現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理的影響及對(duì)策

王波

摘 要：科技創(chuàng)新是帶動(dòng)社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的持續(xù)強(qiáng)大動(dòng)力，隨著社會(huì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也隨之飛速發(fā)展，兩者相輔相成，推動(dòng)各項(xiàng)事業(yè)向更深更廣的方向發(fā)展。現(xiàn)代辦公技術(shù)作為科學(xué)技術(shù)的重要內(nèi)容，也廣泛應(yīng)用于在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域。檔案對(duì)我們每個(gè)人來說都是十分重要的，現(xiàn)如今的電子檔案的出現(xiàn)不僅縮小檔 案儲(chǔ)存空間，加速了信息的傳遞，方便了信息的共享。但是，隨之也產(chǎn)生了一些些問題，這也給檔案的管理帶來了新的問題和挑戰(zhàn)。我們應(yīng)當(dāng)思考現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生的影響，同時(shí)我們應(yīng)做出對(duì)策解決這些問題。

關(guān)鍵詞：辦公技術(shù);檔案管理;影響及對(duì)策

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展在當(dāng)今信息化的時(shí)代給我們提供了方便，與此同時(shí)，我們也認(rèn)識(shí)到社會(huì)競爭的激烈，事業(yè)單位的發(fā)展，與檔案管理有著一點(diǎn)的聯(lián)系，現(xiàn)代辦公技術(shù)不僅能夠使工作效率有所提高，也能促進(jìn)信息化的檔案管理建設(shè)。

1 現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理的影響

現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理來說，不僅改變了傳統(tǒng)的管理理念，而且對(duì)傳統(tǒng)的管理方法、管理模式以及管理者的素質(zhì)要求都有所轉(zhuǎn)變。

1.1 改變了傳統(tǒng)的管理方法

由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)向了電子檔案的現(xiàn)代辦公技術(shù)使檔案管理，使檔案的收集，整理的方法都從根本上產(chǎn)生了一些變化。電子檔案資料的形成、修改、審核、簽發(fā)以及寄送全部由電腦操作，一旦完成從起草到確切的電子檔案資料，就可以馬上進(jìn)行存儲(chǔ)、歸檔、登記、立卷、著錄，為了今后能夠在需要查詢的時(shí)候方便快速準(zhǔn)確對(duì)的查找，我們還能通過電腦按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)把這些檔案資料進(jìn)行多角度的組合，這種電子檔案節(jié)約了時(shí)間和空間，具有極大的先進(jìn)性。電子檔案的出現(xiàn)徹底地改變了傳統(tǒng)檔案管理方式，也為當(dāng)今檔案管理工作提供了很大的發(fā)展空間。

1.2 改變了傳統(tǒng)的管理模式

檔案管理工作是集政治性，科學(xué)性，服務(wù)性相統(tǒng)一的管理工作。在我們傳統(tǒng)的檔案管理工作上，很難認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，導(dǎo)致在檔案管理工作的部分屬性未能得到充分的認(rèn)可。現(xiàn)代辦公技術(shù)的發(fā)展也給檔案管理的工作帶來一定的發(fā)展，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作模式有所改善，也更新了檔案管理工作服務(wù)理念。從根本上說，檔案管理屬于信息服務(wù)工作，現(xiàn)代化的檔案管理工作要求我們必須建立新的服 務(wù)理念和新的檔案管理模式，將其服務(wù)職能得到有效的發(fā)揮，新的管理模式的應(yīng)用，資源的充分利用，使電子檔案適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的趨勢，促進(jìn)當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速健康發(fā)展，這是我們目前的檔案管理工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的首要工作。

1.3 改變了對(duì)檔案管理者的要求

現(xiàn)代辦公技術(shù)不僅對(duì)檔案管理者的管理方式和專業(yè)知識(shí)的要求更高，并且，也使得管理理念和管理模式都有了新的轉(zhuǎn)變。但是新的技術(shù)對(duì)我們也有著新的要求，對(duì)現(xiàn)代化辦公技術(shù)和檔案管理的認(rèn)識(shí)的缺少，管理理念和專業(yè)知識(shí)滯后，都會(huì)影響現(xiàn)代化檔案管理的全面開展。為對(duì)新形式，新要求能夠有更好的適應(yīng)，檔案管理工作人員須熟練地掌握現(xiàn)代辦公技術(shù)，電子文件整理技術(shù)，信息保護(hù)技術(shù)，計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)以及電子文件的歸檔，收集，甄別及存儲(chǔ)技術(shù)等等，這是現(xiàn)代化檔案管理的必然需要。

2 現(xiàn)代辦公技術(shù)下檔案管理的對(duì)策

現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理產(chǎn)生如此深遠(yuǎn)的影響，而且當(dāng)今的檔案管理方式與電子檔案管理工作的新形式不能達(dá)到完全的統(tǒng)一，加強(qiáng)現(xiàn)代化辦公技術(shù)條件下的電子檔案管理工作是我們需要解決的重要問題。

2.1 區(qū)分電子文件與紙質(zhì)文件的管理

電子文件和紙質(zhì)文件有很多不同的地方，兩者有不同的特點(diǎn)，更不能用傳統(tǒng)的檔案管理辦法管理電子檔案。電子文件具有不同于紙質(zhì)文件的新特點(diǎn)，它是通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)文件管理的，在文件的處理過程中不用接觸紙質(zhì)版的任何實(shí)物，僅僅需要一臺(tái)電腦就可以進(jìn)行所有的操作。但一旦沒有計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，電子文件的管理將不可能發(fā)生。因此，要從根本上區(qū)分電子文件和紙質(zhì)文件的管理。

2.2 保證電子文件的真實(shí)性和完整性

保證電子文件的真實(shí)和完整是最基本的要求。保證電子文件的真實(shí)性和完整性是電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)，這也是電子文件的意義和價(jià)值所在。但在至今，檔案收集整理程序的不規(guī)范，方法不恰當(dāng)，載體不耐久是導(dǎo)致電子文件真實(shí)性和完整性的主要存在因素。建立完善有效的相關(guān)制度和工作程序來保證電子文件的產(chǎn)生，以及在電子按檔案的處理過程符合規(guī)范要求;要通過建立對(duì)電子文件的操作者可靠的身份識(shí)別與權(quán)限控制，設(shè)置符合安全要求的操作H志，采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)措施等，以確保電子文件的真實(shí)性;要建立起完善的電子文件管理制度。并采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集背景信息和元數(shù)據(jù)。只有這樣，才能真正地確保電子文件的真實(shí)性和完整性。

2.3 切實(shí)提高檔案管理工作者的現(xiàn)代化素質(zhì)

檔案管理工作者的素質(zhì)條件在電子檔案管理工作中也起到了至關(guān)重要的作用，所以對(duì)檔案管理工作者的要求而相當(dāng)高。他們不僅要有良好的政治素養(yǎng)，在對(duì)電子檔案的收集、整理、信息處理等的專業(yè)技術(shù)上的掌握也是有必要的。良好的政治素質(zhì)和熟練的專業(yè)技術(shù)是做好檔案管理工作的必備條件和重要保障。因此，在對(duì)管理者的選拔和培養(yǎng)上，一定加大力度，在不斷地提高檔案管理工作者的政治素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)素質(zhì)的同時(shí)，也要通過各路媒介進(jìn)行多途徑和多層次再教育。在檔案管理工作者掌握先進(jìn)的檔案管理理念的同時(shí)，還要掌握計(jì)算機(jī)軟硬件知識(shí)及信息處理知識(shí)等，加快知識(shí)結(jié)構(gòu)的更新，從而適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的發(fā)展需要。

2.4 做好電子文件的安全性保護(hù)工作

電子文件不與紙質(zhì)文件有所不一樣，紙質(zhì)文件是我們?nèi)庋劭梢姡铱捎|摸得到的實(shí)物，而電子檔案則是儲(chǔ)存在電腦里的文件，保存雖然快捷方便，但也有易被修改和刪除等的缺點(diǎn)。所以，保證電子文件的安全也是電子檔案的管理工作的重要存在。對(duì)電子文件的質(zhì)量嚴(yán)格要求是做好電子文件的安全保護(hù)第一步，并且提高電子文件保存載體的壽命。同時(shí)保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)的安全也是非常有必要的，在保證機(jī)器設(shè)備不會(huì)受到溫度和火災(zāi)等的傷害下，還要對(duì)數(shù)據(jù)庫做好備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失全。第三，為避免有病毒入侵電腦導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)受到侵害，還要做好計(jì)算機(jī)殺毒軟件的升級(jí)和更新。

3 結(jié)束語

現(xiàn)代辦公技術(shù)的廣泛應(yīng)用不僅檔案管理工作增大了發(fā)展的機(jī)遇，也帶來極大的挑戰(zhàn)。在當(dāng)今信息化的新時(shí)代，對(duì)檔案的管理應(yīng)用技術(shù)采取切實(shí)有力的措施，在不斷提高自身的綜合素質(zhì)的同時(shí)，也努力適應(yīng)新形勢下的對(duì)檔案管理工作的要求，保證電子檔案管理的有效性，真實(shí)性，準(zhǔn)確性，為日后的發(fā)展做好基石。

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