大數據背景下人事檔案信息化建設策略研究

黨冰

摘 要：大數據發展背景下的人事檔案管理獲得了前所未有的發展機遇，人事檔案信息化建設應順應時代潮流，加強人事檔案管理信息化建設，加快現代化人事檔案管理體系的進程，對過去的人事檔案管理工作進行改革與創新，不斷提高人事檔案管理的工作效率是人事檔案今后發展的必然趨勢。本文以大數據背景下的人事檔案管理信息化建設為主要對象，對人事檔案信息化進行相關的敘述，重點闡述當前人事檔案信息化建設過程中存在的不足之處，并針對人事檔案信息化建設過程中存在的不足之處提出相應對策，希望能夠加速人事檔案管理信息化建設，促進我國人事檔案管理的整體水平。

關鍵詞：大數據時代；人事檔案信息化；建設方案

一、人事檔案信息化建設的相關介紹

（一）建設的必要性

在大數據時代的背景下，人事檔案信息化的建設工作刻不容緩，企業要絕對契合大數據時代的信息化建設理念，利用大數據時代的新興科技，全面推進新興科技與人事檔案管理的進程，建設現代化的人事檔案管理，對人事檔案進行信息化建設逐步提高檔案管理效率與管理質量。

首先是有助于轉變服務思想。過去的人事檔案管理的服務思想大多停留在將人事檔案管理當成一項普通業務，并沒有把人事檔案管理與其他管理工作區分開來，服務模式較為被動，缺乏積極性，消極的服務態度不易提高管理質量與管理水平。隨著經濟建設不斷加快，人們對人事檔案管理工作有了更高的需求，信息化建設才是人事檔案的必然選擇，信息化建設是掙脫傳統服務思想的束縛，更是打破了服務被動的僵局的絕佳契機，被動轉主動，服務思想轉變為“以客戶為中心”，針對性的服務模式更能滿足客戶的需求。

其次是有利于信息服務內容的豐富。大數據時代的發展背景下，數據“大爆炸”的發展趨勢讓數據總量快速增長，傳統的人事檔案管理模式難以滿足數據快速增長的需求，數據不能及時處理、整合、歸類，就很容易造成數據混亂等問題，而人事檔案管理信息化建設則可以更好的規避這些問題，還可以利用數據的快速增長為人事檔案服務增添了許多豐富的資料、資源，突破了原先人事檔案管理的工作局限，大量的檔案信息資源讓人事檔案管理工作更有選擇性，這為人事檔案管理提供了大量的數據支持。

最后是有利于服務方式的完善與創新。過去的人事檔案服務模式傾向于被動，很少有管理人員會主動向客戶提供服務，提供的服務模式也較為單一，大多數情況下的服務方式僅限于客戶提出查檔的要求，相關部門提供相應的資源、資料供給用戶參考，傳統人事檔案管理一般是采用紙質檔案，需要很大的占地面積，紙質檔案難以保存，搜索工作困難還會在一定程度上降低人事檔案的服務效率。構建人事檔案信息化，在傳統服務方式的基礎上開辟新型服務方式，利用現代化技術在提高服務水平與服務質量的同時，提升客戶對人事檔案服務的滿意度。

（二）建設信息化的重要意義

隨著科技的不斷進步，當前我國國民的生活節奏已經明顯加快，經濟水平也在不斷的提升，傳統人事檔案已經難以滿足當前經濟發展的需求，同時伴有的是“信息大爆炸”，日新月異的信息數量讓傳統認識檔案管理已經漸顯齒輪，傳統人事檔案管理工作多是采用紙質檔案入檔，占地面積大、搜索資料麻煩，還難以保存、易損壞，天氣、環境、空氣濕度等都會對紙質檔案造成嚴重的損壞，面對種種變化與存在的不足之處，唯有將人事檔案信息化，才是最好的解決途徑。

當前全世界正處于大數據時代的發展背景下，信息“大爆炸”的發展模式對于人事檔案管理而言是機遇也是挑戰，挑戰是因為前所未有的信息數量讓人事檔案管理工作并不輕松，機遇則是計算機網絡技術為人事檔案管理開辟了新型的管理模式。在大數據的發展背景下，人事檔案進行信息化建設是當前的主要發展目標，人事檔案管理工作應不斷更新人事檔案管理理念，優化建設手段與建設策略，確保人事檔案信息化建設能夠滿足當前經濟發展的需要，搶抓機遇，在大數據發展帶來的新形勢下，提高我國人事檔案管理的整體水準。

二、建設人事檔案信息化過程中存在的不足之處

（一）管理人員的專業素養有待提高

管理人員是人事檔案的重要組成部分，管理人員驅動著人事檔案信息化建設工作。人事檔案信息化的建設工作要求管理人員要掌握檔案管理的基本內容與管理手段，還要求管理人員務必要有相關的計算機網絡技術，但現實生活中普遍存在檔案管理人員并沒有熟練應用計算機網絡技術的能力，雖然具備一定的操作技能，但計算機網絡技術的應用還是處于基礎層次，有時會發生不能精準、快速的完成信息篩選、錄入的情況，這都是管理人員的計算機網絡技術水平不高導致的，計算機網絡技術的操作水平不高，將阻礙人事檔案信息化的建設。

（二）建設過程中存在安全風險

管理的過程中或多或少都存在著安全風險，人事檔案管理中的安全風險是難以避免的，與安全風險相應的風險損失也是需要人事檔案管理承擔的。人事檔案管理過程中會發生許多安全風險，安全風險的概率與波及程度是難以預測的，較為常見的安全風險就是信息泄露，泄露的信息如果被不法分子掌握并加以利用，則會為客戶帶來難以預計的損失，例如利用詐騙、貸款等方式，增加客戶經濟損失的幾率。目前，人事檔案管理人員普遍存在對安全風險認知不夠的情況，很難完全規避安全風險，這讓不法分子更加肆無忌憚，有機可乘。

（三）缺乏完善的管理規范

《檔案法》與《全國檔案系統信息化建設實施綱要》等制度是當前我國主要的人事檔案管理制度，雖然這些檔案管理實施準則已經頒布了有一段時間，但還是很多準則并沒有落實到位，有“徒有其表”的嫌疑，準則落實過程中存在著許多問題，也缺乏相關的管理規范可供給參考、更正，多數的企業內部并沒有一套完整的管理體系，管理規范不夠完善，具體的實施細則并沒有明確到位，導致信息化建設工作停滯不前。

三、針對不足之處提出的有效建議

（一）提高管理人員的專業素質

管理人員是人事檔案信息化建設的主要能動力，管理人員對數據整體分析能力直接影響人事檔案信息化建設的成果，因此要提高管理人員綜合素質。針對現下發展情況而言，有部分管理人員缺乏專業的計算機網絡技術能力，利用計算機網絡技術進行人事檔案信息化建設還僅僅是停留在表面階段，針對這種情況，相關部門要做好培訓工作，加強對管理人員的培訓力度，提高管理人員的計算機網絡技術的整體操作水平，強化管理人員業務水平。

（二）做好安全風險預防工作

人事檔案管理過程中的安全風險幾乎是無可避免的，不法分子利用“木馬病毒”等侵害管理系統，稍不留神就會導致信息泄露，最終造成難以預估的后果。雖然這種安全風險難以避免，但管理人員還是可以運用一定的手段加以控制，首要任務就是做好預防工作，人事檔案使用的網絡最好是不面向群眾開放的獨立網絡，要對獨立網絡進行加密工作，做好防火窗，避免“木馬病毒”的入侵，系統升級一定要勤快，增強人事檔案信息化的安全管理工作，嚴格控制訪問權限，還要重視對人事檔案管理系統的定期維護，定期核實數據的可靠性，培養管理人員定期更新的意識，最大程度上趨避安全風險，確保信息的安全與完整。

（三）對相關的管理規范進行完善

人事檔案管理工作務必嚴格按照國家制度標準執行，管理制度可以從企業的實際情況出發，結合企業當前的發展方向進行更改、制定，摸索出最適合建設人事檔案信息化的管理體系。相關管理部門要確保管理體系的完整度，利用管理體系規范管理人員的行為舉止，還要核實管理體系的相關準則是否落到實處，檢查人員要應對人事檔案信息化建設工作實施定期抽查，從多方面著手，保證管理體系的完善性與可實施性，確保管理準則符合企業人事檔案信息化建設的要求，給予有效意見，全面促進人事檔案信息化的建設進程。

四、小結與展望

大數據時代的發展背景下，各行各業都在密切關注著信息化建設的進程，可以說在大數據時代的發展背景下進行信息化建設，是各行各業未來的主要發展目標，也是推動經濟與社會發展的必然趨勢。人事檔案管理要重點著眼于當前的發展現狀，并對當前的發展現狀進行深入的解剖工作，全面分析人事檔案管理在發展過程中的優勢與不足之處，優化具體思路，建設優質的人事檔案信息化成果，改革策略并將策略落實到位，爭取早日完成大數據背景下的人事檔案管理信息化建設工作。

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