淺析中學(xué)檔案的信息化建設(shè)與管理

蔣燕芳

摘 要：本文首先闡述了中學(xué)檔案信息化管理與管理過程中面臨的問題，接著分析了中學(xué)檔案信息化管理與建設(shè)途徑。希望能夠為相關(guān)人員提供有益的參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：中學(xué)檔案;信息化;建設(shè)與管理

在信息化大背景下，中學(xué)檔案管理與建設(shè)走信息化發(fā)展道路也是大勢所趨。檔案工作人員要充分利用網(wǎng)絡(luò)資源及計算機工具提高檔案工作效率，提升檔案部門服務(wù)水平，方便檔案材料再利用及提高利用效率，發(fā)揮創(chuàng)新思維，因地制宜，及時解決中學(xué)檔案信息化管理與建設(shè)過程中遇到的問題，保證中學(xué)檔案管理模式信息化進程順利開展。

1 中學(xué)檔案信息化管理與管理過程中面臨的問題

1.1 對檔案信息化建設(shè)的不重視

檔案信息化建設(shè)與管理是建立在互聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)上，這也決定了學(xué)校必須在信息化建設(shè)與管理中作出一定的投入。但是就目前來看，學(xué)校對檔案信息化建設(shè)與管理還不夠重視，沒有多余的資金去開展檔案信息化建設(shè)，認為檔案信息化建設(shè)沒有必要，以至于中學(xué)檔案管理依然停留在傳統(tǒng)模式上。

1.2 檔案信息化管理制度不完善

就目前來看，中學(xué)檔案信息化建設(shè)與管理相關(guān)制度還不夠完善。首先，學(xué)校檔案信息化建設(shè)標準尚未統(tǒng)一，一定程度上影響到了檔案工作的開展。其次，檔案信息審查機制不完善，不重視檔案信息的審查，以至于檔案信息失真嚴重。另外，檔案管理責任未能落實到實處，造成檔案管理工作比較混亂。

1.3 專業(yè)的檔案管理人員不足

檔案管理是一項專業(yè)性的工作，對檔案管理人員有著較高要求。但是就目前來看，學(xué)校檔案管理工作人員大多不夠?qū)I(yè)，不具備信息化管理能力，一定程度上影響到了檔案信息化管理水平的提升。另外，檔案管理人員工作責任心不強，在檔案管理中抱著完成任務(wù)的心態(tài)去工作，馬虎大意，進而容易削弱檔案的價值。

1.4 檔案信息安全問題

在推進中學(xué)檔案信息化建設(shè)過程中，檔案信息安全問題必須引起高度重視。檔案信息化建設(shè)與管理是建立在互聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)上，而互聯(lián)網(wǎng)具有開放性、虛擬性、共享性，在檔案信息化建設(shè)過程中，檔案信息很容易遭受惡意攻擊，一旦檔案信息被竊取或篡改，就無法真實、全面反映學(xué)校發(fā)展實況，進而會影響到學(xué)校的發(fā)展。

2 中學(xué)檔案信息化管理與建設(shè)途徑

2.1 檔案部門做好檔案宣傳工作，幫助學(xué)校全員樹立檔案意識

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)缺乏檔案管理意識，對檔案工作重視不到位，認為檔案工作完全就是檔案部門的事情，和其他人員沒有關(guān)系。很多學(xué)校平時并不收集整理應(yīng)歸檔的資料，造成資料流失、損壞，在檔案部門去收集時又拿不出，造成各種手忙腳亂、有的甚至制造假文件。殊不知，學(xué)校每一位教職工都會產(chǎn)生檔案資料，是集體貢獻的產(chǎn)物，檔案歸檔工作關(guān)乎學(xué)校每一位教職工及在校學(xué)生，小到一位教師的聘用合同、一位學(xué)生的學(xué)籍檔案或者期中考試一個同學(xué)的語文考試成績，大到全員師生參加的年度校慶、年終總結(jié)大會等等。學(xué)校檔案是對所有在職員工及重大事件的實時記錄，所以檔案工作需要全校參與，需要每位教職工都具備檔案意識，知道所在職位平時工作中都需要歸檔的文件種類，能做到在工作中實時歸檔，這樣才能保證檔案部門在年終收集檔案材料時能有跡可循。為此，學(xué)校檔案部門在一個教學(xué)階段開始時就要做好各個種類職位需要收集、歸檔的材料類型以及相應(yīng)的歸檔標準。可以針對學(xué)校不同工種制作檔案歸檔小冊子，保證不同類型職位上的在職人員都能知道自己在平時工作中哪些文件是需要歸檔保存的，保存標準是什么樣的。并與各個職位代表召開碰頭會，確定該教學(xué)階段該崗位在工作進程中需要歸檔的文件類型，保證所有教職工都具備工作中實時存檔的意識。另外，為了保證檔案材料收集工作順利開展，檔案部門要建立獎懲標準，校方領(lǐng)導(dǎo)出面對按照規(guī)定及時準確填寫檔案材料的教職員工給予獎勵，對漠視檔案收集工作、嚴重拖拉、填寫材料不符合要求的給予懲罰，獎勵和懲罰都要納入各個職位年度績效考核中。

2.2 建立規(guī)范、統(tǒng)一的檔案電子檢索系統(tǒng)

傳統(tǒng)紙質(zhì)版本檔案檢索系統(tǒng)要逐步合并入電子檢索系統(tǒng)中，電子版本材料與紙質(zhì)版本材料合并共用一個電子檢索系統(tǒng)。針對一份檔案材料如果既有電子版又有紙質(zhì)版本蓋章原版，那就在檢索系統(tǒng)中標注，有需要借閱紙質(zhì)版本蓋章原版材料的需要到檔案管理部門辦理相應(yīng)的手續(xù)才能借閱;但是，針對一些容量大、書本式的檔案材料難以將全部內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子檔案，只能以紙質(zhì)的形式入庫，這種情況只要在電子檢索系統(tǒng)中建立該材料的索引，標注為“紙版，無電子版，需要查閱請到檔案部門借閱”就可以了。

2.3 保障電子檔案的安全性、可靠性和保密性

電子化檔案不同于紙質(zhì)版檔案，檔案工作人員的一個人工操作失誤、按錯一個鍵就有可能丟失所有的電子檔案，所以要加強對檔案工作人員的職業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，同時要加強電子檔案系統(tǒng)的穩(wěn)固性，實行多級備份管理。同時也要保證存儲電子檔案材料的光盤或移動硬盤的安全，避免存放不當造成損壞、脫磁等。另外，可根據(jù)檔案材料重要性及保密基本通過設(shè)置更改可讀性、設(shè)置口令、加密等保障安全。另外，由于電子化檔案需要有針對客戶的查閱窗口，是一個小型的局域網(wǎng)絡(luò)，計算機故障、互聯(lián)網(wǎng)病毒與黑客入侵等等互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)安全問題也會威脅到電子檔案的安全，所以，要加強電子檔案系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全。檔案人員還需定期備份，確保在遭受信息泄露后能夠第一時間利用備份信息來恢復(fù)日常工作，減少損失。就中學(xué)檔案信息來看，有些信息是向社會公開的，有些涉及人事安排、工資福利等需要保密的信息是需要妥善加密保存的，一旦保密工作不到位，就會出現(xiàn)信息泄露等重大問題。檔案部門要建立保密保障制度并與員工簽署保密協(xié)議。

2.4 健全檔案管理制度

首先，結(jié)合檔案信息化建設(shè)需要，明確檔案信息化建設(shè)標準，明確檔案管理流程，對檔案信息化管理做出相應(yīng)的規(guī)定和約束;其次，要結(jié)合檔案信息化管理需要，建立起與之相匹配的管理制度，為檔案管理工作的有效開展提供支持;再者，建立檔案信息審查機制，對錄入檔案信息系統(tǒng)中的檔案信息進行全面的檢查，確保檔案信息無誤、完整、真實。另外，要落實檔案管理責任制，將檔案管理相關(guān)制度落實下去，進而更好地規(guī)范檔案管理，促進檔案管理的科學(xué)化、正規(guī)化。

2.5 加強檔案管理人員的培訓(xùn)

基于檔案信息化管理的需要，要注重檔案管理人員信息化能力的培訓(xùn)，使其了解檔案信息化相關(guān)要求和標準，能夠按照相關(guān)要求來管理檔案。同時，要注重檔案管理人員素質(zhì)培訓(xùn)，提高其職業(yè)素養(yǎng)，使檔案管理人員自覺肩負起檔案管理主體的職責。

3 結(jié)束語

在中學(xué)教育事業(yè)發(fā)展中，中學(xué)檔案的作用是巨大的，因為中學(xué)檔案記錄了中學(xué)發(fā)展的全過程，以檔案為依據(jù)，有利于改進中學(xué)教育教學(xué)，促進學(xué)校的更好發(fā)展。信息化時代里，檔案信息化管理已成為必然，作為學(xué)校，要認識到檔案信息化管理的重要性，采取有效的措施，推進檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息化管理。

參考文獻

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