現代辦公技術對檔案管理的影響及對策

王波

摘 要：科技創新是帶動社會和經濟發展的持續強大動力，隨著社會的發展，科學技術也隨之飛速發展，兩者相輔相成，推動各項事業向更深更廣的方向發展。現代辦公技術作為科學技術的重要內容，也廣泛應用于在社會各個領域。檔案對我們每個人來說都是十分重要的，現如今的電子檔案的出現不僅縮小檔 案儲存空間，加速了信息的傳遞，方便了信息的共享。但是，隨之也產生了一些些問題，這也給檔案的管理帶來了新的問題和挑戰。我們應當思考現代辦公技術對檔案管理工作產生的影響，同時我們應做出對策解決這些問題。

關鍵詞：辦公技術;檔案管理;影響及對策

科學技術的發展在當今信息化的時代給我們提供了方便，與此同時，我們也認識到社會競爭的激烈，事業單位的發展，與檔案管理有著一點的聯系，現代辦公技術不僅能夠使工作效率有所提高，也能促進信息化的檔案管理建設。

1 現代辦公技術對檔案管理的影響

現代辦公技術對檔案管理來說，不僅改變了傳統的管理理念，而且對傳統的管理方法、管理模式以及管理者的素質要求都有所轉變。

1.1 改變了傳統的管理方法

由傳統紙質檔案轉向了電子檔案的現代辦公技術使檔案管理，使檔案的收集，整理的方法都從根本上產生了一些變化。電子檔案資料的形成、修改、審核、簽發以及寄送全部由電腦操作，一旦完成從起草到確切的電子檔案資料，就可以馬上進行存儲、歸檔、登記、立卷、著錄，為了今后能夠在需要查詢的時候方便快速準確對的查找，我們還能通過電腦按照一定的分類標準把這些檔案資料進行多角度的組合，這種電子檔案節約了時間和空間，具有極大的先進性。電子檔案的出現徹底地改變了傳統檔案管理方式，也為當今檔案管理工作提供了很大的發展空間。

1.2 改變了傳統的管理模式

檔案管理工作是集政治性，科學性，服務性相統一的管理工作。在我們傳統的檔案管理工作上，很難認識到這一點，導致在檔案管理工作的部分屬性未能得到充分的認可。現代辦公技術的發展也給檔案管理的工作帶來一定的發展，對傳統的檔案管理工作模式有所改善，也更新了檔案管理工作服務理念。從根本上說，檔案管理屬于信息服務工作，現代化的檔案管理工作要求我們必須建立新的服 務理念和新的檔案管理模式，將其服務職能得到有效的發揮，新的管理模式的應用，資源的充分利用，使電子檔案適應當今社會的趨勢，促進當今社會經濟的快速健康發展，這是我們目前的檔案管理工作向現代化邁進的首要工作。

1.3 改變了對檔案管理者的要求

現代辦公技術不僅對檔案管理者的管理方式和專業知識的要求更高，并且，也使得管理理念和管理模式都有了新的轉變。但是新的技術對我們也有著新的要求，對現代化辦公技術和檔案管理的認識的缺少，管理理念和專業知識滯后，都會影響現代化檔案管理的全面開展。為對新形式，新要求能夠有更好的適應，檔案管理工作人員須熟練地掌握現代辦公技術，電子文件整理技術，信息保護技術，計算機病毒防治技術以及電子文件的歸檔，收集，甄別及存儲技術等等，這是現代化檔案管理的必然需要。

2 現代辦公技術下檔案管理的對策

現代辦公技術對檔案管理產生如此深遠的影響，而且當今的檔案管理方式與電子檔案管理工作的新形式不能達到完全的統一，加強現代化辦公技術條件下的電子檔案管理工作是我們需要解決的重要問題。

2.1 區分電子文件與紙質文件的管理

電子文件和紙質文件有很多不同的地方，兩者有不同的特點，更不能用傳統的檔案管理辦法管理電子檔案。電子文件具有不同于紙質文件的新特點，它是通過計算機和網絡技術來實現文件管理的，在文件的處理過程中不用接觸紙質版的任何實物，僅僅需要一臺電腦就可以進行所有的操作。但一旦沒有計算機和網絡技術，電子文件的管理將不可能發生。因此，要從根本上區分電子文件和紙質文件的管理。

2.2 保證電子文件的真實性和完整性

保證電子文件的真實和完整是最基本的要求。保證電子文件的真實性和完整性是電子文件管理的標準，這也是電子文件的意義和價值所在。但在至今，檔案收集整理程序的不規范，方法不恰當，載體不耐久是導致電子文件真實性和完整性的主要存在因素。建立完善有效的相關制度和工作程序來保證電子文件的產生，以及在電子按檔案的處理過程符合規范要求;要通過建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權限控制，設置符合安全要求的操作H志，采取可靠的安全防護技術措施等，以確保電子文件的真實性;要建立起完善的電子文件管理制度。并采取相應的技術措施采集背景信息和元數據。只有這樣，才能真正地確保電子文件的真實性和完整性。

2.3 切實提高檔案管理工作者的現代化素質

檔案管理工作者的素質條件在電子檔案管理工作中也起到了至關重要的作用，所以對檔案管理工作者的要求而相當高。他們不僅要有良好的政治素養，在對電子檔案的收集、整理、信息處理等的專業技術上的掌握也是有必要的。良好的政治素質和熟練的專業技術是做好檔案管理工作的必備條件和重要保障。因此，在對管理者的選拔和培養上，一定加大力度，在不斷地提高檔案管理工作者的政治素質和專業技術素質的同時，也要通過各路媒介進行多途徑和多層次再教育。在檔案管理工作者掌握先進的檔案管理理念的同時，還要掌握計算機軟硬件知識及信息處理知識等，加快知識結構的更新，從而適應新時期檔案管理工作的發展需要。

2.4 做好電子文件的安全性保護工作

電子文件不與紙質文件有所不一樣，紙質文件是我們肉眼可見，且可觸摸得到的實物，而電子檔案則是儲存在電腦里的文件，保存雖然快捷方便，但也有易被修改和刪除等的缺點。所以，保證電子文件的安全也是電子檔案的管理工作的重要存在。對電子文件的質量嚴格要求是做好電子文件的安全保護第一步，并且提高電子文件保存載體的壽命。同時保證計算機網絡和系統的安全也是非常有必要的，在保證機器設備不會受到溫度和火災等的傷害下，還要對數據庫做好備份工作，防止數據丟失全。第三，為避免有病毒入侵電腦導致網絡系統受到侵害，還要做好計算機殺毒軟件的升級和更新。

3 結束語

現代辦公技術的廣泛應用不僅檔案管理工作增大了發展的機遇，也帶來極大的挑戰。在當今信息化的新時代，對檔案的管理應用技術采取切實有力的措施，在不斷提高自身的綜合素質的同時，也努力適應新形勢下的對檔案管理工作的要求，保證電子檔案管理的有效性，真實性，準確性，為日后的發展做好基石。

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