面向“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的高校檔案管理工作研究

馬曉芳 張頎

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)為各行各業(yè)的優(yōu)化發(fā)展提供了機(jī)遇和平臺(tái)。互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，高校利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)強(qiáng)化高校信息化管理對(duì)于提升高校管理質(zhì)量和效率的必然途徑。本文簡(jiǎn)要分析了強(qiáng)化互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代高校檔案管理工作的重要意義，并針對(duì)當(dāng)前高檔案管理工作中存在的問(wèn)題，提出基于“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代提升高校檔案管理工作的有效措施，以提升高校檔案管理質(zhì)量和效率。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校檔案工作概述

“互聯(lián)網(wǎng)+”一種新的經(jīng)濟(jì)形態(tài)，即任何傳統(tǒng)行業(yè)或服務(wù)被互聯(lián)網(wǎng)改變，優(yōu)化要素配置并產(chǎn)生新的格局。檔案管理是高校管理的重要組成部分，是衡量高校整體管理水平的重要依據(jù)。高校檔案管理的內(nèi)容包含收集、整 理、研究、編 輯、保管和服務(wù)等內(nèi)容，互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代高校檔案管理要強(qiáng)化檔案收集、研究、利用，服務(wù)于高校發(fā)展建設(shè)。信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)的普及提供了方便的網(wǎng)上資料查詢(xún)、檔案接收、信息采集和檔案共享服務(wù)，互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代加速了信息通信技術(shù)與各行業(yè)的跨界融合，實(shí)現(xiàn)資源的共享推動(dòng)了高校檔案管理質(zhì)量水平的提升;為高校數(shù)據(jù)管理提供快速、高效和穩(wěn)定的服務(wù)，提升檔案的安全性、查詢(xún)的時(shí)效性，促進(jìn)了檔案資源作用的開(kāi)發(fā)和利用;提高檔案的檢索速度，實(shí)現(xiàn)了檔案服務(wù)的有效性和便捷性，推動(dòng)了高校檔案信息一體化的發(fā)展。

二、當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代高校檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）高校對(duì)檔案管理重視程度不夠，檔案管理理念落后

信息時(shí)代，數(shù)據(jù)信息量龐大、種類(lèi)繁多，傳統(tǒng)檔案管理模式難以滿(mǎn)足現(xiàn)代化管理要求。高校領(lǐng)導(dǎo)和管理者檔案管理工作意識(shí)薄弱，缺乏明確的領(lǐng)導(dǎo)崗位職責(zé)，高校的檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不科學(xué)，檔案管理的資金、硬件設(shè)備、人力資源等方面投入不足，專(zhuān)業(yè)設(shè)備缺乏，檔案存放區(qū)域安全性差;檔案管理人員工作繁重、身兼職，高校缺乏對(duì)從業(yè)人員的培訓(xùn)，檔案管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)和信息化管理水平不高，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)匱乏;部分管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，檔案管理水平低下，服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，極易造成了原始檔案信息的流失、毀損，難以適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代信息化檔案管理要求;高校內(nèi)部缺乏有效的內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，行政、基建、財(cái)務(wù)、人事、學(xué)生等管理部門(mén)檔案保存散亂，缺乏有效的指導(dǎo)。

（二）檔案管理制度不健全

高校檔案管理是一項(xiàng)繁冗復(fù)雜的管理體系，高校檔案管理制度不健全，相關(guān)檔案安全法律、法規(guī)缺失，檔案整理缺乏完整性、規(guī)范性、系統(tǒng)性，檔案基礎(chǔ)資料不完備

（三）信息化手段應(yīng)用不完善，檔案管理安全性有待提升

高校檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜、專(zhuān)業(yè)要求較高的工作，檔案基礎(chǔ)管理信息量龐大，檔案信息檢索速度慢、不全面、不準(zhǔn)確，檔案管理信息零落、復(fù)雜、難以共享，檔案管理創(chuàng)新性不強(qiáng)，影響了檔案信息化的發(fā)展水平，檔案開(kāi)放利用十分落后。

三、提升“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校檔案管理工作的應(yīng)用策略

（一）全面認(rèn)識(shí)高校檔案管理重要性，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)

高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員要清晰認(rèn)識(shí)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代特點(diǎn)，適應(yīng)新時(shí)期信息化發(fā)展要求，轉(zhuǎn)變管理理念、完善管理模式;全面認(rèn)識(shí)檔案管理的重要意義，明確領(lǐng)導(dǎo)及管理人員崗位職責(zé)，加大檔案管理資金、設(shè)備的投入，改善檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施，強(qiáng)化檔案管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)和信息技術(shù)培訓(xùn);加強(qiáng)高校各部門(mén)的交流與溝通，相互協(xié)調(diào)，統(tǒng)籌兼顧，強(qiáng)化檔案管理部門(mén)對(duì)人事、財(cái)務(wù)、學(xué)生等各管理部門(mén)的檔案管理指導(dǎo)，提升檔案管理的服務(wù)能力和質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)制度管理，健全和完善檔案管理制度

高校領(lǐng)導(dǎo)和管理者要樹(shù)立先進(jìn)管理理念推進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，針對(duì)管理要求和自身實(shí)際健全管理制度，制定檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范促進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和高效化，采取行動(dòng)實(shí)施改革方案提高檢索的準(zhǔn)確性和全面性，促進(jìn)資源共享;結(jié)合學(xué)校檔案管理的實(shí)際現(xiàn)狀規(guī)范化加工處理檔案資料，根據(jù)一定標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)化分類(lèi)，及時(shí)修復(fù)、補(bǔ)充、刪除、校對(duì)基礎(chǔ)檔案，關(guān)注重點(diǎn)環(huán)節(jié)的細(xì)節(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正管理工作中存在的問(wèn)題，采取防蟲(chóng)、防潮、防盜、防火等保護(hù)措施，保證檔案的準(zhǔn)確性、可靠性、時(shí)效性。

（三）強(qiáng)化技術(shù)手段，保障檔案管理安全性

互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代高校檔案管理部門(mén)要重視科技創(chuàng)新，重視檔案管理技術(shù)的提升，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，加大檔案管理資金、資源投入確保數(shù)據(jù)歸檔與保存的安全性;建立現(xiàn)代化的檔案安全保障系統(tǒng)，重視信息化管理手段，明確數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，將高校一流的科研水平、優(yōu)秀人才儲(chǔ)備、龐大的數(shù)據(jù)資源融合運(yùn)用到檔案管理當(dāng)中，開(kāi)發(fā)和運(yùn)用安全性能高的軟件;加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全的建設(shè)，聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人士利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)排查隱患;對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)、升 級(jí);應(yīng)用正版網(wǎng)絡(luò)防火墻，強(qiáng)化信息技術(shù)為工作手段和技術(shù)支撐。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理是高校的核心競(jìng)爭(zhēng)力，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代提升高校檔案管理水平是適應(yīng)教育教學(xué)改革的必然要求。高校要全面認(rèn)識(shí)檔案管理重要性、健全和完善檔案管理制度、強(qiáng)化技術(shù)手段保障檔案信息，促進(jìn)高校檔案管理質(zhì)量和效率的提升。（作者單位：哈爾濱華德學(xué)院）