對事業(yè)單位檔案管理工作問題研究

姚麗萍

摘 要：隨著社會、經濟的快速發(fā)展，我國事業(yè)單位的檔案管理工作也有了明顯的進步和優(yōu)化，檔案管理的質量和效率也有了顯著提升，可是信息技術和大數據的不斷發(fā)展在給我國事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)造發(fā)展機遇的同時，也加劇了其所面臨的挑戰(zhàn)，需要事業(yè)單位在新的時代背景下對檔案管理的理念、方式與方法加以不斷的優(yōu)化和創(chuàng)新，使檔案管理工作緊隨時代發(fā)展的潮流，發(fā)揮其應有的實際作用。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;問題;對策

檔案在人類社會發(fā)展的歷程中發(fā)揮了很好的記錄作用，借助于檔案可以對人類發(fā)展的歷史進行有效的回顧和分析，并對經驗和教訓加以總結，以此來推動社會的良性發(fā)展和進步。在新的社會和經濟環(huán)境下，我國的事業(yè)單位在發(fā)展過程中面臨著轉型等諸多現實問題，所以更加需要對檔案管理工作予以高度的重視，對發(fā)展過程中的經驗和教訓加以不斷的總結和反思，以此來為自身的可持續(xù)發(fā)展打下堅實的基礎。

1 我國事業(yè)單位檔案管理的現存問題分析

1）缺乏健全完善的檔案管理制度。在現階段我國事業(yè)單位檔案管理工作過程中存在著比較明顯的制度缺陷，主要有以下幾個方面的表現：首先是事業(yè)單位內部檔案管理人員對檔案管理制度的重要作用缺乏足夠的認識，難以充分有效發(fā)揮制度對其工作行為的約束作用，加上缺乏對檔案管理制度的定期優(yōu)化與調整，導致在具體的落實過程中沒有達到預期效果，不利于事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展;其次我國一些事業(yè)單位在對檔案管理制度進行制定的過程中，沒有從本單位發(fā)展的實際情況和特點出發(fā)，沒有對相關制度的可行性進行充分的論證和有效的分析，導致在具體落地執(zhí)行過程中存在不少問題，影響了制度實際價值的發(fā)揮;最后，我國一些事業(yè)單位沒有從多角度、多維度對管理制度的制定和操作進行討論，與實際的需求相背離，自然也就難以提升檔案管理工作的效率、質量與水平。

2）檔案管理工作者的專業(yè)技能和綜合素質有待提升。就目前而言，我國不少事業(yè)單位在對自身檔案進行管理的過程中，除了相關制度在制定和執(zhí)行過程中存在問題之外，部分檔案管理工作者的專業(yè)技能和綜合素質也存在著一定的缺陷，首先表現在相關工作人員對檔案管理工作的意義、價值和管理方式、方法與流程缺乏清晰、全面的認識。在他們看來，檔案管理部門的意義就在于對資料進行保管，所以對人員的安排缺乏一定的合理性，在具體的操作過程中顯得比較隨意和不夠專業(yè);另外，不少事業(yè)單位缺乏對檔案工作人員的定期培訓與教育，導致他們的專業(yè)技能和綜合素質難以得到有效提升;最后，一部分工作人員也對自身缺乏嚴格的要求和應有的自主學習意識，沒有從時代需求和本單位發(fā)展的特點出發(fā)進行相關知識的學習，從而導致其專業(yè)技能和綜合素質達不到要求。

3）對現代化技術缺乏有效的應用。隨著我國大數據和信息技術的快速發(fā)展，對現代化的技術進行有效的應用是事業(yè)單位檔案管理工作的重要保障，但是現階段在具體的執(zhí)行過程中依然存在不少問題，主要表現如下：首先是在我國科學技術和信息技術快速發(fā)展的背景下，檔案管理的形式也發(fā)生了較為明顯的變化，需要相關工作人員對信息技術進行積極有效的應用，以此來對檔案管理工作的效率進行提升，但是在具體執(zhí)行過程中由于缺乏資金投入和支持，導致單位在檔案管理方面的信息化水平比較滯后，自然也就無法有效保障檔案管理工作的質量與水平;另外，盡管在新的社會環(huán)境和形勢下，我國事業(yè)單位的檔案管理技術和之前相比有了不小的提升，相關技術已經得到了有效的推廣和使用，可是在對檔案管理系統(tǒng)進行構建的時候沒有從本單位的實際特點和需求出發(fā)進行與之相匹配的設計，沒有與時代發(fā)展的潮流相結合，從而導致難以充分發(fā)揮檔案管理對于社會發(fā)展的實際價值。

2 我國事業(yè)單位在檔案管理工作中應堅持的原則

1）堅持統(tǒng)一化與差異化相兼顧的原則。我國的事業(yè)單位在具體執(zhí)行檔案管理工作的過程中，需要有效兼顧統(tǒng)一化與差異化的原則，也就是說在對檔案管理制度進行制定的過程中，必須嚴格遵守國家關于檔案管理相關方面的法律法規(guī)，并在此基礎上對檔案進行有效管理，這就是統(tǒng)一化的表現。此外在具體的制定和執(zhí)行過程中，也要從本單位的具體情況出發(fā)，這就是差異化的表現。

2）堅持制度與執(zhí)行并重的原則。我國事業(yè)單位在對檔案進行優(yōu)化和管理的時候，必須從本單位的具體需求出發(fā)對相關制度進行設計，這也是提升檔案管理工作質量的前提與基礎，因為如果相關制度的設計難以有效落到實處的話，那么制度的價值是難以充分顯現的，并且相關事業(yè)單位在對檔案管理工作進行優(yōu)化的過程中，必須做好監(jiān)督與檢查工作，真正確保制度的有效執(zhí)行與落地，所以需要堅持制度與執(zhí)行并重的原則，確保發(fā)揮相關制度的實際作用。

3）堅持工作人員職責與權益相統(tǒng)一的原則.我國事業(yè)單位要想有效提升檔案管理工作的質量，必須充分激發(fā)和調動相關工作人員的積極性與主動性。這就要求對相關工作人員自身的權益加以有效的保障，此外對他們的職責和權限進行科學、合理、有效的劃分，也只有這樣才能在對檔案進行管理的時候真正做到檔案管理人員職責和權益的統(tǒng)一和明確，也才能充分有效調動和激發(fā)他們的工作熱情，也才能確保相關制度有效落到實處。

3 我國事業(yè)單位檔案管理工作現存問題的對策分析

1）不斷優(yōu)化并完善檔案管理制度。制度是檔案管理工作得以有效開展的前提和保障，因此必須對相關管理制度進行不斷的優(yōu)化和完善。在前文中談到管理制度可以對工作人員的行為進行有效的約束，因此可以讓檔案管理工作人員對具體操作過程中存在的問題進行反思與總結，從而提出切合實際的具有可操作性的管理制度，從而為適度的科學性提供保障;另外為了更好的實現制度的落地執(zhí)行，可以積極構建和完善與之相應的懲獎機制，以此來保障單位檔案管理工作的有序運行;最后在對制度進行設計的時候需要結合本單位的實際需求和時代發(fā)展的潮流，堅持統(tǒng)一化和差異化相結合的原則，此外還需要嚴格遵守國家關于檔案管理相關方面的法規(guī)和政策。

2）積極采取行之有效的辦法，提升檔案管理工作人員的專業(yè)技能和綜合素質。為了有效解決檔案管理工作人員專業(yè)技能和綜合素質不高這一問題，單位在對其進行招聘的時候需要對招聘制度進行優(yōu)化與調整，比如可以安排專業(yè)的人負責面試，并且對管理人員的專業(yè)技能、綜合素質以及工作經驗、信息技術水平等進行全方面、多維度的考察，從而確保他們有能力勝任檔案管理工作，并且對本單位內部的管理人員可以對其加大培訓與繼續(xù)教育的力度，開展定期或不定期的培訓與考察。積極聘請檔案管理專家對其進行講解教育與培訓，不斷學習信息技術，從而讓檔案管理工作者真正做到與時俱進，不斷提升檔案管理能力。

3）創(chuàng)新管理方式與方法，配備現代化檔案管理設備。檔案管理人員在開展工作的時候，首先要對管理目標加以明確，并在此基礎上擴大檔案信息的搜索范圍，嚴格按照檔案法的相關要求對管理模式進行不斷的優(yōu)化與調整。通過定期舉行檔案管理會議，對管理的具體情況進行全面的了解，對現存的問題進行分析，從而確保工作的順利開展。此外還需要加大資金投入力度，結合時代發(fā)展的潮流，購置相關的檔案管理設備。加強網絡環(huán)境下檔案管理工作的安全性，對檔案管理系統(tǒng)進行定期檢查，對存在的問題進行及時、有效的解決，從而確保事業(yè)單位檔案管理工作的質量和安全性。

參考文獻

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