淺談學校財務檔案管理問題與對策

摘 要：隨著信息時代日新月異的快速發(fā)展，學校財務檔案的管理也必須得跟上時代的步伐順應社會需要。針對現(xiàn)階段學校財務檔案管理工作中存在的突出問題，要找到符合學校實際的解決對策，進而完善學校財務檔案管理制度，加強學校財務檔案管理使用，對學校的各項工作發(fā)展規(guī)劃具有很重要的推進作用。

關(guān)鍵詞：學校財務檔案;管理;問題;對策

學校財務檔案管理工作是對學校財務狀況提供準確、全面、有效的檔案立卷和歸檔保存?zhèn)溆靡员阏{(diào)閱服務。學校財務檔案管理是學校檔案管理的一個重要組成部分。學校財務檔案不僅能夠記錄學校的一些重要經(jīng)濟業(yè)務，還能夠反映出學校的經(jīng)濟運行狀況，是一項非常重要的需要完善保管的永久性歷史材料。準確而又完整的財務檔案是學校制定各項計劃、政策的依據(jù)。學校財務檔案的管理也關(guān)系著國家的經(jīng)濟財務安全，因此，每個學校必須做好財務檔案管理工作，真正實現(xiàn)財務檔案管理的實用價值。隨著社會發(fā)展學校改革的不斷深入，急需人才的大力引進，學校各項教研經(jīng)費、專項經(jīng)費的迅速增加，財務檔案數(shù)量也迅猛遞增。如何做好信息社會學校財務檔案管理工作，解決工作中存在的突出問題，是學校財務檔案管理工作者值得探討的重大任務，下面我就學校財務檔案管理中普遍存在的問題及對策淺談如下。

1 各類學校財務檔案管理中普遍存在的問題

隨著學校體制改革步伐的加快及進一步深化，使得學校財務檔案管理遇到了各種各樣前所未有的困難和問題。財務工作者必須認真查找財務檔案管理過程中存在的問題，準確記錄財務流程，通過精細化地開展財務檔案管理工作，促進學校的順利發(fā)展。

1）當今數(shù)字化時代學校財務檔案管理認識觀念相對滯后。在學校，財務檔案的管理是一項極具技術(shù)性、政策性以及專業(yè)性的工作，對于管理人員的財務能力與綜合素質(zhì)提出嚴格要求。因此，就要求檔案管理人員具備良好的政治素養(yǎng)，在工作上精益求精、敬業(yè)愛崗的精神。同時，檔案管理者還需要具備一定的會計知識，對于檔案管理方面的知識有一定了解，并且還能夠靈活運用各種信息化技術(shù)及管理工具。

2）學校財務檔案管理制度不夠完善。目前，不少學校在管理財務檔案時缺乏必要的專職性與專業(yè)性，通常是由財務人員兼管，有些學校甚至安排出納員管理財務檔案，這顯然違背了檔案管理規(guī)定。有些學校為了方便財務部門隨時查閱檔案，經(jīng)常不按時上繳會計檔案，這一行為對檔案管理工作造成極大影響。

2 加強和改善學校財務檔案管理的對策

以上總結(jié)的學校財務檔案問題與現(xiàn)象在教育系統(tǒng)中普遍存在，本人粗淺地認為在加強學校財務檔案的管理工作中可采取的對策有以下幾點：

1）完善學校財務檔案管理制度。對于每個學校，都應當根據(jù)自身實際情況，構(gòu)建完善的財務管理制度，并制定合理的管理規(guī)劃，同時，在學校檔案管理的總體工作中納入學校固定資產(chǎn)預算分析、職工所得稅申報等方面的財務檔案管理工作，促使財務檔案管理工作更加求真務實。

2）強化領(lǐng)導，提高學校財務檔案管理人員的素質(zhì)。學校領(lǐng)導應把檔案管理工作列入重要的議事日程，圍繞中心工作常抓不懈，并且納入學校總體發(fā)展規(guī)劃;分管領(lǐng)導要經(jīng)常指導關(guān)心檔案管理工作，積極協(xié)調(diào)解決工作中遇到的人、財、物等問題，并且在檔案工作人員的配備、檔案設施的改善等方面，始終要優(yōu)先考慮。在信息社會的新形勢下，信息技術(shù)正在迅猛發(fā)展，不斷涌現(xiàn)新的科學技術(shù)，這就需要及時提升檔案管理者的工作能力。例如，可以定期組織輪訓學習，與兄弟院校加強工作交流等，通過多種方式提升檔案管理者的綜合素質(zhì)。

3 規(guī)范學校財務檔案管理業(yè)務

1）學校財務檔案的歸檔應要求明確，立卷準確。財務檔案收集的范圍不僅包括傳統(tǒng)概念上的賬簿等記錄一切經(jīng)濟業(yè)務的史料和證據(jù)，還包括電算化財務檔案等。

2）學校財務檔案要裝訂及時，歸檔有序，明確編號。在月底使用打印機將會計系統(tǒng)當月產(chǎn)生的會計數(shù)據(jù)打印并整理，將原始憑證之上的標簽等全部清理，然后訂成冊本。定期復制系統(tǒng)存儲的檔案數(shù)據(jù)，刻錄到光盤進行存儲和簽字，做到實物保管。

3）學校財務檔案要安全妥善保管，手續(xù)齊全。在學校，檔案部門與財務部門必須密切配合，共同做好檔案的保管工作。對此，就需要從三個方面入手：第一，必須由專業(yè)人員負責管理財務檔案;第二，為了使管理工作更加標準和規(guī)范，學校必須設立檔案庫房和擺放設施，用于存儲和擺放財務檔案，另外要做好防蟲、防鼠、防光等“八防”安全措施;第三，必須將紙質(zhì)檔案與電子檔案統(tǒng)一歸檔，利用計算機將會計信息刻錄成光盤，做好數(shù)據(jù)備份工作，將其放在不同地方進行保管，根據(jù)會計年度進行歸檔管理。

總而言之，在學校財務檔案管理的過程中，必須能夠清楚認識到財務檔案管理工作在學校發(fā)展各方面的重要性和必要性，堅持從實際出發(fā)、科學規(guī)范管理，充分發(fā)揮管理者的主觀能動性，積極創(chuàng)新財務檔案管理工作的思路與方法，從而使得學校財務檔案信息的準確詳實，具備較高的價值，為學校的各項工作順利開展起到推波助瀾保駕護航的作用。

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作者簡介

陸惠萍（1967-），女，中級職稱，研究方向：檔案管理。