關于高校檔案管理信息化建設的幾點思考

摘 要：實現信息化是高校檔案管理工作的必然結果，因為隨著高校教育改革不斷深化，傳統“紙質+手工”的檔案管理模式很難適應現實需求，其中的不足逐漸突出，而且嚴重影響到檔案管理效率。為了促進高校檔案管理信息化建設的順利開展，本文對其重要性以及實施途徑進行了淺顯分析，僅供檔案管理人員作為參考。

關鍵詞：高校檔案管理;信息化;途徑

當前我們正處于信息化飛速發展時代，對于各行業都帶來了極大的影響，也為實現高校檔案管理工作創新提供了方向。目前，在高校檔案管理信息化建設中主要針對各類檔案的收集、存儲以及使用等全過程的信息化管理，彌補了傳統手工檔案管理效率不高的缺陷，而且提高了檔案管理工作的準確性，為推動高校信息化發展起到了重要的現實意義。基于此，本文針對高校檔案管理信息化建設的意義以及如何促進信息化建設的途徑研究，對于提高檔案管理人員工作效率以及高校信息化發展都起到一定指導意義。

1 高校檔案管理信息化建設的重要意義

在信息化得到普及的今天，高校檔案內容不斷豐富，服務領域不斷擴大，檔案管理工作的重要性也日益突出。一方面，從某種意義來說，信息化已經成為衡量一個國家現代化程度與綜合實力的重要標志，而高校作為國家發展中的關鍵部分，理應順應國家現代化與信息化發展形勢，加快信息化建設。基于此，高校數字檔案館建設，實現檔案信息化管理顯然是高校適應現代社會發展形勢的重要舉措，也是推動高校檔案事業可持續發展，提升檔案管理水平以及加快高校教學改革不斷深化的客觀要求[1]。另一方面，傳統檔案管理模式中主要是手工管理和封閉管理，檔案管理人員每天都沉浸于檔案收集、整理、編目、借閱、歸檔等工作流程中，效率低且準確性不高，甚至一些檔案經常出現流失、損壞等情況，增加檔案管理工作難度。但是隨著檔案管理信息化建設的不斷推進，打破了傳統檔案管理的局限，檔案管理人員工作效率明顯提高，也減少了檔案損壞問題，而且為收集、存儲、檢索以及歸檔等工作帶來諸多便捷，切實保障了檔案的完整性與利用率。所以，推進高校檔案管理信息化建設對提高檔案管理效率、實現檔案資源價值以及高校教育工作的可持續發展都起到重要的現實意義。

2 高校檔案管理信息化建設的途徑

2.1 做好檔案管理信息化宣傳工作

基于信息化發展背景，高校檔案管理工作信息化建設不是一朝一夕就實現的，它從手工檔案管理向信息化管理轉變需要一個循序漸進的過程，而這一過程中必須做好檔案管理信息化建設的宣傳工作，提高領導以及檔案管理人員等的信息化建設意識，為實現檔案管理信息化建設做好鋪墊。在檔案管理信息化宣傳過程中，高校應該積極組織檔案工作人員進行業務培訓以及信息化技術學習，提升檔案工作人員信息化素養與操作技能;利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，體現檔案的文化教育價值，比如為學生開放，讓學生參觀等;定期開展國內外檔案學術研究與交流活動，借鑒檔案管理信息化建設經驗，不斷完善自身的檔案管理工作[2]。同時，高校領導應該加大人才、技術以及資金方面的投入力度，為檔案管理信息化建設提供充分的資源保障。另外，根據檔案管理工作實情，高校領導者對檔案信息化建設進行合理規劃并分為多個小目標，逐一實現，為檔案管理人員的工作提供針對性指導。

2.2 加快健全檔案信息化管理制度

加快健全檔信息化管理制度也是高校重要的一項工作，從制度規范上給予保障，使檔案管理過程中的各個流程規范進行，可以從三方面入手做好檔案管理制度建設。首先，完善檔案管理保密制度，增強檔案資源的安全系數。因為信息化背景下，信息傳播渠道有很多，而檔案本身的特點決定了檔案管理人員必須做好保密工作，避免在工作過程中檔案信息泄漏，造成巨大損失。所以，檔案管理信息化建設的實現首先應該健全檔案保密制度，形成安全的檔案管理氛圍，才能促進信息化建設的有效開展;其次，完善檔案使用制度，避免出現丟失等問題。通過檔案管理為使用者提供檔案資源服務，從而實現檔案資源的使用價值，這也是檔案管理人員工作重點。為了提高檔案資源使用率，避免出現丟失或損壞等問題，必須完善檔案使用制度，規范使用流程，也為后續的檔案存儲、保管等工作打好基礎;最后，完善檔案歸檔制度，使檔案管理工作更加標準和規范。盡管信息化技術方便了檔案管理、存儲、使用以及歸檔等工作流程，但是當前高校檔案管理工作還不能完全脫離紙質檔案。針對這一問題，高校可以建立起“雙規歸檔”制度，這樣就可以順利應對電子檔案歸檔以及紙質檔案歸檔過程中的問題，提高檔案服務質量，也減少了檔案管理工作的失誤等問題。

2.3 加快數字化館藏資源建設

數字化館藏資源建設是近年來高校檔案管理信息化建設的重要任務之一，也是檔案管理工作得到創新發展及其價值實現的關鍵舉措[3]。在具體實施過程中，檔案管理人員利用信息技術進行檔案編研，改變傳統的檔案資源存儲方式并建立起更先進的數據檢索系統，大大提高了檔案資源利用率以及檔案價值的實現。在檔案編研工作中，檔案管理人員應該實現檔案編研的計算機化代替手工工作，不僅可以提高檔案編研效率與質量，還可以確保檔案歸檔的準確性。同時，轉變檔案資源存儲方式，進行數字化存儲，與傳統的紙質檔案存儲方式相比，占據的空間更小，操作更加便利，大大提高了檔案查閱和管理等工作效率。另外，數據庫檢索與手工檢索相比，效率和準確性都明顯提高，節省了大量時間，而且在檢索方面還可以根據使用者需要進行目錄檢索、全文檢索等，提高檔案信息提取和使用的效率。

2.4 切實做好網絡信息安全工作

網絡信息安全是高校檔案管理信息化建設過程中的難題，因為網絡技術快速發展也為一些非法的“網絡人才”提供盜取信息的機會。為了保證檔案信息安全性與完整性，必須增強檔案安全意識，明確在檔案信息化管理中可能面臨的風險問題與原因，確保檔案管理人員在檔案信息化管理過程能夠規范操作。同時，高校應聘請專業網絡人才提高檔案信息系統的安全系數，并且要定期檢查并更新系統，營造安全的網絡環境，比如利用網絡安全技術構建防火墻等、設置權限，以免出現惡意篡改以及盜取等情況[4]。另外，高校還應該從制度方面為提升檔案信息安全提供保障，必須建立健全檔案管理工作細則，落實崗位責任制，還可以通過獎懲激勵機制，提高檔案管理人員的安全意識，使管理和網絡安全工作有效落實，切實保障檔案信息的完整性與安全性。

3 結語

綜上，實現高校檔案管理信息化建設是現代社會發展的必然趨勢，更是高校教學改革以及信息化發展的必然結果。實踐也表明，通過信息化建設大大提高了檔案管理人員的工作效率，提高檔案服務水平，進一步優化了檔案收集、存儲、利用、檢索以及歸檔等工作流程，切實保證了檔案的使用價值以及利用率。但是在實現檔案管理信息化建設過程中，高校領導還需要重視網絡信息安全問題，營造安全的網絡環境，保障檔案信息的安全性與完整性，這樣才能推動高校檔案管理信息化建設的穩步進行。

參考文獻

[1]邱曉青.高校檔案數字化建設存在的問題與對策[J].福建商學院學報，2018（3）.

[2]王丹.高校檔案信息化管理的現狀以及對策分析[J].辦公室業務，2018（16）.

[3]張立志.大數據背景下高校人事檔案信息化建設探討[J].城建檔案，2017（9）：25-26.

[4]吳亞平.高校檔案管理信息化建設的問題與對策[J].科教導刊（上旬刊），2015（03）.

作者簡介

王玉華（1971-），女，漢族，浙江東陽人，本科，從事檔案工作。