精細化管理在工程檔案管理中的應用研究

郭友青

摘 要：隨著城市建設的不斷推進，工程檔案管理效率對現代化企業的影響越來越大，這要求企業不斷提升工程檔案管理的科學性。本文立足于當前工程檔案精細化管理過程中了存在的問題，提出相應的對策建議，旨在幫助企業提升工程檔案管理質量。

關鍵詞：工程檔案管理;精細化管理;現代化設計單位;應用

隨著市場經濟的發展，工程建設項目不斷涌現，項目設計資料越來越多，工程檔案管理工作的難度也越來越高，社會對工程檔案管理的要求更為嚴格。在市場競爭日益激烈的當下，現代化設計單位應順應時代發展要求，將精細化管理應用于工程檔案管理工作中，提高工程檔案管理質量，發揮工程檔案的價值。

1 工程檔案精細化管理過程中的不足之處

1.1 精細化工程檔案管理意識欠缺

部分設計單位在工程檔案實踐管理過程中仍然沿用傳統的粗放式的管理方法，“重設計、輕檔案”思潮盛行，絕大部分檔案管理員并沒有及時且完整地記錄和整理相關工程檔案。[1]工程檔案整理大多采用的是突擊式的補錄方式，極大地破壞了檔案的有序性和完整性，雜亂無章式的工程檔案管理現象突出，導致很多檔案資料信息不全或被遺留甚至丟失。

1.2 未形成統一的規劃和部署

在工程檔案管理實踐過程中很多設計單位并沒有根據甲方提供的資料及工程設計進度同步開展檔案信息的收集和整理工作，甚至出現用與項目無關的校審意見填充檔案信息的情況，導致工程檔案出現明顯的缺漏或不真實信息。工程檔案資料收集工作滯后現象嚴重，部分企業工程設計完成后還沒有開始檔案的收集和歸檔工作。究其原因是企業內部沒有形成統一的規劃和部署，難以完成工程檔案管理工作的一體化，進一步加重了工程檔案存在數據不完整、不真實等問題。

1.3 工程檔案精細化管理監督力度較小

工程設計檔案不僅具有明顯的專業性，其綜合性、成套性特點也十分突出，涉及的內容繁雜，導致現階段很多設計單位的精細化檔案管理理念流于表面。工程檔案監督管理人員的專業能力不強是造成檔案管理效率低的又一原因，很多檔案監管員沒有掌握檔案分類、組卷、歸檔等專業技能，不了解國家對行業工程檔案管理的相關規定，導致精細化檔案監管工作難以有效開展。

1.4 工程檔案管理制度不完善

很多設計單位在工程檔案管理過程中存在明顯的滯后問題，未明確規定檔案的歸檔時間、范圍、相關的標準等內容，特別是在檔案資料的管理和利用方面沒有建立完整系統的管理制度，加重了工程檔案資料不完善、不規范的問題，極大地抑制了工程檔案價值的發揮。

2 精細化管理在工程檔案管理中的應用建議

2.1 加強精細化工程檔案管理的組織管理

現代化設計單位應明確工程檔案的責任部門，形成由高級管理層、責任部門、專職管理人員構成的工程檔案工作小組，為實現精細化的工程檔案管理提供保障。同時應在單位的年度計劃中增設精細化檔案管理內容，并將其作為年終考核的組成部分，把檔案資料的收集、立卷、歸檔、管理等列為考核指標。此外還應在單位內部營造“重視工程檔案、嚴管檔案建設”的氛圍，強化專業人員工程檔案精細化管理意識，實現常態化的工程檔案管理模式。

2.2 制定合理的檔案管理計劃

現代化設計單位應將工程檔案管理工作歸類到企業整體發展計劃中去，實行統一的規劃和部署。在崗位權責說明書中明確工程檔案管理內容，統籌好項目設計部門和檔案編制管理部門，科學地設計、組織、編制項目工程檔案。根據工程項目設計前、中、后三個階段的具體進度開展檔案資料收集活動，減少檔案資料遺漏或歸類不及時的情況發生，提升檔案收集和管理工作質量。

2.3 制定完善的工程檔案管理制度

現代化設計單位應在充分了解政府部門及行業相關標準的基礎上制定較為完善的工程檔案管理制度，形成完整的檔案法治化管理體系，為檔案管理人員開展工作提供參考。可制定工程檔案管理決策制度，站在企業高度全方位地籌劃工程檔案管理工作，形成具有較強規范性和指引性的工程檔案管理文件。[2]在部門間形成良好的溝通協調機制，整合和部門的資源，確保崗位職責落到實處。此外還應完善績效考評及獎懲制度，激發檔案管理人員的工作積極性，推動精細化工程檔案工作順利開展。

2.4 保證工程檔案的完整性和規范性

有條件的設計單位，結合現代技術，開發和建設檔案管理系統，在系統中對工程項目電子資料進行線上收集歸檔，再對項目實物資料組卷，并在檔案管理系統中錄入相關信息，比如明確檔案的種類、項目名稱、歸檔時間及范圍、保管期限等。杜絕不合格的檔案資料，對資料進行統一的裝訂、編號、排架，形成完整且規范的工程檔案，為實現精細化的工程檔案管理工作奠定基礎。

2.5 提升工程檔案管理人員的綜合素養

管理人員的綜合素養是實現高效工程檔案精細化管理的基礎和前提。設計單位不僅要幫助檔案管理人員樹立精細化管理意識，還用從理論、實踐及溝通協調等方面提升管理人員的綜合素養，讓他們明白自己在工程檔案精細化管理中多扮演的角色，進而提升工程檔案管理質量和效率。

3 結語

綜上，工程檔案在現代化設計單位發展中起著重要的主推作用，應正確認識工程檔案內在價值，通過精細化的管理形式進一步挖掘工程檔案的深刻內涵，在企業內部形成良好的精細化檔案管理意識，完善和工程檔案相關的制度，加強部門間的溝通協調力度，提升檔案管理人員的整體素養，實現工程檔案管理的精細化、科學化、制度性以及規范化。

參考文獻

[1]范小萍.簡析工程檔案精細化管理的有效途徑[J].赤子（上中旬），2017（3）：180.

[2]吳尚蕓.精細化管理在工程檔案管理中的應用[J].城建檔案，2019（08）：72-73.