辦公自動化系統到檔案管理系統對接的設計與實現

摘 要：隨著電子技術和信息化技術的不斷發展，在檔案文檔一體化的發展路程中，原有的檔案和文件分開，管理的狀態已經被打破，文案檔案文檔管理必須實現整體績效的提升。通過電子自動化辦公自動化和檔案管理新技術的應用，實現了檔案案卷的易于掌控、切實可行的保管。在文件資料的管理上，幫助企業文書辦公自動化和檔案管理人員實現了電子文件全新辦公自動化和檔案管理模式的全過程自動化應用[1]。

關鍵詞：辦公;自動化系統;檔案管理系統;對接;設計;實現

1 辦公自動化的定位

機關辦公自動化工作是提升機關管理效率重要措施，一個成功的辦公自動化系統，可以處理機關內各方面工作信息，并在此基礎上對信息進行高度綜合，為全體人員提供綜合服務，達到提高整體工作效率和工作質量的目的：1）信息服務。相對于傳統的工作方式來說，辦公自動化就是利用現代化手段、以全新的工作方式為機關全體人員安全、及時、準確、全面地提供各種相關信息，如各類業務信息，文書信息，檔案信息等。2）輔助管理。即將各級機關及本單位內部制定的各方面規章制度、處理工作規定、工作細則等固化在應用程序中，當機關工作人員在使用計算機系統處理日常工作時，就“必須”執行相關的規定。用現代化手段實現輔助管理，可以盡量減少機關工作人員因主觀因素對工作可能造成的不利影響。3）規范工作。借助于計算機技術處理單位內部的業務工作、文書處理、檔案管理工作及督查催辦等工作，在模擬實現手工操作的同時，將相關工作更加條理化和規范化，借助辦公自動化系統處理工作可以方便的將機關工作中難以量化的工作量化。

2 目前辦公自動化和檔案管理的現狀

計算機和網絡技術的出現，電子文件生命周期管理中引入了自動化技術，將文件連續體和文件周期理論加以實現。例如近年來提出的優化和完善的自動化管理的方案，解決了文檔一體化進程中存在的問題，同時也將文檔一體化管理和自動化管理落實到實處。一文檔檔案自動化管理理論基礎論述。在辦公自動化和檔案管理的發展過程中，通過對文檔一體化管理，不斷創新，將傳統的紙質辦公自動化和檔案管理工作和人工管理工作加以延續和優化，實現了電子檔案文檔管理文件和檔案的自動化管理，將文件和檔案管理工作融為一體，產生了相互的聯系。電子文件從最初的采集到最后永久的保存，是一個完整的運動過程。通過自動化文件管理系統實現了這一過程，這是技術帶來的變革[2]。通過自動化技術構建了文件多維坐標體系的運動過程，是能夠確保辦公自動化和檔案工作順利開展的[3]。

3 辦公自動化系統到檔案管理系統對接的設計與實現

辦公自動化系統到檔案管理系統的對接是一個單向的數據傳遞過程。根據某高校的實際情況，需要構建一個用于接收辦公自動化系統中的數據信息的轉換系統，實現數據轉換以及將轉換好的數據發送給檔案管理系統。還需要在檔案管理系統中構建電子文檔歸檔功能模塊，完成數據接收、審核檢查、信息補充等功能。來實現兩個系統的對接。轉換系統的獨立開發，增加了其移植性和維護性，也便于后續在相關領域的應用。將其解析并存儲到數據庫中做記錄;將有效數據信息進行一一對應，并自動生成部分數據信息，自動生成的這部分數據信息，是指接收的數據信息中所缺少的，需要檔案管理系統通過對接收的數據信息進行分類整合等處理后所生成的歸檔必須字段;還有少部分數據信息需要工作人員根據專業知識以及實際情況進行合理填寫。

3.1 轉換系統的架構設計

轉換系統使用B/S模式，即瀏覽器和服務器架構，這種結構可以有效地降低資源成本，提高設計的系統性能。轉換系統采用Java編程語言，Mysql數據庫相結合的開發模式，采用三層架構，即表示層、邏輯層以及數據持久層，具有很好的兼容性、穩定性，也便于后期維護和升級。表示層：主要是使用瀏覽器來顯示應用系統的圖形頁面，用戶可以通過瀏覽器接收或發送業務請求。瀏覽器則需要通過HTTP協議發送用戶請求到服務端，瀏覽器向用戶展示響應的請求時，服務端則會通過識別HTTP的發送數據，驗證用戶是否存在，然后會將返回給用戶的信息進行接收，并通過瀏覽器將具體業務的響應內容展示給用戶。邏輯層：邏輯層提供了系統的各個核心服務以及業務服務的實現，它主要功能就是在成功接收到客戶的業務請求后，通過從前端傳輸過來的數據，進行主要的業務邏輯實現，包括業務邏輯跳轉，實時數據判斷處理，實現業務所需的工具類等，通過持久層可以實現訪問數據庫，進行數據庫的增刪改查功能，實現對數據實時的管理操作，最后通過持久層返回的狀態，將業務邏輯處理結果，通過邏輯層處理，進而返回給用戶，實現整個業務邏輯功能，通過瀏覽器將實時畫面展示給操作人員。數據持久層：數據持久層實現了系統所有數據的存儲和訪問，依賴不通的服務特點選擇不同類型的存儲服務;另外，通過該層實現數據存儲的可靠性、可用性和維護性。數據存儲層均是標準訪問接口，可以方便遷移。

3.2 檔案管理系統用戶登錄功能設計

由于待歸檔的電子文檔數據信息及其全文具有一定的保密性與嚴謹性，根據檔案管理系統電子文檔歸檔實際需求，本文需要對使用這一業務流程的用戶進行權限劃分，共劃分為兩個用戶角色，分別為檔案管理系統業務人員和系統管理員。不一樣的角色登錄系統，系統會根據角色的不同，提供不同的界面。

3.3 轉換系統功能分析

1）數據導入：轉換系統啟動后，可以自動上傳存儲電子文檔數據信息的EXCEL文件，系統會對導入的EXCEL文件自動進行解析，解析后的結果會保存到數據庫做記錄。

2）數據保存：對于上傳的數據信息，系統可以自動對其進行保存操作。

3）數據轉換與發送：對于已保存的數據信息，系統會對其進行自動轉換，并將轉換成功的數據信息與其相應的電子文檔全文通過Socket通信技術自動發送給檔案管理系統。本文除了提供通過上傳EXCEL文件獲取電子文檔數據信息，還可以通過調用辦公自動化系統所提供的Web Service接口，來獲取存儲電子文檔數據信息的XML格式文件，對接收到的XML，轉換系統會自動對其進行解析，并將其自動保存到數據庫表中做記錄，然后轉換系統會將保存的數據信息與電子文檔全文通過Socket通信技術自動發送給檔案管理系統。

4 結束語

采用辦公自動化系統，實現了辦公文檔自動化管理，是依據當前辦公自動化和檔案管理的需求，不斷總結辦公自動化和檔案管理中優秀經驗，完成文檔一體化自動化管理的平臺建設。在當前數字化環境不斷發展的前提下，對于辦公室辦公自動化和檔案管理意識以及辦公自動化和檔案管理的整合速度都要予以提升，真正做到對數據自動化集成深層次挖掘檔案價值，完成文檔自動化管理工作最終目標。

參考文獻

[1]嚴文枝.基于辦公自動化環境下文書檔案管理的思考[J].辦公室業務，2017（24）：181.

[2]石若漫.淺談辦公自動化與文書檔案管理[J].辦公室業務，2017（23）：142.

[3]岳吉.辦公自動化對事業單位檔案管理的影響[J].現代經濟信息，2017（22）：48.

作者簡介

楊巍巍（1980-），女，吉林省松原市，吉林油田勘察設計院，文學學士，中級職稱，研究方向：辦公自動化與檔案管理。