試析如何提高企業辦公室檔案管理工作效率

陳揚

摘 要：隨著社會的發展，我國的企業的發展也突飛猛進。進入新世紀后，計算機技術獲得空前發展，很多企業逐步建立現代企業制度，這給企業檔案管理工作提出了更高的要求，就檔案管理自身工作而言，也應該不斷地適應現代企業管理制度，充分借助現代化手段和技術，發揮檔案管理的功能，做好檔案管理工作，助力企業發展。

關鍵詞：提高企業辦公室;檔案管理;工作效率

科學技術迅猛發展背景下傳統的辦公室檔案管理工作模式已經難以滿足需要，網絡信息化在辦公室檔案管理工作中的應用是大勢所趨。辦公室檔案管理在企業工作中具有積極的作用，關系到企業各項工作業務開展，網絡信息化技術的應用對提高辦公室檔案管理工作效率意義重大。因此，本文將圍繞問題和對策來探討辦公室檔案管理工作。

1 辦公室檔案管理工作面臨的主要問題

1）管理觀念急需創新。辦公室檔案管理在企業工作中具有重要作用，檔案管理的精準性和完整性對企業業務開展和信息查找意義重大。但是，從根本上來說，受企業規模和工作重視程度的影響，辦公室檔案管理工作并沒有受到所有企業的重視，重視程度不夠是導致辦公室檔案管理工作效率低下的重要原因，沒有在企業內形成良好的檔案管理觀念，辦公室內部也缺乏科學的檔案管理工作觀念，嚴重影響了檔案管理工作效率。

2）管理方式較為落后。管理觀念不科學是引起管理方式落后的根本原因，辦公室檔案管理方式較為落后主要表現為管理工作停留在資料保存方面，管理工作更加流于表面形式，除了日常資料保存，部分人員也沒有及時對接信息及時上傳，缺乏一定的資料搜集，管理方法仍然以傳統管理模式為主，還沒有很好地應用到現代網絡信息技術到檔案管理工作中來。

3）檔案管理人員配置需要加強。從數量來看，受企業重視程度的影響，辦公室檔案管理工作人員的數量還難以滿足龐大復雜的檔案管理工作開展需要，在一定程度上來說急需選優配齊辦公室檔案管理工作人員。從質量上來看，非檔案管理專業背景出身的檔案管理工作人員占了較大的比例，缺乏專業檔案管理知識和水平的檔案管理工作人員難以適應業務工作開展要求，實習人員與兼職人員難以準確把握檔案管理工作的重要性，也缺乏現代科技網絡信息技術應用能力來解決檔案管理工作問題。因此，要提高檔案管理工作效率就必須在檔案管理工作人員方面下功夫，檔案管理工作人員良好的信息化知識、檔案管理水平是提高檔案管理工作效率的重要保證。

2 現代企業制度下企業對檔案信息的要求

1）及時性。及時性是企業生產決策部署的顯著特征之一，如果不重視，就會在瞬息萬變的信息中錯失經營商機，無法滿足市場化的要求，導致企業經濟受損。連續性是企業發展的重要特征，作為有價值信息載體的檔案，如果使用正確、科學的方法進行開發，會轉化為不容忽視的生產力，提升企業的發展水平。在檔案信息及時的幫助下，企業決策層能夠迅速作出科學的決策。

2）準確性。半年內的信息是很多企業決策所需的信息之一。因為和決策有關的信息并非是靜態的，而是在不斷的變化之中，而檔案則可以把動態的信息以靜態的形式保存起來，以滿足企業各項活動的需求，最終為決策提供必要的支撐和依據。如果信息無法被集中管理，再加上檔案自身的隱蔽特征，有時很難提供準確的檔案信息支撐，因此作為檔案管理人員，必須確保檔案信息準確性，以免誤導最終的決策。

3）適用性。一段時間內企業經營管理活動和這一段時間的環境、政策等息息相關。隨著時代的發展和進步，我們必須以辯證的思維去偽存真，在眾多的信息中找到對當下有用的信息并繼續保存，用以對企業經濟生產進行指導。就當前發展形勢而言，企業選擇的重點應該是信息，在眾多的檔案信息中總結、提煉有用的信息，從中找到規律，深入總結、概括、濃縮，保持檔案信息的嚴謹性，使之成為對企業發展有利的信息綜合體，在企業管理各個部門、管理中傳遞和使用，保證各個部門和個人根據部門的特征和自身的工作情況，選用最佳的信息。

3 創新思路提高辦公室檔案管理工作效率的策略

1）構建現代化檔案管理工作體系。要構建現代化檔案管理工作體系，就必須樹立現代化的檔案管理工作觀念，以現代辦公室檔案管理要求出發，正確處理和把握檔案管理和文件管理的關系，結合管理是現代化檔案管理工作體系的根本要求。檔案管理工作人員要全過程全環節參與到資料收集、整理和記錄中來，在熟悉和了解檔案資料信息的基礎上，建立完善辦公室檔案管理系統。同時，結合實際情況要建立科學的檔案管理制度，明確檔案管理的具體操作程序。

2）樹立創新化的檔案管理工作觀念。要多措并舉提高企業以及檔案管理工作人員對檔案管理工作重要性的認識，就必須樹立創新化的檔案管理工作觀念。從單位企業出發，規范辦公室檔案管理，建立相應的制度管理來提升其規范化和重要性認識;從辦公室內部管理出發，引導工作人員準確把握辦公室檔案管理與其他業務工作的關系，制定明確的檔案管理工作目標，引導辦公室內部工作人員樹立現代化檔案管理理念;從檔案管理工作人員出發，實施強制化崗位責任制，提升檔案管理工作人員的工作意識;從檔案收集出發，做好檔案收集、整理、分類、編排和保管的規范性工作，以文字編號、正文提料、主題詞提取、附件處理、目錄編號和文件檢索為核心做好檔案管理工作。

3）強化檔案管理工作人員配置。一方面，加強檔案管理專業背景出身的工作人員的引進，吸收有經驗有知識有觀念的檔案管理工作人員進入到辦公室檔案管理工作系統中，充實現有的檔案管理工作隊伍。另一方面，強化辦公室現有檔案管理工作隊伍的培訓，以信息化技術學習、檔案管理工作知識學習等為切入點，以網絡視頻、專題講座、集中培訓等為手段，做好辦公室檔案管理工作人員的專業培訓，在提高其專業檔案管理技能、工作責任感和使命感的基礎上，全面推進檔案管理工作人員素質提升。

4）提高專業性。針對企業內部檔案管理水平不高，人員能力有待提升的問題。企業可以采取人才引進的方式提升企業檔案管理層次。在公司人才招聘過程中，納入檔案專業人才，在學校中招聘檔案管理相關專業的畢業生，充實企業檔案管理人才隊伍。對現有的檔案管理人員，傾注更多的精力培養，創造更多的培訓機會，讓他們接受更專業、更科學的培訓，不斷提升其知識水平，滿足現代企業檔案管理的人才需求。檔案管理人員水平的提升，帶動檔案管理工作的提升，最終實現助力企業生產經營活動的目的。重視檔案管理人才的培養，宣傳推介檔案管理工作，讓內部員工了解檔案管理，深化認知認同檔案管理。探索多樣化的培養方式，如引入數字技術、信息化技術、計算機技術，以圖文結合、喜聞樂見的方式提高培養的針對性和效果。企業領導應帶領員工學習檔案管理知識，尊重檔案管理人員，提高檔案管理人員企業認同感。

4 結語

科學技術的更新換代對企業的發展帶來很多有利的影響，檔案管理尤為如此，因此我們要敢于利用新思維、新思想、新手段來不斷提升檔案管理工作水平，不斷提高檔案管理從業者的工作積極性，以便提升檔案管理工作效能。

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