談社區(qū)檔案管理工作的對(duì)策

金龍

1 社區(qū)檔案管理工作存在的主要問題

近年來，各街道根據(jù)區(qū)檔案局關(guān)于加強(qiáng)社區(qū)檔案管理工作的意見精神，從實(shí)際出發(fā)，通過社區(qū)建檔、整合檔案資料等方式，積極開展社區(qū)檔案工作，取得了一定的成效。但由于受傳統(tǒng)觀念、體制機(jī)制、基礎(chǔ)條件等因素的制約和影響，社區(qū)檔案工作仍存在許多問題和薄弱環(huán)節(jié)。

1.1 保管條件差，綜合檔案室硬件設(shè)施不齊

無論是新建社區(qū)，還是老社區(qū)，檔案用房緊張、保管條件差是一個(gè)普遍現(xiàn)象。絕大部分社區(qū)沒有專用綜合檔案室，未配備必要的設(shè)施和購置專業(yè)的檔案裝具，落實(shí)“八防”措施不到位。有的社區(qū)因檔案多、檔案室地方狹小，致使無法實(shí)行集中統(tǒng)一管理，只能分散保管在相關(guān)科室，遺失、廢棄、霉變、蟲蛀等風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)一步加大。有的社區(qū)甚至因缺檔案柜，使許多檔案資料滯留在個(gè)人手中。

1.2 意識(shí)淡薄，對(duì)社區(qū)檔案重視不夠

社區(qū)檔案是檔案工作的一個(gè)新領(lǐng)域，長期以來，相當(dāng)一部分人員包括領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)社區(qū)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、分分撿撿、收集保管的細(xì)碎事務(wù)，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和工作政績，只要“守好攤”、不丟失、不泄密、能應(yīng)付查檔就行了。沒有認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，沒有認(rèn)識(shí)到社區(qū)檔案是社區(qū)建設(shè)的重要組成部分，把精力放到了社區(qū)建設(shè)的其他工作上，輕檔案的思想普遍存在。

1.3 制度不健全，業(yè)務(wù)建設(shè)質(zhì)量不高

新、老社區(qū)還不同程度地存在著管理體制不順暢，社區(qū)支委會(huì)、居委會(huì)、業(yè)主委員會(huì)、物業(yè)管理企業(yè)等關(guān)系還沒有完全理順等情況。有關(guān)方面形成的檔案資料，有的社區(qū)居委會(huì)還不能整合在一起，實(shí)行統(tǒng)一管理。雖說社區(qū)涉及的工作較多，但形成的許多材料不能及時(shí)歸檔，沒有按歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求去做，各門類的檔案材料收集不全。對(duì)收集到的檔案資料，整理不規(guī)范，絕大部分社區(qū)是以資料形式整理的，門類設(shè)置、期限劃分、整理方法、編目編號(hào)、裝盒等沒有按標(biāo)準(zhǔn)去辦。有的社區(qū)檔案管理松散，資料隨意存放，還是傳統(tǒng)的手工檢索，為群眾提供服務(wù)的效率不高。

1.4 力量薄弱，管理人員素質(zhì)不強(qiáng)

目前，檔案管理人員的配備還不到位，大部分是兼職且更換頻繁，還有少數(shù)社區(qū)沒有配備專（兼）職檔案員。有的身兼數(shù)職，使干部對(duì)檔案工作的投入難以保證。有的檔案管理人員是離退休職工，文化素質(zhì)相對(duì)較低，對(duì)涉及面廣、專業(yè)性較強(qiáng)的檔案工作難以勝任。大部分社區(qū)檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不甚了解，實(shí)際操作能力不足。

2 對(duì)策及建議

社區(qū)檔案是促進(jìn)社區(qū)各項(xiàng)工作科學(xué)發(fā)展、維護(hù)黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據(jù)，是社區(qū)建設(shè)中不可缺少的基礎(chǔ)性工作，做好社區(qū)檔案工作是縣、街及各社區(qū)的重要職責(zé)。面對(duì)新形勢新要求，做好社區(qū)檔案工作，建議應(yīng)抓好以下幾點(diǎn)：

2.1 充分發(fā)揮街道和社區(qū)檔案管理人員的骨干作用

指導(dǎo)所轄社區(qū)開展檔案工作，是街道檔案管理人員的職能所在。街道檔案管理人員與所轄社區(qū)聯(lián)系緊密，在做好本街道檔案工作的同時(shí)，要充分發(fā)揮作用，重視抓好社區(qū)檔案工作，要將工作重心下移，切實(shí)加大監(jiān)督指導(dǎo)力度。要通過培育典型、推廣經(jīng)驗(yàn)、示范帶動(dòng)，不斷促進(jìn)本地區(qū)社區(qū)檔案工作上水平、上檔次。社區(qū)的檔案管理人員是社區(qū)檔案工作的具體組織者、實(shí)施者，社區(qū)檔案管理人員素質(zhì)的高低，與社區(qū)檔案工作水平和質(zhì)量緊密相關(guān)。全區(qū)各社區(qū)要保持檔案干部的穩(wěn)定，要關(guān)心檔案干部的成長，切實(shí)幫助他們解決各種實(shí)際問題和后顧之憂，同時(shí)要為檔案干部創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，注重教育培訓(xùn)，為社區(qū)檔案工作的開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.2 提高認(rèn)識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)社區(qū)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)

各社區(qū)首先要完善檔案工作體制機(jī)制，堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理的原則，扎實(shí)推進(jìn)檔案歸檔、整理、保管利用等各項(xiàng)工作。要成立以社區(qū)主要負(fù)責(zé)人為組長的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，把檔案工作納入社區(qū)工作計(jì)劃和議事日程，配齊配足專（兼）職檔案管理人員，建立健全檔案管理各項(xiàng)工作制度，解決好用房、裝具、設(shè)施等實(shí)際問題，為工作的開展創(chuàng)造必要的條件，使檔案工作與社區(qū)各項(xiàng)建設(shè)同步協(xié)調(diào)發(fā)展。在業(yè)務(wù)上，要自覺接受上級(jí)的監(jiān)督指導(dǎo)，積極為檔案干部創(chuàng)造學(xué)習(xí)、鍛煉、教育培訓(xùn)的條件，不斷提高檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)。

各街道要指定專人分管社區(qū)檔案工作，切實(shí)把社區(qū)檔案工作納入本地區(qū)社區(qū)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，列入目標(biāo)考評(píng)范圍。要定期聽取社區(qū)檔案工作匯報(bào)，定期進(jìn)行督促檢查，及時(shí)研究并協(xié)調(diào)解決工作中的重大問題，為社區(qū)檔案工作順利開展提供人、財(cái)、物方面的保障。要按照“打造樣板，以點(diǎn)帶面，全面提升”的思路，突出社區(qū)檔案規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化這個(gè)重點(diǎn)來安排推進(jìn)工作。另外，要積極與市區(qū)檔案、民政、綜治、計(jì)生、衛(wèi)生、文體等部門加強(qiáng)溝通，密切合作，形成合力，共同推進(jìn)社區(qū)檔案工作。

2.3 充分發(fā)揮區(qū)檔案局的指導(dǎo)作用

要積極幫助指導(dǎo)各社區(qū)做好檔案工作，主要抓好以下三點(diǎn)：

一是加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，努力提高社區(qū)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。從目前情況看，社區(qū)檔案工作人員來自不同的崗位，具有不同的文化層次，多數(shù)人對(duì)檔案業(yè)務(wù)還不夠了解。檔案局要切實(shí)加大對(duì)社區(qū)檔案人員的教育培訓(xùn)力度，通過以會(huì)代訓(xùn)、舉辦專題培訓(xùn)班、現(xiàn)場觀摩、召開現(xiàn)場會(huì)等形式，組織學(xué)習(xí)文件，全面講授檔案管理專業(yè)知識(shí)，切實(shí)提高社區(qū)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和實(shí)際操作能力，為做好社區(qū)檔案的收集、整理和歸檔工作打好基礎(chǔ)。

二是抓好檔案目標(biāo)管理認(rèn)證工作。在每年有計(jì)劃地安排6-8個(gè)社區(qū)，積極開展檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)證達(dá)標(biāo)活動(dòng)，不斷提升我區(qū)檔案管理總體水平。

三是搞好日常業(yè)務(wù)指導(dǎo)。區(qū)檔案局要經(jīng)常深入社區(qū)，及時(shí)解決檔案管理人員遇到的各種問題。特別是在年度文件材料歸檔檢查時(shí)，要精心指導(dǎo)社區(qū)檔案管理人員掌握檔案的收集、分類、保管期限的劃分，整理的原則和方法，歸檔的范圍和要求，保管利用的基本要求等。

2.4 切實(shí)解決社區(qū)檔案用房問題

綜合檔案室是承載檔案的有效載體，是安全保管檔案必備的首要條件。對(duì)新建社區(qū)，在進(jìn)行“一部三室三站一場”的建設(shè)中，區(qū)、街要同時(shí)考慮檔案用房問題，要把綜合檔案室納入整體建設(shè)規(guī)劃之中。在加大政府投入的同時(shí)，區(qū)級(jí)有關(guān)職能部門要認(rèn)真監(jiān)督房地產(chǎn)開發(fā)商嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，按要求配置社區(qū)各種用房，做到同步設(shè)計(jì)，同步建造、同步啟用。對(duì)老社區(qū)，在既無商業(yè)開發(fā)用地又無空房劃轉(zhuǎn)的情況下，可通過購買、租賃、置換、改造等辦法，解決檔案用房問題，積極爭取財(cái)政及有關(guān)方面給予必要的經(jīng)費(fèi)補(bǔ)助。