檔案管理數字化若干思考

摘 要：檔案作為人們日常活動中所形成的歷史記錄，可以全面反映人類社會在政治、經濟、科學技術等方面的發展演變過程。為了能夠確保對檔案記錄進行妥善處理，最主要的就是保證檔案管理的媒介更加安全高效。基于此，本文主要對相關問題進行分析，以供參考。

關鍵詞：檔案管理;數字化;措施

1 檔案管理數字化系統的特點

傳統借閱檔案操作流程，查閱人必須要親自到檔案管理中心，才能查找翻閱檔案并復印所需要的檔案資料。整個查閱過程既耗費時間長又時效性受影響。如果異地查詢資料，問題更加的突出。紙質檔案數量有限，無法滿足多人查閱使用的需求，如出現同一份檔案同時查閱，就排隊等候，檔案利用的時效性受影響。檔案數字化系統解決了這些問題，它實現精確、快速檢索，適合于復雜的模糊查閱功能。查閱人在檔案管理系統中檢索所需要的公司名稱或其他信息能快速查閱，如需要直接點擊打印即可。檔案管理系統可以多人查閱，只要在多臺電腦系統里安裝檔案管理系統即可多人查閱同一份檔案資料，不存在等候排隊的情況。檔案的傳輸實現數字化管理后，以文件的方式在線傳輸，提高傳輸速度的同時，保證了信息的安全性。保證檔案存儲的穩定性，保存時間更長，不會受到任何外界環境變化的影響，存儲載體多種多樣、方便管理、攜帶與查閱。整理掃描完成的檔案資料錄入檔案管理系統，實現信息資源得到了更大的開發，進一步實現了資源共享，為日后工作提供了一定的便利性。通過計算機技術全程貫穿了每一個環節的工作難度大大降低了，也縮短了工作時間，如有檔案資料需要修改直接使用計算機操作，快速找到目標文件，隨機完成修改，包括檔案的閱覽、統計等功能都可實現，縮短時間和節省精力。

2 檔案管理數字化存在的問題分析

1）檔案數字化系統存在的業務問題。目前的檔案系統定位主要還是以紙質檔案管理為主，線上借閱審批、文件和目錄權限控制等與實際電子文件管理利用不相適應，大量的數字化數據并未被真正利用。技術問題：現有的數字化系統架構在巨量電子文件存儲、檢索、文件權限控制等方面局限性比較大;在數據檢查、數據質量控制等方面比較薄弱，隨著數據的持續增多，系統的運行維護壓力增大。

2）檔案人員存在的問題。檔案數字化的工作主要有兩個方面，第一方面是每年新形成增量檔案電子化，檔案人員對電子文件的格式、質量、電子文件整理，第二方面庫藏檔案數字化，掃描的電子文件存在黑邊、歪斜、多頁、漏頁、命名不規范、未進行OCR識別等問題。檔案系統中存在數據錄入不規范，檔號重復，全宗名稱、起始日期等字段錄入錯誤，檔號、頁數、存放地點等字段缺失，原文掛接不齊全等問題。這些都反饋出檔案管理人員數字化的技術太薄弱，以及檔案管理人員缺乏的責任心

3）資料更新不及時。在檔案室數字化建設開展過程中，還存在更新速度慢、缺乏后期更新維護意識等問題，造成網絡資源過于陳舊，沒有與時俱進，不符合實際需求。在檔案室數字化建設開展的過程中，由于許多檔案室數字化建設在建設的過程中缺乏必要的網絡因素，無法真正投入到正常的活動中，導致檔案室數字化建設的開展效果并不理想。存在檔案數字化數據共享的問題，檔案數字化系統標準不統一，產生了大量的信息孤島。檔案系統內各企業獨立部署、集成度比較低，存在大量信息孤島。還有就是OA系統、合同系統、其他系統等不能實現工作完畢隨時歸檔進入檔案系統，即時歸檔實現檔案即時數字化。

3 提升檔案管理數字化的措施

1）加強檔案數字化安全保護。檔案數字化管理使得檔案管理面臨著許多非傳統的安全因素威脅，如木馬病毒、數字篡改等，因此，做好數字檔案信息安全保障至關重要。一方面，要加強硬件設備的安全管理，根據數字檔案管理的需要，做好周期性維護。另一方面，要加強信息系統安全。通過身份驗證設置、防病毒體系的構建，以及數據雙備份等形式，確保數字檔案信息及系統安全。此外，還要加強制度建設。根據《檔案法》《保密法》等規定，制定檔案數字化安全管理方面的規章制度，明確數字檔案查詢、利用等具體要求，為檔案安全提供可靠的制度性設計，確保檔案信息的安全。

2）檔案人員加快專業知識更新。我們正處于信息爆炸的信息時代，一定要徹底轉變傳統檔案管理工作方式，將數字化管理與網絡化建設作為檔案管理工作重心，進而使檔案管理工作有利于信息技術的快速發展。因此，對檔案管理人員學習理論技術產生十分積極的作用，為提高檔案數字化工作水平創造有利條件，隨著信息化管理的深入實施，檔案管理人員應進一步提高整體工作水平，通過深入學習并領會有關知識使視野不斷拓展，知識結構更加豐富和進一步優化，對于提高專業能力也具有重要促進作用，使自己逐漸成為對檔案管理業務和信息技術比較熟悉的高水平技術人才。有關部門應在資金方面進一步加大支持力度，為高層次人才的培養創造有利環境，并對教育培訓活動定期組織開展，建設一支專業化的檔案管理隊伍。

3）為實現數據共享。對大數據資源平臺進一步加強建設，使檔案信息資源在該平臺中實現共享，提高檔案資源信息的數字化管理水平。如果在檔案資源信息管理方式上只是采取單機或內部簡單局域網聯網方式，不能達到預期效果。為保證有效發揮其重要的利用價值，應基于地方為中心盡快建立檔案數據庫檢索與服務中心。該部門包括全部檔案數據信息，有效利用該中心收集整理相關部門對檔案利用檢索方面的服務需求。構建數據檢索與服務中心可使重復歸檔立卷工作得到有效避免，也能實現對各種檔案資源價值的深入挖掘，進而提高檔案的有效利用水平。

4）高度重視檔案數字化管理。檔案管理部門的負責人及具體檔案從業者要高度重視檔案數字化管理工作，將檔案數字化建設納入部門業務工作實際中，為檔案數字化管理添置必備的計算機、掃描儀、數碼照相機等先進信息設備，注重檔案數字信息的采集、加工、傳輸等。完善檔案數字化管理規章制度，針對部門檔案數字化管理的現實需要，研究制定檔案數字化管理、查詢、利用等規定。此外，要優化人員配置，根據檔案數字化管理工作的實際需要，配置數字化、信息化和網絡化檔案管理所需的復合型人才隊伍。

5）加大資金投入力度，確保數字化建設水平。切實有效地宣傳，能夠幫助部門領導和工作人員正確認識數字化管理的重要性，從而積極加強對管理工作的有效支持，確保管理工作順利開展;加強數字化建設的資金投入力度，吸引社會資金參與檔案室數字化建設，能夠確保資金充足。

4 總結

檔案管理工作在大數據環境下存在十分嚴峻的挑戰，但也存在很多良好的發展機遇，檔案管理工作人員應對大數據提高重視，并在具體工作中加快應用步伐并在應用中逐漸完善，在檔案管理工作中不斷創新以取得突破性進展，進而對有效利用各種檔案資源的價值深入挖掘，為所需部門開展各項工作提供有針對性地服務。

參考文獻

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作者簡介

馬俊秀（1970-），女，漢，河南省濮陽市，本科，中級，中央廣播電視大學，檔案管理。