關(guān)于高校檔案管理信息化建設(shè)的幾點思考

摘 要：實現(xiàn)信息化是高校檔案管理工作的必然結(jié)果，因為隨著高校教育改革不斷深化，傳統(tǒng)“紙質(zhì)+手工”的檔案管理模式很難適應現(xiàn)實需求，其中的不足逐漸突出，而且嚴重影響到檔案管理效率。為了促進高校檔案管理信息化建設(shè)的順利開展，本文對其重要性以及實施途徑進行了淺顯分析，僅供檔案管理人員作為參考。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理;信息化;途徑

當前我們正處于信息化飛速發(fā)展時代，對于各行業(yè)都帶來了極大的影響，也為實現(xiàn)高校檔案管理工作創(chuàng)新提供了方向。目前，在高校檔案管理信息化建設(shè)中主要針對各類檔案的收集、存儲以及使用等全過程的信息化管理，彌補了傳統(tǒng)手工檔案管理效率不高的缺陷，而且提高了檔案管理工作的準確性，為推動高校信息化發(fā)展起到了重要的現(xiàn)實意義。基于此，本文針對高校檔案管理信息化建設(shè)的意義以及如何促進信息化建設(shè)的途徑研究，對于提高檔案管理人員工作效率以及高校信息化發(fā)展都起到一定指導意義。

1 高校檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

在信息化得到普及的今天，高校檔案內(nèi)容不斷豐富，服務領(lǐng)域不斷擴大，檔案管理工作的重要性也日益突出。一方面，從某種意義來說，信息化已經(jīng)成為衡量一個國家現(xiàn)代化程度與綜合實力的重要標志，而高校作為國家發(fā)展中的關(guān)鍵部分，理應順應國家現(xiàn)代化與信息化發(fā)展形勢，加快信息化建設(shè)。基于此，高校數(shù)字檔案館建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息化管理顯然是高校適應現(xiàn)代社會發(fā)展形勢的重要舉措，也是推動高校檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展，提升檔案管理水平以及加快高校教學改革不斷深化的客觀要求[1]。另一方面，傳統(tǒng)檔案管理模式中主要是手工管理和封閉管理，檔案管理人員每天都沉浸于檔案收集、整理、編目、借閱、歸檔等工作流程中，效率低且準確性不高，甚至一些檔案經(jīng)常出現(xiàn)流失、損壞等情況，增加檔案管理工作難度。但是隨著檔案管理信息化建設(shè)的不斷推進，打破了傳統(tǒng)檔案管理的局限，檔案管理人員工作效率明顯提高，也減少了檔案損壞問題，而且為收集、存儲、檢索以及歸檔等工作帶來諸多便捷，切實保障了檔案的完整性與利用率。所以，推進高校檔案管理信息化建設(shè)對提高檔案管理效率、實現(xiàn)檔案資源價值以及高校教育工作的可持續(xù)發(fā)展都起到重要的現(xiàn)實意義。

2 高校檔案管理信息化建設(shè)的途徑

2.1 做好檔案管理信息化宣傳工作

基于信息化發(fā)展背景，高校檔案管理工作信息化建設(shè)不是一朝一夕就實現(xiàn)的，它從手工檔案管理向信息化管理轉(zhuǎn)變需要一個循序漸進的過程，而這一過程中必須做好檔案管理信息化建設(shè)的宣傳工作，提高領(lǐng)導以及檔案管理人員等的信息化建設(shè)意識，為實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)做好鋪墊。在檔案管理信息化宣傳過程中，高校應該積極組織檔案工作人員進行業(yè)務培訓以及信息化技術(shù)學習，提升檔案工作人員信息化素養(yǎng)與操作技能;利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，體現(xiàn)檔案的文化教育價值，比如為學生開放，讓學生參觀等;定期開展國內(nèi)外檔案學術(shù)研究與交流活動，借鑒檔案管理信息化建設(shè)經(jīng)驗，不斷完善自身的檔案管理工作[2]。同時，高校領(lǐng)導應該加大人才、技術(shù)以及資金方面的投入力度，為檔案管理信息化建設(shè)提供充分的資源保障。另外，根據(jù)檔案管理工作實情，高校領(lǐng)導者對檔案信息化建設(shè)進行合理規(guī)劃并分為多個小目標，逐一實現(xiàn)，為檔案管理人員的工作提供針對性指導。

2.2 加快健全檔案信息化管理制度

加快健全檔信息化管理制度也是高校重要的一項工作，從制度規(guī)范上給予保障，使檔案管理過程中的各個流程規(guī)范進行，可以從三方面入手做好檔案管理制度建設(shè)。首先，完善檔案管理保密制度，增強檔案資源的安全系數(shù)。因為信息化背景下，信息傳播渠道有很多，而檔案本身的特點決定了檔案管理人員必須做好保密工作，避免在工作過程中檔案信息泄漏，造成巨大損失。所以，檔案管理信息化建設(shè)的實現(xiàn)首先應該健全檔案保密制度，形成安全的檔案管理氛圍，才能促進信息化建設(shè)的有效開展;其次，完善檔案使用制度，避免出現(xiàn)丟失等問題。通過檔案管理為使用者提供檔案資源服務，從而實現(xiàn)檔案資源的使用價值，這也是檔案管理人員工作重點。為了提高檔案資源使用率，避免出現(xiàn)丟失或損壞等問題，必須完善檔案使用制度，規(guī)范使用流程，也為后續(xù)的檔案存儲、保管等工作打好基礎(chǔ);最后，完善檔案歸檔制度，使檔案管理工作更加標準和規(guī)范。盡管信息化技術(shù)方便了檔案管理、存儲、使用以及歸檔等工作流程，但是當前高校檔案管理工作還不能完全脫離紙質(zhì)檔案。針對這一問題，高校可以建立起“雙規(guī)歸檔”制度，這樣就可以順利應對電子檔案歸檔以及紙質(zhì)檔案歸檔過程中的問題，提高檔案服務質(zhì)量，也減少了檔案管理工作的失誤等問題。

2.3 加快數(shù)字化館藏資源建設(shè)

數(shù)字化館藏資源建設(shè)是近年來高校檔案管理信息化建設(shè)的重要任務之一，也是檔案管理工作得到創(chuàng)新發(fā)展及其價值實現(xiàn)的關(guān)鍵舉措[3]。在具體實施過程中，檔案管理人員利用信息技術(shù)進行檔案編研，改變傳統(tǒng)的檔案資源存儲方式并建立起更先進的數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)，大大提高了檔案資源利用率以及檔案價值的實現(xiàn)。在檔案編研工作中，檔案管理人員應該實現(xiàn)檔案編研的計算機化代替手工工作，不僅可以提高檔案編研效率與質(zhì)量，還可以確保檔案歸檔的準確性。同時，轉(zhuǎn)變檔案資源存儲方式，進行數(shù)字化存儲，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲方式相比，占據(jù)的空間更小，操作更加便利，大大提高了檔案查閱和管理等工作效率。另外，數(shù)據(jù)庫檢索與手工檢索相比，效率和準確性都明顯提高，節(jié)省了大量時間，而且在檢索方面還可以根據(jù)使用者需要進行目錄檢索、全文檢索等，提高檔案信息提取和使用的效率。

2.4 切實做好網(wǎng)絡信息安全工作

網(wǎng)絡信息安全是高校檔案管理信息化建設(shè)過程中的難題，因為網(wǎng)絡技術(shù)快速發(fā)展也為一些非法的“網(wǎng)絡人才”提供盜取信息的機會。為了保證檔案信息安全性與完整性，必須增強檔案安全意識，明確在檔案信息化管理中可能面臨的風險問題與原因，確保檔案管理人員在檔案信息化管理過程能夠規(guī)范操作。同時，高校應聘請專業(yè)網(wǎng)絡人才提高檔案信息系統(tǒng)的安全系數(shù)，并且要定期檢查并更新系統(tǒng)，營造安全的網(wǎng)絡環(huán)境，比如利用網(wǎng)絡安全技術(shù)構(gòu)建防火墻等、設(shè)置權(quán)限，以免出現(xiàn)惡意篡改以及盜取等情況[4]。另外，高校還應該從制度方面為提升檔案信息安全提供保障，必須建立健全檔案管理工作細則，落實崗位責任制，還可以通過獎懲激勵機制，提高檔案管理人員的安全意識，使管理和網(wǎng)絡安全工作有效落實，切實保障檔案信息的完整性與安全性。

3 結(jié)語

綜上，實現(xiàn)高校檔案管理信息化建設(shè)是現(xiàn)代社會發(fā)展的必然趨勢，更是高校教學改革以及信息化發(fā)展的必然結(jié)果。實踐也表明，通過信息化建設(shè)大大提高了檔案管理人員的工作效率，提高檔案服務水平，進一步優(yōu)化了檔案收集、存儲、利用、檢索以及歸檔等工作流程，切實保證了檔案的使用價值以及利用率。但是在實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)過程中，高校領(lǐng)導還需要重視網(wǎng)絡信息安全問題，營造安全的網(wǎng)絡環(huán)境，保障檔案信息的安全性與完整性，這樣才能推動高校檔案管理信息化建設(shè)的穩(wěn)步進行。

參考文獻

[1]邱曉青.高校檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題與對策[J].福建商學院學報，2018（3）.

[2]王丹.高校檔案信息化管理的現(xiàn)狀以及對策分析[J].辦公室業(yè)務，2018（16）.

[3]張立志.大數(shù)據(jù)背景下高校人事檔案信息化建設(shè)探討[J].城建檔案，2017（9）：25-26.

[4]吳亞平.高校檔案管理信息化建設(shè)的問題與對策[J].科教導刊（上旬刊），2015（03）.

作者簡介

王玉華（1971-），女，漢族，浙江東陽人，本科，從事檔案工作。