煤炭企業(yè)檔案管理的重要性及實(shí)踐路徑研究

趙紅葉

摘 要：在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展背景下，煤炭企業(yè)作為產(chǎn)出能源的重要力量，得到了廣泛的關(guān)注，同時(shí)其檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)和更高的要求，因?yàn)闄n案是生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)與管理的全過(guò)程記錄，是企業(yè)的重要財(cái)富。然而，長(zhǎng)期的不重視加上工作機(jī)制的不完善，導(dǎo)致煤炭企業(yè)檔案管理存在著諸多問(wèn)題，只有探索出解決這些問(wèn)題的有效路徑才能為煤炭企業(yè)提供更大的發(fā)展動(dòng)力。

關(guān)鍵詞：煤炭企業(yè);檔案管理;解決路徑

1 引言

經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，煤炭仍然是重要的能源，煤炭行業(yè)也進(jìn)入了發(fā)展迅速、規(guī)模擴(kuò)大的關(guān)鍵時(shí)期。如今的煤炭企業(yè)跟隨現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)，創(chuàng)造出了突出的發(fā)展成績(jī)，但是相應(yīng)的管理工作越來(lái)越復(fù)雜，這個(gè)過(guò)程中產(chǎn)生的文件資料也在不斷增加，使得檔案管理工作的繁瑣性、復(fù)雜性也逐步提高。較之于煤炭企業(yè)的其他工作，檔案管理工作仍然存在著一些不完善之處，工作的質(zhì)量與效率不能適應(yīng)煤炭企業(yè)發(fā)展的新要求。要想提升檔案管理的質(zhì)量與效率，煤炭企業(yè)就必須認(rèn)真分析現(xiàn)狀及問(wèn)題，并探索出解決問(wèn)題的有效對(duì)策，以此為基礎(chǔ)推動(dòng)企業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展。

2 檔案管理及其對(duì)于煤炭企業(yè)發(fā)展的重要性

對(duì)煤炭企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案是企業(yè)在長(zhǎng)期從事生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的記錄材料，而檔案管理就是對(duì)這些材料進(jìn)行收集、分類(lèi)、整理、保管與利用等環(huán)節(jié)的工作。對(duì)于現(xiàn)代化的煤炭企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案管理已經(jīng)不再只是查詢(xún)歷史記錄的工作，更與企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理的全過(guò)程有著緊密的聯(lián)系。

煤炭企業(yè)歷經(jīng)長(zhǎng)時(shí)間的發(fā)展，都會(huì)留下很多信息，這些信息承載著企業(yè)長(zhǎng)期的發(fā)展情況，是日積月累的資源與財(cái)富，而檔案就是反映和記錄這些信息的載體。煤炭企業(yè)有著不同于其他企業(yè)的特殊性，承擔(dān)著供給能源、推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重任，因此其檔案管理工作具有更大的重要性。尤其是規(guī)模較大的煤炭企業(yè)，其發(fā)展往往跟經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有著緊密的聯(lián)系，歷經(jīng)改革的過(guò)程中形成的檔案都是企業(yè)制定發(fā)展決策的關(guān)鍵性依據(jù)，當(dāng)遇到發(fā)展瓶頸時(shí)，可以通過(guò)查詢(xún)檔案，結(jié)合實(shí)際情況探索出解決問(wèn)題的有效對(duì)策，可以說(shuō)，檔案管理工作對(duì)煤炭企業(yè)的穩(wěn)定、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義。

3 煤炭企業(yè)檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

3.1 制度不夠完善

煤炭企業(yè)開(kāi)展檔案管理工作需要制度的規(guī)范和保障，包括國(guó)家制定的相關(guān)法律以及企業(yè)自身制定的規(guī)章制度。當(dāng)前，有關(guān)檔案管理的法律規(guī)定比較嚴(yán)謹(jǐn)，企業(yè)本身也作出了制度規(guī)定，但是由于不重視思想的影響，檔案管理制度不夠完善，有些規(guī)定不符合實(shí)際工作需求，或者過(guò)于簡(jiǎn)單、模糊不清，更談不上在具體工作中的有效落實(shí)。

3.2 設(shè)施不夠健全

當(dāng)前，很多煤炭企業(yè)不注重對(duì)檔案管理投入足夠的資金，檔案室比較簡(jiǎn)陋，甚至只是簡(jiǎn)單地?cái)[放幾個(gè)檔案柜，難以滿(mǎn)足規(guī)范、整齊保管檔案的要求。一方面，檔案室具備的功能過(guò)于單一，無(wú)法滿(mǎn)足檔案信息查詢(xún)、開(kāi)發(fā)與利用的條件;另一方面，檔案室設(shè)施落后，甚至未配備專(zhuān)門(mén)的防火、防潮等設(shè)備，容易出現(xiàn)檔案因溫濕度不符合標(biāo)準(zhǔn)而損壞、模糊的問(wèn)題，嚴(yán)重者無(wú)法保障檔案的安全性。

3.3 工作人員專(zhuān)業(yè)水平有待提高

在煤炭企業(yè)中，現(xiàn)有的檔案管理人員大都不具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，無(wú)法準(zhǔn)確地按照流程對(duì)檔案進(jìn)行收集、分類(lèi)、整理，又或者在工作中抱著敷衍、消極的態(tài)度，造成檔案信息收集不全面，檔案整理不及時(shí)，即便對(duì)檔案進(jìn)行了整理，也因?yàn)閷?duì)材料的不夠了解，而無(wú)法做到有效的分門(mén)別類(lèi)，增加了后續(xù)檔案查詢(xún)與利用的負(fù)擔(dān)，影響檔案服務(wù)的效率。

3.4 現(xiàn)代化管理手段缺乏

很多煤炭企業(yè)未能緊跟信息時(shí)代發(fā)展的步伐，仍然沿用傳統(tǒng)人工、紙質(zhì)檔案管理模式，檔案信息的采集上也缺乏主動(dòng)性。即便已經(jīng)建立了電子檔案管理系統(tǒng)，但是也并未真正對(duì)其有效利用，只是簡(jiǎn)單地將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描后歸入計(jì)算機(jī)文件夾中，這實(shí)際上是對(duì)檔案系統(tǒng)資源的浪費(fèi)，嚴(yán)重影響檔案管理工作效率的提升。

4 解決煤炭企業(yè)檔案管理工作問(wèn)題的實(shí)踐路徑

4.1 完善檔案管理制度

要想真正做好檔案管理工作，就必須對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善，主要從檔案管理流程的明確與規(guī)范、管理人員考評(píng)等方面加以健全，要將檔案管理制度的制定與執(zhí)行擺放在重要的戰(zhàn)略位置。在完善檔案管理制度的過(guò)程中，煤炭企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確檔案材料的收集、分類(lèi)、整理、保管等具體流程，結(jié)合實(shí)際需求，對(duì)查詢(xún)與利用頻率較高的檔案進(jìn)行單獨(dú)的管理，這樣能夠有效提升檔案利用率。同時(shí)，通過(guò)嚴(yán)格的考核制度執(zhí)行，規(guī)范檔案管理人員的工作行為，讓他們嚴(yán)格按照制度規(guī)定進(jìn)行檔案管理，同時(shí)通過(guò)獎(jiǎng)懲措施的實(shí)施，激勵(lì)他們提升工作積極性與主動(dòng)性。

4.2 完備硬件設(shè)施

煤炭企業(yè)應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，認(rèn)清資金投入對(duì)檔案管理效率提升的重要性，進(jìn)而從資金與硬件方面進(jìn)行充足的投入。一方面，要建立專(zhuān)門(mén)的檔案室，保證足夠的面積，并劃分出單獨(dú)的查閱空間;另一方面，要在檔案室中配置專(zhuān)門(mén)的消防設(shè)施，專(zhuān)門(mén)的溫度控制、濕度控制設(shè)施，最大程度滿(mǎn)足檔案保存所需的環(huán)境條件，消除威脅檔案長(zhǎng)期保管的隱患因素。

4.3 提升人員素質(zhì)

首先，煤炭企業(yè)應(yīng)當(dāng)針對(duì)檔案管理的重要性加大宣傳教育力度，引導(dǎo)檔案管理人員和其他員工認(rèn)清檔案對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要價(jià)值，進(jìn)而在全員重視下確保檔案信息的完整與真實(shí);其次，煤炭企業(yè)應(yīng)當(dāng)注重對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，通過(guò)培訓(xùn)強(qiáng)化他們的專(zhuān)業(yè)知識(shí)與業(yè)務(wù)能力，督促他們按照法律法規(guī)和規(guī)章制度要求的流程進(jìn)行檔案管理;再者，煤炭企業(yè)還應(yīng)當(dāng)為檔案管理人員提供熟悉經(jīng)營(yíng)管理知識(shí)的機(jī)會(huì)與平臺(tái)，讓他們對(duì)專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)有所認(rèn)知，這樣能夠更好地對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)與歸檔。

4.4 加強(qiáng)現(xiàn)代化管理

在信息技術(shù)普及與更新的大環(huán)境下，煤炭企業(yè)開(kāi)展檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)充分利用先進(jìn)技術(shù)與手段。一方面，應(yīng)當(dāng)將檔案管理信息化建設(shè)提升重要工作日程，緊抓檔案數(shù)字化、電子化系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與利用，并對(duì)系統(tǒng)功能如保管、查詢(xún)、維護(hù)等進(jìn)行科學(xué)劃分，增強(qiáng)檔案管理的針對(duì)性;另一方面，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格設(shè)置檔案訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，設(shè)置用戶(hù)名、密碼登錄，并劃分查詢(xún)、檢索與下載的層級(jí)權(quán)限，保證檔案的安全管理。

5 結(jié)語(yǔ)

鑒于檔案管理對(duì)煤炭企業(yè)穩(wěn)定、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要價(jià)值，煤炭企業(yè)就必須在增強(qiáng)重視的基礎(chǔ)上建立完善的檔案管理制度、加大硬件設(shè)施的投入力度，并通過(guò)檔案管理人員素質(zhì)的提升以及現(xiàn)代化管理的加強(qiáng)來(lái)提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率，保證檔案能夠發(fā)揮出應(yīng)有的效用，為煤炭企業(yè)提供可靠的信息資源支撐。

參考文獻(xiàn)

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