論醫療保障局電子檔案管理建設措施

孫迎夏

摘 要：醫療保障局是負責受理基本醫療保險、工傷保險、生育保險和離休干部醫藥費統籌基金的核定、支付、管理以及其它日常事務，為參加基本醫療保險、工傷保險和生育保險的用人單位、職工、離休干部提供相應的管理服務。其工作性質決定了其日常產生的檔案文件資料較多，因而在醫保局各項管理工作當中，檔案管理工作十分重要。在當前信息化時代背景下，醫療保障局在檔案管理上也應逐漸實現電子化管理。

關鍵詞：醫療保障局;檔案管理;電子建設;措施

轉變保存方式是檔案信息化的核心，借助檔案電子化建設可以實現對傳統檔案保存方式的轉變，提高檔案管理、保存及利用效率，并實現檔案資源信息共享，給檔案查詢及利用提供更好便捷。為此，筆者根據自己的工作經驗及醫療保障局檔案管理現狀，針對醫療保障局電子檔案管理建設提出相關見解。

1 醫療保障局電子檔案管理建設必要性

一是可以優化檔案存儲方式。傳統的檔案管理存儲方式，以紙質為基本的載體和媒介，因此管理起來較為困難，如所占地域、體積空間大，水、火、蟲害安全隱患多等。而檔案信息化則極大的優化了存儲方式，原本所有紙質上的檔案信息，都可以通過掃描等技術，轉換為電子版的檔案，然后存儲在硬盤、光盤等信息化媒介上，在非常小的物理空間內，就可以存儲大量的檔案信息，非常利于檔案的管理。再者是檔案信息化具有較高的安全性，可以簡便的進行備份，即使損壞、丟失，也可以恢復檔案信息。

二是可以整合檔案管理程序。醫療保障局檔案管理包括了一系列的工作內容、工作環節，如信息收集、整理、堅定、保管、編撰、統計、研究、利用等等，客觀來說這些工作是較為復雜的，前前后后需要經歷一個較長的程序過程，所以過去檔案管理工作效率都相對偏低。而在檔案信息化下，上述的這些所有工作，都可以整合到信息化管理平臺中來，負責各項工作的人員，可以根據流程或是具體的工作需求，在一個工作節點上進行所有的事務處理，減少一些不必要的繁雜操作。

三是可以實現檔案的高度共享。在傳統醫療保障局檔案管理工作中，受存儲介質、傳輸條件的影響，檔案的應用是較為困難的。而在信息化的技術條件下，檔案則可以實現高度的大范圍共享，所有的上下級單位、合作單位等，都可以通過互聯網快速的檢索、下載獲得檔案信息，不需要考慮交通，而且時間成本、物質成本非常低，可以做到隨用隨取。而且在現如今的大數據與人工智能技術下，我們可以對檔案進行深入的價值挖掘，得到一些人工難以發現的具有價值的信息，這樣一來，就可以實現醫療保障局檔案利用價值的最大化體現。

綜上，加強檔案管理信息化建設，推進電子檔案管理，可以降低醫療保障局檔案工作人員工作壓力，提高檔案管理效率、管理質量，使檔案得到更加高效的利用，更全面和深入的發揮出檔案管理的價值，所以電子檔案管理的必要性是相當之高的，我們應當積極加強相關的研究、探討與實踐，有序、高效的推進電子檔案管理建設工作。

2 醫療保障局電子檔案管理建設措施

2.1 健全電子檔案管理平臺

檔案收集是檔案管理工作的一個起始環節，對后期的檔案管理工作影響直接、巨大，如果檔案收集不到位，后期不論是編撰、分析、利用，就都會困難重重，出現“巧婦難為無米之炊”的尷尬局面，在信息化的電子檔案管理工作中，情況同樣是如此。而為了保證醫保局所有的檔案信息，都可以得到快速、全面的收集，我們當前應當主要做的是健全電子檔案管理平臺。簡單來說，就是要基于現有醫保局電子檔案管理平臺上，擴展、延長其終端，使醫保局電子檔案管理平臺可以覆蓋各方面工作范圍，使得檔案信息在產生后便被立即收集到電子檔案管理平臺匯總、分類，等待下一步的編撰、分析、存儲與利用，這樣一來就可以避免所有的電子檔案信息被快速、及時、全面的回收，不會發生任何的遺漏，提高檔案信息收集的效率與完整性。

2.2 構建責任體系完善制度

醫保局可以根據各個電子檔案管理工作的崗位設置，合理劃分為其工作內容，以及工作責、權，并編制成明確的工作手冊，為檔案管理工作的實踐，提供基本指導。并需要在電子檔案管理信息化平臺系統的建設中，合理的劃分系統權限的設置，保證權限分配與其工作需求相適應即可，避免系統權限的粗放式分配，否則在后期可能引起諸多的混亂，并且不利于責任的追究。同時，制定完善電子檔案管理規章制度，一方面要參考和依據國家的相關法律、政策，如《檔案法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等，另一方面又要切實迎合自身的檔案管理工作需求，細化檔案管理的具體條例，突出電子檔案管理的相關特點、需求，嚴防工作當中可能出現的各種問題。如電子檔案各管理崗位的崗位制度、電子檔案管理的索引歸檔制度、電子檔案備份保存制度、電子檔案管理用戶權限調用制度、電子檔案保密及銷毀制度等。

2.3 重視電子檔案安全管理

醫保局電子檔案管理建設過程中需要重視的一個關鍵問題便是安全，在當前信息時代背景下，網絡信息安全問題十分重要，在醫保局電子檔案管理中，其安全方面可以著重從下面幾點進行：首先，是要確保醫保局中電腦為專機專用，不要私自鏈接外網。其次，在日常要注意重視系統掃描，在確保系統安全后在進行使用。再次，是針對醫保局中所使用的光盤、U盤等經常進行檢查，并做好其中信息備份，避免因為設備損壞而造成檔案信息丟失。最后是要重視檔案電子管理建設安全防護體系的建設，軟件安裝要經過殺毒軟件或防火墻，利用漏洞掃描技術或簽署技術來確保檔案信息安全。

2.4 挖掘利用電子檔案信息

檔案信息必須要得到利用才能體現出其價值，但雖然編撰后的檔案信息具有了一定的有序性，但是在有用信息的提取方面，依然存在很大的難度，單憑人力來說，很難從中獲取到有價值的信息。不過在信息化、電子化的技術條件下，我們則可以更好的挖掘、利用檔案信息，同時這也是在電子檔案管理中，我們應當重點落實的一項任務。例如，要借助于大數據、人工智能等先進的技術，從大量的檔案信息中，進行深入的、全面的信息挖掘、利用，為醫保局各項工作開展依據和參考，提高醫保局工作效率。

2.5 加強檔案管理人才培養

除了要加強檔案電子管理建設之外，還要注重檔案管理人員專業能力、信息技術及綜合素質的提升。在電子檔案管理背景下，對醫保局檔案管理人員提出更高要求，很多檔案管理相關工作都是在計算機基礎上完成，因此需要醫保局檔案管理人員不斷提升自身專業知識，除了要掌握檔案管理相關知識與技能之外，還需要懂得計算機相關操作知識，能夠正確運用計算機系統網絡安全防護知識，確保檔案管理的高效性、規范性及安全性。醫保局應定期針對檔案管理人員進行培訓，不斷提升其工作技能，適應當前新時代下電子化檔案管理要求。

3 結語

醫療保障局檔案電子建設屬于重要的、艱巨的任務，需保存的檔案資源內容多，涉及面廣，管理人員應緊跟時代步伐，結合醫療保障局具體情況，從多方著手，轉變傳統管理理念，樹立全新觀念，投入更多資金，注重硬件設備完善，加大管理技術研究力度，必然能確保檔案電子化建設工作穩步推進，為醫保局工作高效開展提供幫助。

參考文獻

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