煤炭企業檔案管理的重要性及實踐路徑研究

趙紅葉

摘 要：在經濟快速發展背景下，煤炭企業作為產出能源的重要力量，得到了廣泛的關注，同時其檔案管理工作也面臨著新的挑戰和更高的要求，因為檔案是生產、經營與管理的全過程記錄，是企業的重要財富。然而，長期的不重視加上工作機制的不完善，導致煤炭企業檔案管理存在著諸多問題，只有探索出解決這些問題的有效路徑才能為煤炭企業提供更大的發展動力。

關鍵詞：煤炭企業;檔案管理;解決路徑

1 引言

經濟快速發展的背景下，煤炭仍然是重要的能源，煤炭行業也進入了發展迅速、規模擴大的關鍵時期。如今的煤炭企業跟隨現代化發展趨勢，創造出了突出的發展成績，但是相應的管理工作越來越復雜，這個過程中產生的文件資料也在不斷增加，使得檔案管理工作的繁瑣性、復雜性也逐步提高。較之于煤炭企業的其他工作，檔案管理工作仍然存在著一些不完善之處，工作的質量與效率不能適應煤炭企業發展的新要求。要想提升檔案管理的質量與效率，煤炭企業就必須認真分析現狀及問題，并探索出解決問題的有效對策，以此為基礎推動企業的健康、持續發展。

2 檔案管理及其對于煤炭企業發展的重要性

對煤炭企業來說，檔案是企業在長期從事生產經營活動的過程中形成的具有保存價值的記錄材料，而檔案管理就是對這些材料進行收集、分類、整理、保管與利用等環節的工作。對于現代化的煤炭企業來說，檔案管理已經不再只是查詢歷史記錄的工作，更與企業生產、經營、管理的全過程有著緊密的聯系。

煤炭企業歷經長時間的發展，都會留下很多信息，這些信息承載著企業長期的發展情況，是日積月累的資源與財富，而檔案就是反映和記錄這些信息的載體。煤炭企業有著不同于其他企業的特殊性，承擔著供給能源、推動經濟發展的重任，因此其檔案管理工作具有更大的重要性。尤其是規模較大的煤炭企業，其發展往往跟經濟的發展有著緊密的聯系，歷經改革的過程中形成的檔案都是企業制定發展決策的關鍵性依據，當遇到發展瓶頸時，可以通過查詢檔案，結合實際情況探索出解決問題的有效對策，可以說，檔案管理工作對煤炭企業的穩定、長遠發展具有重要意義。

3 煤炭企業檔案管理工作中存在的主要問題

3.1 制度不夠完善

煤炭企業開展檔案管理工作需要制度的規范和保障，包括國家制定的相關法律以及企業自身制定的規章制度。當前，有關檔案管理的法律規定比較嚴謹，企業本身也作出了制度規定，但是由于不重視思想的影響，檔案管理制度不夠完善，有些規定不符合實際工作需求，或者過于簡單、模糊不清，更談不上在具體工作中的有效落實。

3.2 設施不夠健全

當前，很多煤炭企業不注重對檔案管理投入足夠的資金，檔案室比較簡陋，甚至只是簡單地擺放幾個檔案柜，難以滿足規范、整齊保管檔案的要求。一方面，檔案室具備的功能過于單一，無法滿足檔案信息查詢、開發與利用的條件;另一方面，檔案室設施落后，甚至未配備專門的防火、防潮等設備，容易出現檔案因溫濕度不符合標準而損壞、模糊的問題，嚴重者無法保障檔案的安全性。

3.3 工作人員專業水平有待提高

在煤炭企業中，現有的檔案管理人員大都不具備專業的檔案管理知識，無法準確地按照流程對檔案進行收集、分類、整理，又或者在工作中抱著敷衍、消極的態度，造成檔案信息收集不全面，檔案整理不及時，即便對檔案進行了整理，也因為對材料的不夠了解，而無法做到有效的分門別類，增加了后續檔案查詢與利用的負擔，影響檔案服務的效率。

3.4 現代化管理手段缺乏

很多煤炭企業未能緊跟信息時代發展的步伐，仍然沿用傳統人工、紙質檔案管理模式，檔案信息的采集上也缺乏主動性。即便已經建立了電子檔案管理系統，但是也并未真正對其有效利用，只是簡單地將紙質檔案進行掃描后歸入計算機文件夾中，這實際上是對檔案系統資源的浪費，嚴重影響檔案管理工作效率的提升。

4 解決煤炭企業檔案管理工作問題的實踐路徑

4.1 完善檔案管理制度

要想真正做好檔案管理工作，就必須對檔案管理制度進行完善，主要從檔案管理流程的明確與規范、管理人員考評等方面加以健全，要將檔案管理制度的制定與執行擺放在重要的戰略位置。在完善檔案管理制度的過程中，煤炭企業應當明確檔案材料的收集、分類、整理、保管等具體流程，結合實際需求，對查詢與利用頻率較高的檔案進行單獨的管理，這樣能夠有效提升檔案利用率。同時，通過嚴格的考核制度執行，規范檔案管理人員的工作行為，讓他們嚴格按照制度規定進行檔案管理，同時通過獎懲措施的實施，激勵他們提升工作積極性與主動性。

4.2 完備硬件設施

煤炭企業應當增強對檔案管理的重視，認清資金投入對檔案管理效率提升的重要性，進而從資金與硬件方面進行充足的投入。一方面，要建立專門的檔案室，保證足夠的面積，并劃分出單獨的查閱空間;另一方面，要在檔案室中配置專門的消防設施，專門的溫度控制、濕度控制設施，最大程度滿足檔案保存所需的環境條件，消除威脅檔案長期保管的隱患因素。

4.3 提升人員素質

首先，煤炭企業應當針對檔案管理的重要性加大宣傳教育力度，引導檔案管理人員和其他員工認清檔案對企業發展的重要價值，進而在全員重視下確保檔案信息的完整與真實;其次，煤炭企業應當注重對檔案管理人員的培養，通過培訓強化他們的專業知識與業務能力，督促他們按照法律法規和規章制度要求的流程進行檔案管理;再者，煤炭企業還應當為檔案管理人員提供熟悉經營管理知識的機會與平臺，讓他們對專業術語有所認知，這樣能夠更好地對檔案進行分類與歸檔。

4.4 加強現代化管理

在信息技術普及與更新的大環境下，煤炭企業開展檔案管理工作也應當充分利用先進技術與手段。一方面，應當將檔案管理信息化建設提升重要工作日程，緊抓檔案數字化、電子化系統的開發與利用，并對系統功能如保管、查詢、維護等進行科學劃分，增強檔案管理的針對性;另一方面，應當嚴格設置檔案訪問權限，設置用戶名、密碼登錄，并劃分查詢、檢索與下載的層級權限，保證檔案的安全管理。

5 結語

鑒于檔案管理對煤炭企業穩定、長遠發展的重要價值，煤炭企業就必須在增強重視的基礎上建立完善的檔案管理制度、加大硬件設施的投入力度，并通過檔案管理人員素質的提升以及現代化管理的加強來提升檔案管理工作的質量與效率，保證檔案能夠發揮出應有的效用，為煤炭企業提供可靠的信息資源支撐。

參考文獻

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