新形勢下醫院檔案精細化管理

欒立振 李濤 李兗

摘 要：隨著社會的發展，醫院檔案顯得更加重要。如何優化醫院檔案管理成為了當前醫院工作的總要內容。精細化管理是指分工精細化和服務質量的精細化，是以常規管理為基礎的、明確管理責任和要求的一種管理模式。醫院檔案精細化管理有利于提高檔案管理的工作效率，推動醫院的健康發展。本文主要分析了新形勢下醫院檔案管理中存在的主要問題，提出了檔案精細化管理的對策，期望能夠優化醫院檔案管理，促進醫院的發展。

關鍵詞：醫院檔案;精細化管理;對策

隨著社會的發展進步，我國的醫療衛生體系也不斷健全，為更多的群眾提供了更優質的服務。在醫院管理中，檔案管理是一項重要的工作，其不僅能夠為醫院的行政、醫療和科研提供有力的支撐，同時也能夠全面提升醫院的管理水平，更好地服務于群眾。在目前的醫院檔案管理中，多數醫院的管理模式較為粗放，很多環節和步驟不符合規范，很容易造成檔案的遺失，不利于檔案管理質量的提升，同時也阻礙了檔案價值的發揮。因此，應實施醫院檔案的精細化管理，提高檔案管理水平。

1 精細化管理概述

精細化管理是源于日本的一種管理理念，是社會大分工精細化和服務質量精細化的要求。精細化管理是指以常規管理為基礎，融入管理責任具體化、明確化的要求，使每一個管理者都能夠盡職盡責的一種科學化的管理模式。精細化管理的應用能夠將管理目標分解、細化，并將其融入到管理的每一個環節，是提升管理執行力的重要途徑。對醫院來說，檔案精細化管理就是根據醫院檔案的管理實際，按照“精細化”的要求，找到突出問題、薄弱環節，分階段地完成每一項檔案管理任務，從而更高效地管理檔案，更大地發揮檔案的價值，從而推動醫院整體管理水平的提升。

2 醫院檔案管理中存在的問題

1）管理制度不完善。當前，很多醫院的檔案管理制度中還存在著很多漏洞和不足，經常發生檔案不知如何歸檔、歸檔分類錯誤、檔案完整度較低等問題，給后續的檔案使用帶來了很多麻煩，嚴重影響了檔案管理的工作效率。另外，在醫院的管理活動和學術研究活動中，檔案所發揮的作用較小，很多檔案的價值被埋沒。

2）檔案管理文化落后。在很多醫院中，有關檔案文化的內容很少，醫院缺乏檔案管理的文化氛圍。這不僅阻礙了醫院員工對檔案重視程度的提升，同時也影響了檔案的撰寫，降低了檔案質量。

3）檔案管理方式不科學。當前，多數醫院的檔案管理以傳統的管理模式為主，管理模式粗放，管理效率低，而且容易造成檔案的丟失、損毀。此外，由于對檔案的重視程度不夠，很多檔案長時間得不到更新，檔案內容陳舊，跟不上醫院管理實際的發展，造成檔案的實用性較低，被長期擱置、遺忘，檔案的價值被忽視。另外，在檔案管理中，各科室和檔案管理部門之間的協調性較差，溝通不暢，很多檔案不能被及時、完整地收錄到檔案室中，造成檔案的流失。

4）管理人員專業水平較低。在一些醫院，檔案管理人員都不是檔案管理專業出身，大多是由醫護人員、行政人員改行進而檔案管理部門的。這就導致檔案管理人員缺乏專業的檔案管理知識，專業水平低，在檔案管理工作日漸繁重的情況下，他們很難適應檔案管理的要求，在日常工作中經常出現差錯，進而影響了檔案管理質量。

5）信息化程度低。隨著信息技術的發展，醫院檔案管理也逐漸使用了現代化的信息技術，有效推動了檔案管理活動的有效開展。但在一些條件較差的醫院，檔案管理的信息化程度還較低，大量的醫療數據和信息不能被有效搜集、整理，同時也給檔案信息的查詢和使用帶來了很大不便，降低了檔案管理水平。

3 醫院檔案精細化管理的意義

醫院檔案是醫院日常工作的書面化的記錄。醫院檔案能夠為各個科室的工作提供科學的參考和依據。因此，對于管理者來說，檔案不僅與醫護人員的工作效率相關，同時也與醫院的日常工作有關，因此，管理人員應充分重視檔案管理工作，積極開展精細化管理。檔案精細化管理不僅能夠提升各個科室對檔案的重視，更有效的參與到檔案管理之中，同時也能夠提高檔案管理質量和水平，確保檔案的完整、真實，保護檔案的價值，促進檔案作用的發揮，而且還能夠推動醫院整體管理水平的提升，更好地為群眾服務。

4 醫院檔案精細化管理對策

1）提高對檔案管理的重視。基于醫院檔案的重要性，醫院管理者應充分重視檔案管理工作，將其列入醫院的日常事物加強管理。同時，要加大對檔案管理的財力、物力等方面的支持，為檔案管理提供良好的條件。此外，管理者還應經常性地深入檔案管理工作一線，了解檔案管理工作的實際，掌握檔案管理人員的工作需求，不斷優化工作思路和工作理念，為檔案管理提供更加堅強的后盾。

2）明確醫院檔案管理的目標。在醫院檔案管理的過程應明確檔案管理目標，將管理目標分解、細化，將不同的目標或同一階段的目標落實到各個科室及其人員身上。在醫院發展的各個階段，管理目標也不同，因此應結合醫院的長期和短期目標制定各個階段的任務，充分將每個部門都納入到目標實現的過程中，承擔相應的責任。為了保障實施效果，應將各部門的檔案管理工作納入到考核標準中，并設立相應的獎懲措施。在檔案的搜集過程中，檔案管理人員應將檔案有序記錄下來，標準時間、科室和主要內容等;另外，還應將類似、相關的文件保存在一起或者通過一定的標簽標注出來，提升檔案的標準化;在檔案的借閱過程中，要詳細記錄借閱時間、借閱人、規定歸還時間、實際歸還時間等內容，避免檔案丟失。

3）完善醫院檔案管理制度。為了提升醫院檔案管理水平，應不斷完善醫院檔案管理體制。醫院檔案管理體制的完善應融入精細化的管理理念，從醫院的檔案管理實際入手，明確檔案管理的內容和標準，并根據檔案管理工作的發展不斷進行完善，確保檔案管理的實效性。另外，根據各個部門的職能將檔案管理中的各個環節和步驟分配下去，并根據一定的標準對管理人員進行考核，推動管理工作的正常開展。

4）建設醫院檔案管理文化。任何工作的開展都離不開文化的支持，醫院檔案管理工作也不例外。在醫院檔案的精細化管理過程中，應加強檔案管理文化的建設。一方面，檔案管理部門也深入各個科室宣傳檔案的重要性，提升員工對檔案的認識。另一方面，檔案管理部門還可以定期舉辦檔案知識專題講座，宣講檔案有關知識，傳授檔案管理的有關步驟和注意事項等。

5）提升檔案管理人員的專業素質。檔案精細化對檔案管理人員的專業素質也提出了更多的要求。醫院管理者應不斷提升檔案管理人員的專業素質，定期開展培訓和講座等。同時還應加強檔案管理人員綜合素質的培養，培養他們責任心、耐心和細心等，以更好地服務于檔案管理。

6）加大信息技術建設。當前，部分醫院的檔案管理方式落后，其主要原因是對信息技術的使用還不夠充分。隨著醫院規模的不斷擴大，醫院的每項工作都會產生大量的數據信息，這些數據會給傳統的醫院檔案管理帶來很大的壓力，不利于醫院管理水平的提升。因此，應積極利用信息技術開展檔案管理，實現檔案搜集、保存、查詢等工作的數字化，同時也能夠確保檔案的安全，保護檔案的完整性。

5 結語

精細化管理是一種現代化的管理理念和管理思維。在醫院檔案管理中融入精細化管理不僅能夠優化傳統的檔案管理模式，使檔案管理流程更加規范、責任更加明確，確保了檔案的完整性，保護了檔案的價值，同時也能夠推動醫院管理水平的提升，保障醫院的平穩運行，促進醫院的健康發展。

參考文獻

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