大數據時代社保檔案管理電子化分析

■李玲（湖南水利水電職業技術學院）

在大數據該時代背景下，檔案資料管理已趨向于電子化。然則，社保檔案資料管理，在電子化方面仍然略顯不足，存在一定問題，有待于進一步優化。對此，以大數據為時代背景下，深入研究社保電子化檔案管理有著一定現實意義及價值。

一、簡述社保的檔案管理

（一）重要性闡述

針對社保事業發展與國企員工來說，管理社保檔案工作持續有效地落實有著至關重要的影響，屬于衡量著國企績效水平核心標準。社保檔案，記錄著國企發展歷史與重要的成果，也可作為教學方面的重要資料。現階段，社保業發展水平仍然處初級發展階段，國企應用當中略有不足。對此，需要緊跟時代的發展步伐，借助電子化、大數據各項技術優勢，強化管理社保檔案，以能夠為后期各項工作高效化實施提供重要參考，為社保業的發展奠定良好基礎。

（二）目的

國企社保檔案方面的管理工作，并非屬于形式主義工作，管理目的包括：便于企業隨時調取應用、高效利用、為國企員工社保提供重要依據等。管理社保檔案，重點應當將檔案入庫登記、檔案整理與歸檔、電子化的管理各項工作做好。

（三）現實作用

伴隨時代的進步發展，國企檔案資料信息量劇增，受重視的程度略顯提升，社保的技術檔案，它主要是結合個人的發展情況漸漸形成的，包括國企員工受教情況、職稱、級別、培訓、工作等等，還包含著國企理論發展的成果、社保等，社保方面所有技術檔案實現電子化、精細化的管理，有助于提升整體的工作效率。

二、現狀分析

（一）在戰略地位方面

多數人單純以為檔案資料管理屬于細枝末節，并不關系著部門考核，基層窗口日常工作繁忙且壓力較大，無時間整理、影像化各種檔案資料；檔案室的面積未能達標，基礎設施不夠完畢等，電子化檔案管理實現道路十分艱難；未能夠依據質量管理標準體系及社保檔案資料管理辦法，把檔案納入至規范化的管理當中，運行機制缺乏完善性；在人員匹配方面，缺乏穩定性，能滿足于實際工作需求專職的檔案工作者較少，兼職者對口檔案管理專業的相對較少。

（二）在影像化的程度方面

各個科室自行采集、整理自己的業務檔案，采用紙質的手工管理，不利于對后期檢索、核查、統計及使用等，工作效率相對較低，極易有差錯情況出現。紙質版的檔案通常并未做備份出來，檔案管理的安全性相對較低，存在著較大年久缺失的可能性，在缺失之后經辦依據斷然不足。若經辦出錯、缺失檔案，業務經辦的流失斷然會缺少原始依據難以糾正，對社保經辦嚴肅性、連續性影響較大，對參保人自身利益會產生損害作用，社保業的持續發展備受限制。

（三）在數據庫的共享方面

員工人事檔案，屬于退休辦理主要依據及養老待遇調整原始的憑證，更屬于社保檔案核心構成，與工齡長短、退休的時間、養老待遇高低與否等均密切相連。因其形成的時間相對久遠，且涉及到較多單位，情況十分復雜、有著較強流動性、較多的內容、較大數量等，管理規范難以到位，紙質檔案的管理不夠妥善、到位，資源缺失問題時有出現，對員工自身利益影響較大。未能夠及時整理、裝訂，影像化的基礎數據缺乏規范化程度。檔案資料電腦查詢目錄索引還并未建立起來，全面影像化員工檔案并未納入到整體工作規劃當中，并未開發相應檔案管理系統軟件。

（四）在人事檔案方面

現階段，社保的一體化綜合系統檔案模塊雖已要求掃描人事方面檔案，但在實操期間，依然存在需掃描資料但卻并得到及時未掃描或少掃描等情況，只是依靠著單一紙版的檔案，該系統不完全的掃描會導致檔案缺失，陷入被動的局面。錄入員工人事檔案當中，關鍵資料缺乏完善性，需查找時也僅僅能夠查找紙質版的檔案，耗時耗力，極易有差錯問題出現。業務經辦的系統內部未能建立起員工人事檔案的共享系統模塊，以至于無法實現社保經辦網絡與人事檔案互通互享。經辦系統平臺并未設立員工檔案的掃描傳送該項功能，企業在辦理退休各項業務時需要親臨現場審核這些檔案資料，存在著扎堆辦理這一情況。

（五）在檔案備份及責任追究方面

并未及時地將社保數據檔案備份工作做好，重要檔案資料保存期限內存在較大缺失問題的可能性。檔案管理的責任追究也只是停留于批評與告誡層面上，未能夠深入落實相應獎懲機制。刑法修訂案、社保個人的權益記錄相關管理辦法等著，對于查詢數據、網絡化服務的信息安全方面問題提出較為明確的要求及標準，但是，仍然有傳播與泄漏、復制與查詢他人社保數等行為出現，增加了社保的電子化檔案保密及參保群起的信息安全風險隱患。

三、電子化實現路徑

（一）提升重視度、注重制度保障的完善化

借助多種宣傳渠道、手段，確保各級領導均能夠高度重視社保檔案的電子化管理，把電子化的社保檔案納入至考核管理當中，充分解決人員與資源短缺及庫房緊張各項實際問題，為實現社保檔案的電子化管理提供便利條件；逐步完善化社保業務的檔案收集整理、立卷歸檔、存儲、移交、利用、保密、鑒定及銷毀各項制度，促使良好的運行機制能夠形成；配備專職的檔案管理者，最好應當是檔案管理的對口專人人員，由他們來統一接收及備份電子檔案；內設科室，需配備一名兼職人員，主要負責科室檔案采集整理及移交各項工作；加強人員培訓，促使管理的專業水平能夠提升，推動著社保檔案實現電子化的管理。

（二）采集基礎數據、影像化業務檔案

依據誰經辦則由誰采集、誰采集則由誰影像化這一基本原則，隨時采集原始的紙質版檔案，并隨時予以影像化，各類一定頁數的資料均屬于一個移交的單位，移交給綜合的檔案室。在次年初期，應當把本科室在上一年末所移交業務資料做好全部移交處理工作；紙質版檔案的目錄數據內所有文件，均應當有唯一的檔號，用檔號來命名經掃描后圖像文件；構建起數據采集復審制度、事后監督制度，綜合的檔案室內部工作者，應通過電子檔案調閱，符合初審采集數據資料，設好風險的監控電，將數據采集全過程透明度提升。

（三）強化人事檔案的管理、注重可共享數據庫的開發

實施分類排編管理，構建起電子化檢索及借閱使用的登記系統，將管理效率逐漸提升；依據業務檔案的影像化處理方法，落實專業人員統一抽調及組織工作，構建起全面性、完整性及規范化的人事檔案資料電子化數據庫；重視后期管理，調動員工期間應當把控好，日常應當及時做好歸檔及整理處理，每年梳理裝訂所有檔案資料，做好查漏補缺工作；構建起人事檔案資料信息網絡化系統，把檔案信息的檢索方式逐漸從聯機與脫機檢索，逐漸轉變成網絡化及智能化的建設檢索，促使信息檢索與傳遞實現網絡化，促使檔案系統能夠與社保的經辦平臺之間實現數據的互接與互享。

（四）注重經辦平臺的完善化

強化社保一體化、綜合化管理，重要檔案資料務必要全面實施規范化的掃描處理，不可存在著少掃描或者漏掃描情況。人事檔案及社保檔案以影像化為基礎，注重電子檔案的系統及社保經辦的系統兼容性軟件開發，確保社保經辦期間可從人事檔案資料數據庫內直接提取或者轉換資料，實現影像掃描全程化電子共享，促使社保工作者經辦效率提升，避免出錯。

（五）實行檔案備案及責任追究制、規避風險

檔案管理者務必要將電子檔案資料的備份工作做好，強化管理存儲的媒介，注重管理環境的合理優化，做到定期核查和及時備份出來，如有需要還可實施異地多重的備份處理。針對于經辦人不妥善的檔案管理行為所致泄漏資料情況，務必予以嚴懲；企業、政府部門與個人，均應當結合自身具體需求，適當將查詢窗口開放，以便于企業、政府與個人查詢該檔案資料，提升政府部門的服務效能，也可更好地維護企業員工合法權益。

四、結語

綜上所述，國企檔案管理當中，社保檔案屬于關鍵性的基礎檔案資料，它的管理質量水平與管理效果，直接關系著員工個人利益。在大數據時代背景之下，國企社保檔案的管理應當逐步向著電子化的方向轉變著，以便于提升社保檔案整體管理水平，更加有效地凸顯出社保檔案資料管理價值與意義。