現代辦公技術對檔案管理的影響及對策探討

高苗苗

摘 要：近年來，受信息技術蓬勃發展的影響，現代辦公自動化早已成為檔案管理的工作常態，其文件漸漸由紙質形式向電子文件轉變，促使傳統檔案管理模式面臨著全新的機遇及挑戰。傳統檔案管理模式以紙質檔案為管理主體，其耗時長且易出錯，而應用于現代辦公技術能充分發揮計算機的作用，大幅度提高檔案管理的準確性及時效性。本文以現代辦公技術為切入點，分析其對檔案管理的影響，進一步提出具體的應用對策，旨在為相關從業人員積累更多的實踐經驗。

關鍵詞：現代辦公技術;檔案管理;影響及對策

通常，現代辦公技術下檔案管理工作指，以計算機及計算機系統為依托所進行檔案管理的工作過程;換而言之，現代辦公技術推動檔案管理模式向無紙化及電子化方向轉變，促使傳統檔案管理模式面臨著全新的機遇及挑戰。與紙質文件相比，電子文件必須借助相應的現代化辦公設備予以讀取，基本實現計算機等其它電子設備傳輸分享的目標[1]。同時，即便電子文件管理不存在場地或其它條件的局限及要求，但是計算機設備對于周圍環境的應用標準相對嚴格。一旦相關管理人員尚未從根源上認識到現代辦公技術對檔案管理的重要性則可能影響其總體管理效率，甚至可能造成管理失誤。鑒于此，本文針對現代辦公技術對檔案管理影響及對策的研究具有重要的現實意義。

1 現代辦公技術對檔案管理的影響

1）電子文件易修改。受現代化辦公技術下檔案普遍為電子化文件的影響，電子文件極易被篡改及被偽造，得到越來越多檔案管理人員的關注及重視。與紙質文件相比，電子文件極易被人隨意修改偽造。即便信息技術趨向成熟，能有效保護電子文件內容的準確性及時效性，但是文件易被修改的特性仍無法改變，造成文件保管安全事故時有發生[2]。同時，電子文件被篡改后難以識別被修改的痕跡。無論檔案管理工作中是否引進科學的檔案修改識別技術，都無法保證其追蹤效果。總而言之，電子文件極易被人胡亂修改且無法快速追蹤其修改痕跡，其特性決定檔案管理安全性要求趨向嚴格。

2）技術更迭速度快。由于現代辦公技術以計算機系統及互聯網為依托演變發展而來，電子計算機軟件更新迭代速度相對較快，促使電子文件只有持續改變其原有的格式，方可滿足全新技術的使用要求。同時，計算機硬件更新迭代速度快，極大程度上縮短了其使用年限，尤其是存儲電子文件時，必須存儲于磁盤中。通常情況下，磁盤使用年限不超過4年，一旦超過4年則明確要求計算機予以定期檢修更換其磁盤[3]。此外，計算機軟件類型多樣且更迭速度快，使用計算機軟件開展檔案管理后軟件無法始終處于一成不變的狀態，需要自行適應檔案管理工作要求完成系統更新升級換代。計算機硬件及軟件更新存在引發檔案信息受損丟失問題的可能性。

3）難以界定電子化。受電子文件制作及傳播屬于無實物化范疇的影響，決定電子文件與紙質文件相比，其文件原件的界定難度相對較高。通常情況下，紙質文件以文件復印程度為參照評估其是否為原件，但是電子文件受自身可顯示于計算機的影響，多人可隨意移動設備拷貝文件，不存在相應的局限性。無論拷貝主體是誰或拷貝區域在哪或拷貝時間，所獲取的文件與原件完全相同[4]。由此可見，電子文件無法準確界定其原件，客觀上要求相關檔案管理人員加大對于電子文件管理的重視程度，以保證電子文件準確性為前提條件，做好檔案管理各項工作，促使檔案管理模式始終處于正常運轉狀態。

2 現代辦公技術下檔案管理的實施對策

現代化辦公技術對于檔案管理工作的影響相對深遠，不只改變原有的傳統管理理念，更革新現有的管理方法及管理模式，大幅度提高管理人員的綜合素質要求。如何做好現代辦公技術下檔案管理工作，得到越來越多從業人員的關注及重視。除有效區分電子文件及紙質文件外，重點消除影響電子文件真實性及完整性的風險因素，持續提升管理人員綜合素質水平。

1）重視歸檔保存。在實際管理的過程中，相關管理人員秉持實事求是的工作原則，立足于電子文件特點，靈活運用現代化辦公技術，做好檔案歸檔及保存等方面工作，仔細填寫檔案歸檔及保存記錄，定期或不定期組織相應的查證工作，預防檔案管理期間出現篡改或丟失的情況，確保檔案信息的完整性[5]。同時，重點區別電子檔案原件，強調保護電子檔案原件中各項原始信息，充分發揮技術處理的作用，消除影響文件安全性的風險因素，例如：通過將所有歸檔文件屬性設置為已讀等方法，確保文件始終處于被讀取且無法被修改的狀態，大幅度提高檔案管理的工作效率。

同時，以保護電子檔案信息數據安全性為前提條件，做好相應的檔案保存工作，持續擴大成本投入，大力建設計算機機房等基礎設施，嚴格控制計算機機房內溫度及濕度，確保計算機硬件及軟件始終處于正常運行狀態，特別是計算機硬件占據著檔案管理極其重要的地位及作用。此外，檔案管理單位結合自身具體情況及檔案資源規模，搭建具有區域特色的電子檔案讀取及傳播授權機制，規范電子檔案讀取及傳播的環節，真正意義上做到電子檔案讀取及傳播有規可循及有章可依，大大降低隨意修改或篡改電子檔案信息數據問題的發生率，有助于保證電子檔案信息數據的準確性。

2）實施雙套管理。從目前我國機關單位檔案管理水平來看，部分單位傾向于將紙質文件向電子文件轉變進行保存管理，能極大程度上減輕檔案管理工作量，有利于檔案管理各項工作有效開展。受電子文件無法全面替代紙質文件的影響，其管理機制及管理技術均有待提升，而實施全面電子化可能埋下檔案管理安全隱患。因此在實際管理的過程中，相關管理人員必須推行紙質文件與電子文件雙套管理模式，以保證紙質文件與電子文件相對應為前提條件，做好紙質文件的歸檔工作，預防電子文件受損后能充分發揮紙質文件的參考作用，消除影響檔案管理工作進程的風險因素。

3）樹立安全意識。由于以現代辦公技術為依托的檔案管理模式與傳統檔案管理模式間區別較大，客觀上要求相關管理人員必須熟練運用計算機及其相關軟件，操作各種管理系統，有助于大幅度提高檔案管理效率。同時，目前我國多數檔案管理人員普遍存在忽略學習現代化檔案管理技術的問題，尚未形成信息安全保護意識，難以增強其自身業務水平。因此在實際管理的過程中，相關單位秉持以人為本的工作原則，通過崗位培訓及人才引進等方法組建專業化管理團隊，以樹立管理人員安全意識為前提條件，規范管理人員的操作行為，消除影響檔案管理工作的風險因素。

3 結語

通過本文探究，認識到隨著信息時代來臨的影響，各個行業及各個領域的工作方式及工作流程均發生翻天覆地變化，尤其是檔案管理工作，占據著信息管理極其重要的地位及作用。因此，相關管理人員秉持具體問題具體分析的工作原則，全面分析現代辦公技術對檔案管理的影響，緊跟現代化辦公技術的普及進程，持續細化檔案管理機制，扭轉自身對于檔案管理的認知，并且強化管理人員的培養力度，為促進我國檔案管理水平的提升提供強有力的支持。

參考文獻

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[4]朱文澍.現階段無紙化辦公條件下的電子檔案管理研究[J].辦公室業務，2018（07）：63-64.

[5]代安.醫院檔案管理在辦公自動化環境下的探討[J].辦公室業務，2017（19）：119.