面向“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的高校檔案管理工作研究

馬曉芳 張頎

互聯(lián)網(wǎng)時代的到來為各行各業(yè)的優(yōu)化發(fā)展提供了機遇和平臺?；ヂ?lián)網(wǎng)+時代，高校利用互聯(lián)網(wǎng)平臺強化高校信息化管理對于提升高校管理質(zhì)量和效率的必然途徑。本文簡要分析了強化互聯(lián)網(wǎng)+時代高校檔案管理工作的重要意義，并針對當前高檔案管理工作中存在的問題，提出基于“互聯(lián)網(wǎng)+”時代提升高校檔案管理工作的有效措施，以提升高校檔案管理質(zhì)量和效率。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代高校檔案工作概述

“互聯(lián)網(wǎng)+”一種新的經(jīng)濟形態(tài)，即任何傳統(tǒng)行業(yè)或服務(wù)被互聯(lián)網(wǎng)改變，優(yōu)化要素配置并產(chǎn)生新的格局。檔案管理是高校管理的重要組成部分，是衡量高校整體管理水平的重要依據(jù)。高校檔案管理的內(nèi)容包含收集、整 理、研究、編 輯、保管和服務(wù)等內(nèi)容，互聯(lián)網(wǎng)+時代高校檔案管理要強化檔案收集、研究、利用，服務(wù)于高校發(fā)展建設(shè)。信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)的普及提供了方便的網(wǎng)上資料查詢、檔案接收、信息采集和檔案共享服務(wù)，互聯(lián)網(wǎng)+時代加速了信息通信技術(shù)與各行業(yè)的跨界融合，實現(xiàn)資源的共享推動了高校檔案管理質(zhì)量水平的提升;為高校數(shù)據(jù)管理提供快速、高效和穩(wěn)定的服務(wù)，提升檔案的安全性、查詢的時效性，促進了檔案資源作用的開發(fā)和利用;提高檔案的檢索速度，實現(xiàn)了檔案服務(wù)的有效性和便捷性，推動了高校檔案信息一體化的發(fā)展。

二、當前互聯(lián)網(wǎng)時代高校檔案管理工作中存在的問題

（一）高校對檔案管理重視程度不夠，檔案管理理念落后

信息時代，數(shù)據(jù)信息量龐大、種類繁多，傳統(tǒng)檔案管理模式難以滿足現(xiàn)代化管理要求。高校領(lǐng)導(dǎo)和管理者檔案管理工作意識薄弱，缺乏明確的領(lǐng)導(dǎo)崗位職責，高校的檔案管理機構(gòu)設(shè)置不科學，檔案管理的資金、硬件設(shè)備、人力資源等方面投入不足，專業(yè)設(shè)備缺乏，檔案存放區(qū)域安全性差;檔案管理人員工作繁重、身兼職，高校缺乏對從業(yè)人員的培訓，檔案管理人員專業(yè)知識和信息化管理水平不高，計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識匱乏;部分管理人員責任心不強，檔案管理水平低下，服務(wù)意識不強，極易造成了原始檔案信息的流失、毀損，難以適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)+時代信息化檔案管理要求;高校內(nèi)部缺乏有效的內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)機制，行政、基建、財務(wù)、人事、學生等管理部門檔案保存散亂，缺乏有效的指導(dǎo)。

（二）檔案管理制度不健全

高校檔案管理是一項繁冗復(fù)雜的管理體系，高校檔案管理制度不健全，相關(guān)檔案安全法律、法規(guī)缺失，檔案整理缺乏完整性、規(guī)范性、系統(tǒng)性，檔案基礎(chǔ)資料不完備

（三）信息化手段應(yīng)用不完善，檔案管理安全性有待提升

高校檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜、專業(yè)要求較高的工作，檔案基礎(chǔ)管理信息量龐大，檔案信息檢索速度慢、不全面、不準確，檔案管理信息零落、復(fù)雜、難以共享，檔案管理創(chuàng)新性不強，影響了檔案信息化的發(fā)展水平，檔案開放利用十分落后。

三、提升“互聯(lián)網(wǎng)+”時代高校檔案管理工作的應(yīng)用策略

（一）全面認識高校檔案管理重要性，強化服務(wù)意識

高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員要清晰認識“互聯(lián)網(wǎng)+”時代特點，適應(yīng)新時期信息化發(fā)展要求，轉(zhuǎn)變管理理念、完善管理模式;全面認識檔案管理的重要意義，明確領(lǐng)導(dǎo)及管理人員崗位職責，加大檔案管理資金、設(shè)備的投入，改善檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施，強化檔案管理人員專業(yè)知識和信息技術(shù)培訓;加強高校各部門的交流與溝通，相互協(xié)調(diào)，統(tǒng)籌兼顧，強化檔案管理部門對人事、財務(wù)、學生等各管理部門的檔案管理指導(dǎo)，提升檔案管理的服務(wù)能力和質(zhì)量。

（二）加強制度管理，健全和完善檔案管理制度

高校領(lǐng)導(dǎo)和管理者要樹立先進管理理念推進檔案管理標準化建設(shè)，針對管理要求和自身實際健全管理制度，制定檔案管理工作標準和規(guī)范促進檔案管理標準化和高效化，采取行動實施改革方案提高檢索的準確性和全面性，促進資源共享;結(jié)合學校檔案管理的實際現(xiàn)狀規(guī)范化加工處理檔案資料，根據(jù)一定標準對檔案進行科學化分類，及時修復(fù)、補充、刪除、校對基礎(chǔ)檔案，關(guān)注重點環(huán)節(jié)的細節(jié)，及時發(fā)現(xiàn)并糾正管理工作中存在的問題，采取防蟲、防潮、防盜、防火等保護措施，保證檔案的準確性、可靠性、時效性。

（三）強化技術(shù)手段，保障檔案管理安全性

互聯(lián)網(wǎng)+時代高校檔案管理部門要重視科技創(chuàng)新，重視檔案管理技術(shù)的提升，推動檔案管理信息化建設(shè)，加大檔案管理資金、資源投入確保數(shù)據(jù)歸檔與保存的安全性;建立現(xiàn)代化的檔案安全保障系統(tǒng)，重視信息化管理手段，明確數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，將高校一流的科研水平、優(yōu)秀人才儲備、龐大的數(shù)據(jù)資源融合運用到檔案管理當中，開發(fā)和運用安全性能高的軟件;加強網(wǎng)絡(luò)安全的建設(shè)，聘請專業(yè)人士利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)排查隱患;對檔案管理系統(tǒng)進行維護、升 級;應(yīng)用正版網(wǎng)絡(luò)防火墻，強化信息技術(shù)為工作手段和技術(shù)支撐。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案管理是高校的核心競爭力，“互聯(lián)網(wǎng)+”時代提升高校檔案管理水平是適應(yīng)教育教學改革的必然要求。高校要全面認識檔案管理重要性、健全和完善檔案管理制度、強化技術(shù)手段保障檔案信息，促進高校檔案管理質(zhì)量和效率的提升。（作者單位：哈爾濱華德學院）