加強落實人事檔案管理的相關措施

楊力勇

現如今，檔案管理工作已發展為各單位及團體工作中不可忽視的一項重要工作。檔案管理工作的成效直接記載著生產及運行過程中的重要信息。尤其對人事檔案的管理，更加重要。人事檔案中記載著各單位及團體中的每一個人的詳細信息及素質綜合情況。其作用顯而易見。

一、人事檔案管理的重要性

在我國的各機關中包括各類各級企業、事業單位，關于對人事聘用、備案的管理方法系人事檔案管理。這將直接反應出從事崗位工作的人員素質、社會個人行為、學歷情況，同時它也會反映出被記載人員歷年來在社會中有無不良記錄、有無違法情況。從而真實的、明確的為個人的教育經歷、工作能力、道德修養、工作業績、有無不良行為做出了有效的見證。人事檔案必須要具備原始性、真實性和完整性來確保人事檔案具備法律效益，能夠作為在人員組織調度、人員選用、評審職稱及繳納相關社會保險的有效憑證依據。

二、目前人事檔案管理的問題情況

（一）當下對人事檔案的認知情況

人事檔案關乎著各在崗人員的工作，有著獨特的作用。當需要它的時候人們都會迫切的希望第一時間能夠調檔，但在不需要的時候，往往忽視了人事檔案管理。在崗管理人員責任心不強管理不細致，這將使人事檔案管理工作在被動以及不健全完善的隱患下開展。其結果造成的影響是相當不良的。并且隨著對人事檔案管理的認識誤區，管理意向不明確，不能與網絡信息接軌不能跟上信息化的步伐造成工作發展的腳步過緩。盲目的延續陳舊看法，不能良好的創新，從事在崗人員相對素質低下，使檔案不能及時得到整理和備案，這些不當行為都將影響著人事檔案存在的作用和意義。

（二）從事檔案管理工作中的相關問題

1.在日常的檔案管理工作中，本著陳舊觀念的看法，對人事檔案管理工作不能夠重視往往隨意的采用人員去進行本工作，而沒有讓檔案工作這項任務由更優秀的人才去擔任。將檔案工作的過程縮減到最簡單化。同時也沒有將人事檔案管理的特殊性引起重視，啟用一部分責任心不強、專業業務知識淺薄的人員來從事檔案管理工作，這類人員即不能與信息化的時代步伐進行接軌，又不能通過良好的信息接軌提升檔案管理的工作質量，有些甚至不能獨立的完成工作、不能熟練的使用計算機及網絡。此類人員的不稱職，會為檔案管理工作形成潛在的隱患。如今發展的需要，從事檔案管理工作的人員不但要有超強的責任心，還要熟練的掌握新科技，如電腦、因特網、打印機的合理運用，并且要具備責任心和創新意識。這樣方能減少隱患，提升跟多的效率和質量。

2.專業管理人員缺乏。現如今大部分單位沒有對于檔案管理工作形成獨立的管理部門，由于傳統意識中覺得檔案管理工作不是特別重要，所以負責人同時也肩負著其他的工作。沒有形成單獨的檔案管理機構。這樣不能有效的讓從事檔案管理人員專心做好檔案管理工作，沒有更多的時間去熟悉認識檔案管理方面的業務知識，沒有時間去加強或學習相關的知識，更加不會有進行創新或與更好的管理模式交流的機會。在這樣的前提下，讓人事檔案管理工作的成效受到了影響。

3.不能夠采用穩定的人員進行檔案管理工作。本項工作屬于一項獨立專業工作，它具備自己的特點。檔案管理擁有自己的法律法規、管理理念和流程辦法。要想做好人事檔案管理工作，必須要由業務熟練的人員來進行管理。大部分單位不能調遣穩定的人員來從事檔案管理工作，時常換崗從事，甚至將實習生安排在檔案管理科室進行工作。這樣從事檔案管理人員不能夠熟練的掌握檔案資料管理，使得需要得到信息部門、個人不能及時的得到信息、嚴重的影響了人才的流通。甚至影響漲工資、評審職稱、繳納社會保險等重要過程，造成嚴重的不良影響。

三、關于人事檔案管理質量提升的相關辦法

（一）更改陳舊的想法及看法

若要檔案管理工作成效得到提升，必須要對檔案管理工作在人事當中的作用有明確的認識，充分了解人事檔案的社會價值。要具備責任心，對單位及社會負責。從管理層次加強管理力度，將每一項細節落實到人員頭上。并且要將重點明確，人事檔案管理系一項服務管理并非約束管理。加強服務性的方針才能讓人事檔案得到合理的運用。

（二）加強從事檔案管理人員的業務能力

從事人事檔案管理工作的人員宜長期穩定，不可隨意調換。并應具備對檔案工作管理專業知識較強的人員從事。從業人員需具備過硬的計算機網絡操作水平，以及良好的個人修養及責任心。由于人力檔案是保密性很強的一項工作，必須要由原則性強、責任心強的人來負責。避免不必要的檔案信息流失等后果。所以加強人員的素質管理、穩定管理是提升本項工作成效的重要改革。

（三）工作制度建立完善

制定相應的管理流程、每個細節均做好審查，由單位主管領導進行審查無誤后整潔有序的進行備案，來確保人事檔案資料的完整性、真實性更加有效的為需要者提供服務。

如今社會的發展當中，大部分陳舊觀念已不能滿足時代發展的需求，只有不斷改革創新，方可讓各行各業在日后的存在中發揮其最大的價值，來更好的服務社會、服務人民。（作者單位：雙遼市就業服務局）