淺析城建聲像檔案的數字化管理

彭璐

在城市建設迅猛發展的今天，城建聲像檔案以其形象直觀，形式多樣，內容豐富的特點，在城建檔案諸多種類中占有重要地位，不僅可以作為城市發展的歷史見證，同時還是珍貴的文化信息資源，在城市規劃、建設過程中起著十分重要的作用。

1 聲像檔案數字化勢在必行

隨著城市歷史變遷和社會經濟科技的迅速發展，城建聲像檔案的數量迅速增長，傳統的聲像檔案管理模式已無法滿足城市建設工作的需求，錄像帶、光盤、磁帶等存儲載體經過長時間的存放和利用，磁介質已發生退變老化、信號衰減，從而影響畫面和聲音質量，甚至無法正常播放。存在年限較長的磁帶所配套的錄音錄放機陸續淘汰，以往保存在磁帶上的大量有價值的視頻資料，急需搶救。并且這些載體存儲量小，不便于查找，不便于統一管理，其對于保管環境和保管條件也有嚴格的要求，因此將館藏聲像檔案數字化，轉換成可存儲于任何數字媒體的電子文件，是安全保管和有效利用這些重要檔案的唯一出路。這些都要求我們在聲像檔案管理方面，采取新的管理模式，聲像檔案數字化工作勢在必行。

2 數字聲像檔案的存儲與管理

通過將聲像檔案的內容信息從原存儲載體轉換到新的或穩定性更高的同類載體上，是避免因存儲載體的老化或損壞造成檔案內容信息損失的基本方法。我館錄像檔案載體主要有VO錄像帶、數字Batacam錄像帶、Batacam錄像帶、DVCAM錄像帶、DVD光盤等。首先，選擇模擬視頻信號的輸出放像設備，因為不同制式不同品牌的錄放設備及其錄像帶的性能不同，相互之間并不兼容，因此必須針對所用錄像帶的類型來準備相應的放像設備。VO錄像帶配套的編輯機已停產，一旦發生機器故障，后果不堪設想，我館已將館藏VO錄像帶全部采集完成，刻錄光盤，使這部分錄像資料得以保全。其次，通過非線性編輯功能采集、并對其進行視音頻編輯，字幕編輯和編碼生成，將其轉化為數字文件。視音頻文件轉化過程中要注意格式的規范化和標準化，視頻檔案數字化文件我們采用avi格式或mpeg格式，音頻一般采用mp3格式。照片檔案通過掃描數字化，采用TIFF或JPEG格式，掃描分辨率不低于600 DPI為宜。數字化轉換完成后，刻錄光盤兩份，以做備份。光盤可采用DVD光盤或藍光盤，藍光盤存儲量大，適合存儲視頻資料。刻錄時采用數據模式，防止信息丟失。最后，經過編輯生成，將有保存價值的數字聲像資料存儲到媒體資源管理系統永久存檔。

媒體資源管理系統，以下簡稱媒資系統，它使用無帶化的數據管理模式，主要的功能包括聲像素材導入，編目，檢索，預覽，在線素材管理，支持本地文件上載以及其他支持的視音頻和圖片文件等，并進行在線和離線素材管理。系統可以架設在任意網絡環境中，局域辦公網、域環境和因特網等等，使用靈活多樣，部署簡單。中心管理單元可根據實際需要分別部署在一臺到三臺服務器上。

作為新興的存儲載體，媒資系統具有海量存儲，快捷查找，在線預覽，可以進行大規模的資源統一管理等優點。大量聲像資料錄入系統，紛繁復雜，分類編目顯得尤為重要。分類編目的目的和作用主要體現在使信息有序化和系統化，對日后的檢索和提供利用起著重要的作用。

根據國家現行的聲像檔案分類標準，聲像檔案沒有制定二級分類，因此我館根據日常工作范圍和館藏聲像資料，對聲像檔案進行如下分類：重點工程、市容市貌、市政設施、各類建筑，專題素材等。分類不宜過細，因為個人理解不同，如果類別過細，有可能造成不同的工作人員會將素材歸入不同的類別，不便于查找。錄入時，在題名一欄描述信息盡可能詳盡，包括時間，地點，拍攝內容，參加人員等，概括了素材的全部信息及需要說明的事項，以便在檢索時輸入任意相關關鍵詞，都可以快速搜索到所需要的資料。

通過媒資系統對聲像資料及其相關文字資料進行整理，并分類歸檔，集中管理，既可以做好聲像檔案的搶救和保存工作，又便于檢索和利用。通過網絡手段讓各個非編站點共享庫內資源進行在線編輯，方便了專題片的制作。

隨著信息技術的不斷發展，云存儲技術逐漸應用到數字檔案管理工作中。云計算是計算機存儲概念的延伸，側重于數據的存儲與管理，云存儲是集數據存儲與管理為核心的云計算系統，在檔案管理上帶來了重要的變化，使檔案管理科學化、現代化成為可能。數字檔案的存儲能力大大增強并可不斷擴展，不但能夠滿足數字聲像檔案海量增長的存儲需求還能解決傳統聲像檔案管理中的搜索困難，調用不及時，受時間、空間的限制等難題。數字化聲像檔案的管理也會越來越先進，越來越完善，對社會提供利用也將越來越便捷，滿足各部門與廣大群眾對聲像檔案管理的要求。

3 數字聲像檔案的安全

聲像檔案數字化不代表原始聲像檔案就沒有用了，而是要將原始聲像檔案封存，減少磨損老化，更大限度的保護原始聲像檔案。在實際工作中，我們應當做到歸檔前嚴格檢查，歸檔后定期抽查，對一些重要的檔案采用適時轉換載體的方式來避免存儲介質丟失數據現象。聲像檔案數字化之后均是以電子文件形式存儲，一旦遺失，無法恢復。

3.1 做好基礎備份

對于數字聲像檔案，首先要做好基礎備份。檔案資料備份應選用可靠性高的硬件，以減少損壞幾率，同時應減少數據遷移的頻率，以降低數據丟失的風險。其次，每年均應對聲像文件的存儲、讀取、錄入信息進行檢查，并建立長效監督機制，以保證存儲系統內聲像檔案的準確和完整。

由于目前聲像檔案文件一般都是保存在相應存儲介質上的，如磁盤陣列或服務器，而常用的硬盤的使用壽命是有限的，因此我們要對相應的硬件設備進行適時更新。硬件設備更新或增加時應檢查硬件的兼容性，從而保證檔案文件不會因為硬件的兼容性問題出現無法保存或無法讀取等情況。

數字聲像檔案必須在一定的系統環境中才能正常播放和編輯，因而軟件與硬件的迅速更新常常導致音頻或視頻文件無法正常采編，從而影響聲像檔案的長期保存。根據《電子文件歸檔與管理規范》（ GB/T 18894-2002）的規定：“對通用軟件產生的電子文件，應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數手冊、說明資料等。專用軟件產生的電子文件原則上應轉換成通用型電子文件，如不能轉換，收集時則應連同專用軟件一并收集。”

3.2 做好系統使用者的權限管理

出于安全考慮，應做好系統使用者的權限管理。管理員擁有高級權限，他們掌握系統管理密碼，能夠對所有聲像檔案進行查閱、調用、修改、刪除，能夠獨立分配普通權限。擁有普通權限的工作人員僅可進行聲像檔案的查閱和利用。任何查詢利用者均應嚴格遵守檔案保密等相關規定，這樣不僅能夠保證聲像檔案的統一管理，也能保證聲像檔案的安全。

3.3 做到內外網分開

內外網分開訪問，檔案館通過本部門局域網進行檔案管理工作的訪問，我館非線性編輯系統和媒資系統就是通過內網傳輸數據，采集、編輯、存儲、下載都是在相對安全的內網環境下進行。其他對外聯系工作通過公開網絡訪問，這樣可以防止出現災難性的數據丟失。

聲像檔案電子文件的保密問題、著作權問題和計算機系統網絡安全問題應該引起我們的重視。城建檔案館根據相關法規和實際工作需要應該對數字化聲像檔案進行相關鑒定。對不能開放、限制開放、受著作權法保護的數字化聲像檔案分別采取信息加密、訪問權限控制等手段進行相應的技術處理。

檔案自古以來就是社會的寶貴財富和歷史的真實記錄，而城建聲像檔案最能直觀地反映城鄉發展的變遷，充分發揮聲像檔案在城市建設和社會發展過程中的作用，實現聲像檔案應有的價值尤為重要。城建聲像檔案管理部門應當加快對聲像檔案的數字化建設，提高檔案管理的現代化水平，為城市建設工作提供更好的服務。