǔ)公司物流技術(shù)升級(jí)、系統(tǒng)管理、組織方式、運(yùn)營(yíng)模式等一系列的創(chuàng)新發(fā)展。在整合企業(yè)資源，優(yōu)化流程的基礎(chǔ)上，協(xié)調(diào)各部門轉(zhuǎn)型發(fā)展達(dá)到降本增效的目標(biāo)。

[關(guān)鍵詞]信息化管理;流程再造;物流企業(yè)

[DOI]1013939/jcnkizgsc201930164

1系統(tǒng)信息化管理和流程再造前的基本情況及問(wèn)題

（1）青島口岸區(qū)域物流倉(cāng)儲(chǔ)公司的基本情況。①物流倉(cāng)儲(chǔ)公司主營(yíng)業(yè)務(wù)是集裝箱堆存服務(wù)，貨物倉(cāng)儲(chǔ)及分撥服務(wù)，貨運(yùn)訂艙代理服務(wù)。②物流倉(cāng)儲(chǔ)的商業(yè)模式。公司通過(guò)自主研發(fā)服務(wù)系統(tǒng)，不同的業(yè)務(wù)有不同的系統(tǒng)平臺(tái)，對(duì)大客戶接受客戶定制化需求，船公司下達(dá)指令后通過(guò)系統(tǒng)對(duì)接，直接EDI傳送數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)快捷準(zhǔn)確服務(wù)。

（2）公司存在的主要問(wèn)題。基礎(chǔ)管理較差，數(shù)據(jù)處理信息化程度不高，人才流失比較嚴(yán)重。

（3）選擇系統(tǒng)信息化管理和流程再造的主要原因。①系統(tǒng)信息化管理有利于提高操作效率和準(zhǔn)確性，在有效的操作節(jié)點(diǎn)直接鎖定應(yīng)收費(fèi)項(xiàng)，避免少收漏收的情況。②加快信息資源整合。企業(yè)推出自己的各項(xiàng)信息平臺(tái)，如貨代訂艙平臺(tái)系統(tǒng)、場(chǎng)站堆存平臺(tái)系統(tǒng)、倉(cāng)儲(chǔ)拼箱平臺(tái)系統(tǒng)等，制定和推廣各平臺(tái)接口標(biāo)準(zhǔn)，使信息平臺(tái)信息互聯(lián)互通及有效銜接。③流程再造有利于各環(huán)節(jié)降本增效。場(chǎng)站進(jìn)場(chǎng)道口環(huán)節(jié)，原分為驗(yàn)箱操作和進(jìn)場(chǎng)信息操作環(huán)節(jié)。研發(fā)手持機(jī)驗(yàn)箱操作后，兩個(gè)部門業(yè)務(wù)合二為一，室外手持機(jī)進(jìn)行驗(yàn)箱及錄入數(shù)據(jù)，取消進(jìn)場(chǎng)操作部門，節(jié)省部分人工成本并提高進(jìn)場(chǎng)效率，避免道口堵車。

2信息化管理和流程再造的運(yùn)用目標(biāo)及思路

（1）系統(tǒng)信息化管理和流程再造的目標(biāo)。激活員工隊(duì)伍，厘清操作流程，建立操作利潤(rùn)中心，完善績(jī)效激勵(lì)方案，讓員工發(fā)揮主觀能動(dòng)性，降本增效，培養(yǎng)人才。

（2）應(yīng)用系統(tǒng)信息化管理和流程再造的內(nèi)容。根據(jù)優(yōu)化系統(tǒng)化建設(shè)和流程再造梳理，進(jìn)行合理的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整，做好系統(tǒng)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)費(fèi)用控制工作。規(guī)范授權(quán)機(jī)制，設(shè)置好權(quán)責(zé)利分配。將操作利潤(rùn)中心內(nèi)部進(jìn)一步細(xì)化責(zé)任單元，做好業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)有效銜接，績(jī)效考核激勵(lì)系統(tǒng)補(bǔ)充支持。系統(tǒng)信息化和流程再造包括組織結(jié)構(gòu)調(diào)整、細(xì)化責(zé)任單元、費(fèi)項(xiàng)控制、授權(quán)機(jī)制、財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、績(jī)效考核激勵(lì)系統(tǒng)。

（3）系統(tǒng)信息化管理和流程再造的創(chuàng)新。當(dāng)前企業(yè)各個(gè)操作環(huán)節(jié)銜接不當(dāng)，分離嚴(yán)重，導(dǎo)致各個(gè)環(huán)節(jié)存在重復(fù)操作，成本提高的現(xiàn)象。而物流效率的提高，最根本的是將各個(gè)環(huán)節(jié)串聯(lián)起來(lái)，信息傳輸于各部門之間，進(jìn)行一體化運(yùn)營(yíng)。人工成本是物流企業(yè)最大的變動(dòng)成本，占變動(dòng)成本的10%左右。過(guò)去的管理模式是人工操作信息量大，環(huán)節(jié)多，這是當(dāng)初的粗放管理模式。現(xiàn)在通過(guò)系統(tǒng)信息化和流程再造，梳理流程并將部分操作環(huán)節(jié)改成自助服務(wù)環(huán)節(jié)，如自助出口閘口、自助收費(fèi)、自助開票等，從而使管理會(huì)計(jì)驅(qū)動(dòng)公司做組織和管理變革，減少操作人員，實(shí)現(xiàn)降本增效，直接為企業(yè)創(chuàng)造利潤(rùn)。

3系統(tǒng)信息化及流程再造應(yīng)用的過(guò)程

（1）系統(tǒng)信息化管理和流程再造變革前后組織架構(gòu)變化。①系統(tǒng)信息化管理和流程再造變革前的組織架構(gòu)情況，實(shí)行總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)的職能部門制，如場(chǎng)站部、倉(cāng)儲(chǔ)部、貨代部、財(cái)務(wù)部、人事行政部、安監(jiān)部、質(zhì)量管理部。②實(shí)施系統(tǒng)信息化管理和流程再造變革后組織架構(gòu)，將操作職能部門轉(zhuǎn)化為利潤(rùn)中心，內(nèi)部主要責(zé)任部門精細(xì)化管理，精細(xì)核算每個(gè)部門的利潤(rùn)和成本。③總經(jīng)理—執(zhí)行副總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下，設(shè)置場(chǎng)站部利潤(rùn)中心、倉(cāng)儲(chǔ)部利潤(rùn)中心、貨代部利潤(rùn)中心。

（2）應(yīng)用系統(tǒng)信息化管理和流程再造的資源、環(huán)境、信息化條件。①實(shí)施系統(tǒng)信息化管理和流程再造不僅需要總經(jīng)理的高度支持，而且總經(jīng)理的意識(shí)和態(tài)度直接關(guān)系著信息化的進(jìn)展。②實(shí)施系統(tǒng)信息化管理和流程再造需要IT研發(fā)投入，需要各部門溝通配合，必要時(shí)候進(jìn)行組織部門變革，精細(xì)核算每個(gè)部門的利潤(rùn)和成本。這樣會(huì)要求財(cái)務(wù)在做好轉(zhuǎn)型學(xué)習(xí)，由過(guò)去財(cái)務(wù)人員以計(jì)費(fèi)人員占大多數(shù)的情況，將來(lái)會(huì)轉(zhuǎn)變?yōu)闃I(yè)財(cái)融合型財(cái)務(wù)人員為主。

（3）實(shí)施系統(tǒng)信息化管理和流程再造的具體步驟、財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)流程改造。①成立系統(tǒng)信息化實(shí)施小組，由執(zhí)行副總經(jīng)理?yè)?dān)任組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組員，由質(zhì)量管理部牽頭，處理系統(tǒng)信息化升級(jí)和流程再造日常事務(wù)。②進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)細(xì)分，將場(chǎng)站部進(jìn)一步細(xì)化為二級(jí)利潤(rùn)中心：場(chǎng)站部和理貨部。貨代部進(jìn)一步細(xì)分為二級(jí)利潤(rùn)中心：物流中心、推廣部、操作部、銷售部等，按崗位職能細(xì)分。③整合各系統(tǒng)信息資源，使系統(tǒng)共用數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)對(duì)接，數(shù)據(jù)高效傳輸。④整合資源，梳理流程，標(biāo)準(zhǔn)化操作流程，自動(dòng)化部分系統(tǒng)可控環(huán)節(jié)，降低人工成本。⑤建立管理會(huì)計(jì)報(bào)表，用來(lái)獨(dú)立核算各一級(jí)與二級(jí)利潤(rùn)中心損益狀況，做好業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接工作。按合同、按出貨、按回款確認(rèn)各操作利潤(rùn)中心收入。⑥建立各利潤(rùn)中心績(jī)效考核激勵(lì)機(jī)制，按月考核操作量，差錯(cuò)率。按月兌現(xiàn)獎(jiǎng)金，激發(fā)員工潛能，提升積極性，創(chuàng)新力。⑦建立業(yè)績(jī)考核分析制度，確保利潤(rùn)中心進(jìn)行PDCA循環(huán)改善。業(yè)務(wù)操作量變化率，業(yè)務(wù)差錯(cuò)率，人均費(fèi)用率，人均利潤(rùn)率等指標(biāo)分析，建立指標(biāo)分析報(bào)告統(tǒng)一模板，分析差異原因，提出改善建議。

4實(shí)施信息化管理和流程再造后的評(píng)價(jià)

（1）對(duì)解決公司管理問(wèn)題情況的評(píng)價(jià)。實(shí)施系統(tǒng)信息化和流程再造后，實(shí)現(xiàn)POS收費(fèi)系統(tǒng)對(duì)接、微信收費(fèi)系統(tǒng)對(duì)接，自助收費(fèi)開票設(shè)備上線后，操作快捷方便，員工效率提高，工作量降低，崗位減少，有效地解決了閘口現(xiàn)金收費(fèi)量大，并緩解了高峰時(shí)段客戶矛盾，成功給員工降本增效，激發(fā)員工潛力和積極性。

（2）對(duì)支持公司制定和落實(shí)戰(zhàn)略的評(píng)價(jià)。中小型物流企業(yè)戰(zhàn)略制定專注于自己的操作平臺(tái)，以提高服務(wù)質(zhì)量和降低成本為目標(biāo)，加大物流技術(shù)研發(fā)投入，系統(tǒng)信息化和流程再造有利于為員工降本增效，有利于研發(fā)人員主動(dòng)開發(fā)出符合市場(chǎng)需求的服務(wù)模式。

（3）對(duì)提升公司管理決策有用性的評(píng)價(jià)。實(shí)施系統(tǒng)信息化和流程再造有利于管理層把控分析經(jīng)營(yíng)成果，看清各部門的績(jī)效和對(duì)公司的價(jià)值貢獻(xiàn)度，通過(guò)部門利潤(rùn)指標(biāo)來(lái)衡量各部門的服務(wù)及各客戶的貢獻(xiàn)度，有效地搭配資源發(fā)展有競(jìng)爭(zhēng)力的客戶，也有利于部門的后續(xù)服務(wù)的改進(jìn)。有利于對(duì)各部門進(jìn)行績(jī)效考核，激發(fā)員工積極性 ，衡量各部門和員工對(duì)公司的價(jià)值貢獻(xiàn)度。

5系統(tǒng)信息化管理和流程再造的總結(jié)

（1）系統(tǒng)信息化管理和流程再造應(yīng)用中的優(yōu)缺點(diǎn)。系統(tǒng)信息化改進(jìn)的優(yōu)點(diǎn)是確實(shí)能帶來(lái)降本增效的好處，對(duì)激發(fā)員工能動(dòng)性有推動(dòng)作用，便于部門和員工績(jī)效考核。缺點(diǎn)是市場(chǎng)環(huán)境和科技水平變化太快，企業(yè)稍微放松就有跟不上行業(yè)發(fā)展節(jié)奏的感覺(jué)，有時(shí)遇突發(fā)性業(yè)務(wù)需求變更系統(tǒng)情況，時(shí)間急任務(wù)重，造成系統(tǒng)開發(fā)不免存在漏洞。

（2）對(duì)推廣應(yīng)用系統(tǒng)信息化管理和流程再造實(shí)施的建議。物流企業(yè)推廣系統(tǒng)化、信息化，在人工成本不斷上漲的壓力下，通過(guò)流程化、自動(dòng)化來(lái)達(dá)到降本增效的目標(biāo)。系統(tǒng)信息化和流程再造是管理會(huì)計(jì)推廣企業(yè)組織變革、員工主動(dòng)降本增效并減負(fù)的重要工具，是管理會(huì)計(jì)創(chuàng)造價(jià)值的重要工具。在系統(tǒng)搭建過(guò)程中考慮與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)對(duì)接，向績(jī)效考核系統(tǒng)反饋數(shù)據(jù)。對(duì)員工的主觀創(chuàng)造價(jià)值、自我價(jià)值驅(qū)動(dòng)、獎(jiǎng)罰制度建立起到推動(dòng)作用。物流企業(yè)發(fā)展受外部環(huán)境的壓力，要想生存和發(fā)展，成本一定要有效地管控好。系統(tǒng)和流程對(duì)成本費(fèi)用的把控對(duì)物流企業(yè)是重要的工具。通過(guò)系統(tǒng)升級(jí)和流程再造，業(yè)務(wù)量逐年增長(zhǎng)，效益穩(wěn)步提升。