淺析中學檔案的信息化建設與管理

蔣燕芳

摘 要：本文首先闡述了中學檔案信息化管理與管理過程中面臨的問題，接著分析了中學檔案信息化管理與建設途徑。希望能夠為相關人員提供有益的參考和借鑒。

關鍵詞：中學檔案;信息化;建設與管理

在信息化大背景下，中學檔案管理與建設走信息化發展道路也是大勢所趨。檔案工作人員要充分利用網絡資源及計算機工具提高檔案工作效率，提升檔案部門服務水平，方便檔案材料再利用及提高利用效率，發揮創新思維，因地制宜，及時解決中學檔案信息化管理與建設過程中遇到的問題，保證中學檔案管理模式信息化進程順利開展。

1 中學檔案信息化管理與管理過程中面臨的問題

1.1 對檔案信息化建設的不重視

檔案信息化建設與管理是建立在互聯網的基礎上，這也決定了學校必須在信息化建設與管理中作出一定的投入。但是就目前來看，學校對檔案信息化建設與管理還不夠重視，沒有多余的資金去開展檔案信息化建設，認為檔案信息化建設沒有必要，以至于中學檔案管理依然停留在傳統模式上。

1.2 檔案信息化管理制度不完善

就目前來看，中學檔案信息化建設與管理相關制度還不夠完善。首先，學校檔案信息化建設標準尚未統一，一定程度上影響到了檔案工作的開展。其次，檔案信息審查機制不完善，不重視檔案信息的審查，以至于檔案信息失真嚴重。另外，檔案管理責任未能落實到實處，造成檔案管理工作比較混亂。

1.3 專業的檔案管理人員不足

檔案管理是一項專業性的工作，對檔案管理人員有著較高要求。但是就目前來看，學校檔案管理工作人員大多不夠專業，不具備信息化管理能力，一定程度上影響到了檔案信息化管理水平的提升。另外，檔案管理人員工作責任心不強，在檔案管理中抱著完成任務的心態去工作，馬虎大意，進而容易削弱檔案的價值。

1.4 檔案信息安全問題

在推進中學檔案信息化建設過程中，檔案信息安全問題必須引起高度重視。檔案信息化建設與管理是建立在互聯網的基礎上，而互聯網具有開放性、虛擬性、共享性，在檔案信息化建設過程中，檔案信息很容易遭受惡意攻擊，一旦檔案信息被竊取或篡改，就無法真實、全面反映學校發展實況，進而會影響到學校的發展。

2 中學檔案信息化管理與建設途徑

2.1 檔案部門做好檔案宣傳工作，幫助學校全員樹立檔案意識

在傳統檔案管理模式下，學校領導缺乏檔案管理意識，對檔案工作重視不到位，認為檔案工作完全就是檔案部門的事情，和其他人員沒有關系。很多學校平時并不收集整理應歸檔的資料，造成資料流失、損壞，在檔案部門去收集時又拿不出，造成各種手忙腳亂、有的甚至制造假文件。殊不知，學校每一位教職工都會產生檔案資料，是集體貢獻的產物，檔案歸檔工作關乎學校每一位教職工及在校學生，小到一位教師的聘用合同、一位學生的學籍檔案或者期中考試一個同學的語文考試成績，大到全員師生參加的年度校慶、年終總結大會等等。學校檔案是對所有在職員工及重大事件的實時記錄，所以檔案工作需要全校參與，需要每位教職工都具備檔案意識，知道所在職位平時工作中都需要歸檔的文件種類，能做到在工作中實時歸檔，這樣才能保證檔案部門在年終收集檔案材料時能有跡可循。為此，學校檔案部門在一個教學階段開始時就要做好各個種類職位需要收集、歸檔的材料類型以及相應的歸檔標準。可以針對學校不同工種制作檔案歸檔小冊子，保證不同類型職位上的在職人員都能知道自己在平時工作中哪些文件是需要歸檔保存的，保存標準是什么樣的。并與各個職位代表召開碰頭會，確定該教學階段該崗位在工作進程中需要歸檔的文件類型，保證所有教職工都具備工作中實時存檔的意識。另外，為了保證檔案材料收集工作順利開展，檔案部門要建立獎懲標準，校方領導出面對按照規定及時準確填寫檔案材料的教職員工給予獎勵，對漠視檔案收集工作、嚴重拖拉、填寫材料不符合要求的給予懲罰，獎勵和懲罰都要納入各個職位年度績效考核中。

2.2 建立規范、統一的檔案電子檢索系統

傳統紙質版本檔案檢索系統要逐步合并入電子檢索系統中，電子版本材料與紙質版本材料合并共用一個電子檢索系統。針對一份檔案材料如果既有電子版又有紙質版本蓋章原版，那就在檢索系統中標注，有需要借閱紙質版本蓋章原版材料的需要到檔案管理部門辦理相應的手續才能借閱;但是，針對一些容量大、書本式的檔案材料難以將全部內容轉化為電子檔案，只能以紙質的形式入庫，這種情況只要在電子檢索系統中建立該材料的索引，標注為“紙版，無電子版，需要查閱請到檔案部門借閱”就可以了。

2.3 保障電子檔案的安全性、可靠性和保密性

電子化檔案不同于紙質版檔案，檔案工作人員的一個人工操作失誤、按錯一個鍵就有可能丟失所有的電子檔案，所以要加強對檔案工作人員的職業素質培養，同時要加強電子檔案系統的穩固性，實行多級備份管理。同時也要保證存儲電子檔案材料的光盤或移動硬盤的安全，避免存放不當造成損壞、脫磁等。另外，可根據檔案材料重要性及保密基本通過設置更改可讀性、設置口令、加密等保障安全。另外，由于電子化檔案需要有針對客戶的查閱窗口，是一個小型的局域網絡，計算機故障、互聯網病毒與黑客入侵等等互聯網網絡安全問題也會威脅到電子檔案的安全，所以，要加強電子檔案系統網絡安全。檔案人員還需定期備份，確保在遭受信息泄露后能夠第一時間利用備份信息來恢復日常工作，減少損失。就中學檔案信息來看，有些信息是向社會公開的，有些涉及人事安排、工資福利等需要保密的信息是需要妥善加密保存的，一旦保密工作不到位，就會出現信息泄露等重大問題。檔案部門要建立保密保障制度并與員工簽署保密協議。

2.4 健全檔案管理制度

首先，結合檔案信息化建設需要，明確檔案信息化建設標準，明確檔案管理流程，對檔案信息化管理做出相應的規定和約束;其次，要結合檔案信息化管理需要，建立起與之相匹配的管理制度，為檔案管理工作的有效開展提供支持;再者，建立檔案信息審查機制，對錄入檔案信息系統中的檔案信息進行全面的檢查，確保檔案信息無誤、完整、真實。另外，要落實檔案管理責任制，將檔案管理相關制度落實下去，進而更好地規范檔案管理，促進檔案管理的科學化、正規化。

2.5 加強檔案管理人員的培訓

基于檔案信息化管理的需要，要注重檔案管理人員信息化能力的培訓，使其了解檔案信息化相關要求和標準，能夠按照相關要求來管理檔案。同時，要注重檔案管理人員素質培訓，提高其職業素養，使檔案管理人員自覺肩負起檔案管理主體的職責。

3 結束語

在中學教育事業發展中，中學檔案的作用是巨大的，因為中學檔案記錄了中學發展的全過程，以檔案為依據，有利于改進中學教育教學，促進學校的更好發展。信息化時代里，檔案信息化管理已成為必然，作為學校，要認識到檔案信息化管理的重要性，采取有效的措施，推進檔案信息化建設，實現檔案信息化管理。

參考文獻

[1]常迪.中學檔案管理信息化建設探討[J].山東檔案，2018（02）.

[2]黃莉莉.研究中學檔案管理信息化建設的有效對策[J].才智，2018（10）.

[3]何青.學校檔案信息化管理中的問題和對策探析[J].文化創新比較研究，2018（19）.