地勘單位加強地質科技檔案管理的策略探討

賴春艷

摘 要：在地勘單位長期工作中做好地質科技檔案管理工作至關重要，做好地質科技檔案管理與利用，能保障各類地質勘察工作全面開展。目前地勘單位地質科技檔案管理工作中仍舊存在較多問題，比如管理模式落后、檔案管理資金不足、管理人員能力較差、資源共享受限等，所以目前要結合地質科技檔案管理中存在的各項問題采取科學化管理措施，便于地勘單位各項工作有序進行。

關鍵詞：地勘單位；地質科技檔案；管理策略

地勘單位地質勘探項目成果不僅包括各類實物資料，還有各類圖件、報告、數據等，比如探礦工程設計圖、測繪圖紙、剖面圖等。各類項目結束之后，需要將各類圖件以及資料進行整合歸檔。地質科技檔案資料整理歸檔是項目最后一個環節，其中涉及到的管理問題較多，相關管理部門亟需擬定完善的管理對策。

一、地勘單位地質科技檔案特點

地勘單位地質科技檔案具有突出的地域性，形成過程要經歷較長周期。不同區域地質條件在長期演變過程中會保持動態化變化，由于地質復雜性影響，通過各類勘探方法對地質情況進行勘察，最終產生的勘探報告形成要經過較長時間。不同的地質檔案是區域地質現象的集中反映，地質檔案地域性與周期長的特點較為突出。其次地質工作屬于多工種、多專業的復雜性工作，在作業中要進行物探、勘探、普查、區測、水文工程等，在各項工作中會產生較多檔案資料。地質檔案利用范圍較廣，應用成效具有持久性特征，技術人員通過搜尋已存的地質檔案以及各項地質研究成果，在此基礎上全面勘探，為各項工作提供指導[1]。

二、地勘單位地質科技檔案管理意義

地質科技檔案是科學化資源的重要儲備形式，對推動新時期地勘單位各項工作全面開展具有重要意義，也是地勘單位全面參與地勘科學研究、技術創新發展、產品研發建設的集中反饋。在地勘單位的哪敢管理工作中，地質科技檔案管理工作占有重要位置，也是地勘單位全面深化改革、提升工作效率的重要條件。地勘單位開展科學化、規范化、標準化的科技檔案管理能幫助更多科研技術人員整合科研項目實踐成果，為后續各類項目立項設計、可行性驗證、項目研究等提供豐富數據信息，便于多項科研成果能獲取業界認可，為強化地勘單位與多方合作奠定有效基礎。

三、地質科技檔案管理中存在的問題

（一）管理模式落后，檔案利用不規范

近些年我國各項技術整體發展速度逐步加快，傳統地質檔案管理體制不能滿足現階段檔案管理基本要求，加上新型管理模式應用受限，導致當前地質科技管理中各項問題更加突出。諸多管理部門在地質科技檔案管理中資料利用難度較大，檔案信息流通受限。不僅不利于促進地勘單位進一步擴大其發展競爭力，對地質科技檔案利用效率也具有較大影響。當前有部分地勘單位未能對地勘檔案進行合理分類，設定規范化的立卷，導致檔案歸檔過程中難以滿足安全化、系統化、層次化要求，檔案管理利用效率有待提升。

（二）檔案管理投入資金不足

從部分地區地勘單位檔案管理工作現狀來看，部分管理部門在檔案管理中缺乏規范化的管理意識。在管理工作開展過程中未能從長遠角度出發，在管理中單方面重視眼前發展效益，未能認識到長遠發展重要作用，忽視了檔案管理工作基本價值。所以在地質科技檔案管理中實際投入的資金量與技術受限，導致檔案管理中存在較多問題，致使先前獲取的各項工作成果難以通過文檔文件資料合理保存與利用，產生的各項損失較為嚴重[2]。

（三）管理人員綜合素質有待強化

受到多項因素影響，諸多地區地質科技檔案管理過程中還是選取人工手工記錄方式為主，長期發展導致管理思維與工作理念固化嚴重，地質檔案管理工作難以全面開展。社會發展進入到現代化之后，過去傳統手工抄寫方式難以適應現代社會發展需求。其次，諸多檔案管理人員與工作人員自身專業技能與綜合素養有待提升，在長期工作實踐中管理部門未定期開展綜合培訓與考核工作，導致相關工作人員整體素質不適應崗位工作要求，導致地質科技檔案管理利用工作質量較差。

（四） 地質科技檔案資源共享受限

在社會經濟與多領域發展影響下，地質科技檔案應用需求量在進一步擴大，但是諸多單位之間封鎖地質科技檔案資料傳遞，導致科技檔案利用率受限，不利于多項資源有效傳遞與共享。主要是由于各個工作單位管理理念存在局限性，片面認為地質科技檔案屬于單位內部資料，僅僅服務于更多高級科研項目。部分單位為了維護自身發展效益，有計劃性封鎖檔案資料，導致諸多同行單位大量開展重復性工作，不僅不利于地質檔案價值發揮，還容易消耗更多社會資源[3]。

四、地勘單位加強地質科技檔案管理的策略

（一）全面創新地質科技檔案傳統化管理模式

在新時期地勘單位地質科技檔案管理工作中，全面優化傳統管理模式，采取先進性較強的管理方式是提升地質檔案管理工作的重要基礎。在新時期各項技術全面發展背景下，地質科技檔案管理工作發展速度加快，加上計算機技術與辦公自動化系統應用，能提升多項檔案資料組織管理效率。有助于簡化檔案信息檢索步驟，提高檔案管理與利用效率。所以相關管理部門要基于地勘單位工作現狀以及地質科技檔案管理要求，全面構建創新型檔案管理模式，為科技檔案合理推廣應用提供動力。可以優化企事業單位與相關政府部門有機融合的新型管理模式，政府部門強化宏觀調控，突出引導作用。在地質科技檔案日常管理中，要認識到地質單位與地方科研部門、地質高等院校之間的多方合作，擴大地質科技檔案管理優勢。

（二）將原始地質資料立卷歸檔規則應用在項目過程管理中

在地勘單位各類原始地質資料整合歸檔過程中，各個管理部門在工作過程中需要嚴格遵循《原始地質資料立卷歸檔規則》各項要求，此項規則在各類地勘項目完成之后對多項重點資料進行整理歸檔。但是在地勘科研工作實踐過程中存在較多不確定性因素，資料歸檔管理與項目管理之間存在較多矛盾。如果不將立卷歸檔原則融入到項目檔案管理中，對資料收取整合效率會產生較大影響。對于各類重大項目建檔要做好分類工作，在《原始地質資料立卷歸檔規則》中具體分類復雜，其中一個大項目就能分列出諸多組成細節。比如鉆探在《原始地質資料立卷歸檔規則》中屬于T類的組成項，是鉆探資料。在實際鉆探工作中，要求多個單位參與其中，由此產生的地質科技資料較多。所以在各類項目實踐中，不同“件”要編訂兩個“件號”，主要是遵循規則要求依照類別編訂，其次是依照檔案實際產生部門編訂，將資料依照產生部門單獨存放管理。等到項目驗收結束之后進行資料上交，根據分類“件號”進行信息篩選，管理便捷性較高。

（三）全面建立完善檔案管理與項目研究對接機制

地質工作人員野外工作時間較長，各項工作開展過程中具有較強專業性，要求檔案相關人員完成圖件、數據庫以及地質報告整理等難度較大。因此僅僅有一線課題組人員才能掌握項目實施過程，獲取更多資料，所以科技檔案立卷工作主要是集中在項目組完成。近些年我國檔案管理工作開始朝著規范化方向全面發展，開始對各類資料以及檔案文件進行命名等，要求相關技術人員能從工作中長期積累。相關管理人員要組織人員對地質資料全面整理，將整體資料進行分類分散，通過地質技術人員進行管理。檔案室相關工作人員要對各項要求與規則進行分析，全面參與到 項目研發過程中，建立完善的地質科技檔案管理與項目對接機制[4]。

（四）建立數字化管理平臺與信息互聯互查平臺

地勘單位要想全面實現檔案管理工作數字化發展，要進步擴大技術和資金投入，建立數字化發展平臺。相關地勘管理部門要確保檔案管理能數字化發展，建立數字化管理系統與管理平臺，促使檔案管理工作更加高效。地勘單位要對管理軟件全面升級，有助于優化傳統檔案管理中的在不足問題。在數字化管理平臺建設過程中要實現安全管理、流程化與系統化管理，對地勘單位檔案管理進行全面改革，建立數字化管理平臺。其次還要更新各類軟件，提升檔案管理水平，定期組織技術人員對數據庫進行全面更新，集中反饋檔案管理各項內容，為全面促進資源共享奠定基礎。依照現階段地勘資料檔案管理制度，多項地質資料都是保存在各個地區地勘檔案室中。地勘項目不同階段成果都極具價值，所以當前需要建立綜合性平臺，對地質資料目錄全面共享，確保檔案管理目錄能互通互查，降低檔案查詢工作量，突出檔案資料綜合價值。

（五）規范檔案資源收集與管理應用

地質科技檔案管理相關工作主要是以資源收集為基礎，加上地勘工作具有特殊性，地質科技檔案數量較多，我國各項技術發展應用為地質科技檔案管理活動創新提供了動力。當前地質科技檔案管理人員需要具有良好的責任意識，提升數據獲取主動性，與各個科研機構強化聯系，提升檔案資料收集完整度。相關管理部門要擬定完善的檔案管理與資料歸檔制度，對各個環節進行控制，適度拓寬資料獲取范圍，擴大資料收集量，對檔案規范化存儲。相關管理部門要定期開展多項技能培訓與考核工作，確保地質科技檔案管理人員能靈活應用數字化操作軟件，通過各類數字軟件對檔案綜合管理。全面優化傳統數字化應用方式，保障技術人員能結合檔案管理工作具體現狀做好各項數據存儲，保障各項工作全面開展，為后續地質科技檔案管理奠定基礎。

五、結語

地勘檔案對科技檔案進行管理時，要整合當前檔案管理中存在的各項問題，全面提升管理規范性與先進性。要對現階段社會經濟發展趨勢進行分析，對地勘單位實際工作現狀進行分析，提升地勘單位檔案管理規范化、科學化開展。通過數字化信息技術建立不同管理平臺，保障地勘檔案管理能滿足檔案管理要求，為地勘單位提供更多高質量的管理要求，確保檔案管理工作高效化開展。

參考文獻：

[1]王俊波.地勘單位科技檔案管理的幾個問題與解決思路[J].中小企業管理與科技，2015（32）：40-40.

[2]李堯.地勘單位科技檔案管理的問題與解決思路[J].中外企業家，2017（6）：237.

[3]張穎.企業化改革中地勘單位檔案管理工作淺析[J].現代企業文化，2016（12）：124.

[4]鐔峰嵐.探討地勘單位檔案管理工作的創新模式[J].卷宗，2017（13）：12-12.