數(shù)字化檔案管理創(chuàng)新工作策略探究

馮文碧

摘 要：隨著近年來(lái)科技的不斷進(jìn)步，現(xiàn)代化的檔案管理工作受到了廣大檔案管理工作人員的重視，而在開(kāi)展檔案管理的過(guò)程中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方案以及難以滿足現(xiàn)代化的檔案管理需求。在這種基礎(chǔ)上，現(xiàn)代檔案管理人員需要意識(shí)到數(shù)字化檔案管理的重要性并予以合理應(yīng)用，這樣才有助于開(kāi)展有效的數(shù)字化管理，使我國(guó)的檔案管理工作得到進(jìn)一步的發(fā)展和改善。那文中對(duì)我國(guó)現(xiàn)代但管理工作的問(wèn)題進(jìn)行分析并探究了數(shù)字化檔案管理在應(yīng)用過(guò)程中存在的問(wèn)題，探討了數(shù)字化檔案管理創(chuàng)新工作的策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字化建設(shè);創(chuàng)新工作策略;管理方式

信息技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中受到了廣泛應(yīng)用，而在現(xiàn)代信息資源的影響下，我國(guó)檔案信息建設(shè)工作已經(jīng)逐漸趨于成熟，這種快速且高效的信息技術(shù)對(duì)于現(xiàn)代數(shù)字化檔案資料管理和資料庫(kù)的建設(shè)來(lái)說(shuō)有積極意義。這種資料管理模式不僅有利于資料的整合，還能夠保證各種檔案資料的安全，而在日常工作中也需要建立安全的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，在相關(guān)高技術(shù)人才的合理應(yīng)用下對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效維護(hù)，這樣能夠使我國(guó)的相關(guān)資料得到有效的歸納和總結(jié)，對(duì)于資源的保護(hù)和資料的合理利用來(lái)說(shuō)有積極意義。

1 數(shù)字化檔案的基本內(nèi)涵

數(shù)字化檔案是一種新型的檔案信息類型，其中不僅包含了檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，也包含了現(xiàn)代化的信息技術(shù)和多媒體技術(shù)，而檔案的建設(shè)主要依賴于我國(guó)的現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)于檔案的長(zhǎng)期儲(chǔ)存和云儲(chǔ)存來(lái)說(shuō)有積極意義。在對(duì)相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的歸納整理以后，將數(shù)據(jù)完全歸于計(jì)算機(jī)進(jìn)行保管，其傳輸使用能夠有效通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的方式進(jìn)行傳遞，而在進(jìn)行資料錄入時(shí)，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料庫(kù)來(lái)說(shuō)，這種保存方式能夠?qū)D像、視頻和聲音等不同形式的記錄進(jìn)行保存，而在進(jìn)入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)后，這些資料可轉(zhuǎn)換為數(shù)字代碼進(jìn)行記錄，日后在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中進(jìn)行答案利用時(shí)也可方便的調(diào)取，大大提高了檔案管理的安全性和調(diào)取時(shí)的可用性。

值得注意的是，由于數(shù)字化檔案管理并非是傳統(tǒng)的，直接將檔案進(jìn)行電子保存的方式，而是結(jié)合了現(xiàn)代化的云計(jì)算系統(tǒng)和大數(shù)據(jù)控制系統(tǒng)的保存方案，在這種狀況下我國(guó)還處于初步發(fā)展階段，所以在實(shí)際數(shù)字化檔案管理的創(chuàng)新和建設(shè)工作中，還存在一定的問(wèn)題。

2 數(shù)字化檔案管理體系中存在的問(wèn)題

2.1 缺乏有效的領(lǐng)導(dǎo)管理

隨著近年來(lái)科技的不斷發(fā)展，數(shù)字化檔案管理體系對(duì)于我國(guó)多個(gè)行業(yè)來(lái)說(shuō)均有較高的指導(dǎo)價(jià)值，雖然我國(guó)相關(guān)行業(yè)對(duì)于數(shù)字化檔案管理都有了一定的認(rèn)知，但總體來(lái)說(shuō)這一技術(shù)和行業(yè)都處于初級(jí)發(fā)展階段，而在這種狀況下，相關(guān)技術(shù)人員依舊選擇慢慢摸索的方式來(lái)對(duì)這一技術(shù)進(jìn)行了解和學(xué)習(xí)，雖然已經(jīng)普遍認(rèn)可了數(shù)字化檔案管理的合理應(yīng)用體系，但對(duì)于其中的部分專業(yè)知識(shí)還尚不清晰。就現(xiàn)代研究中發(fā)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理中需要攻克的難題還較多，在這種背景下我國(guó)的傳統(tǒng)管理方式對(duì)于這種檔案管理體系缺乏足夠的領(lǐng)導(dǎo)能力，而缺乏足夠的領(lǐng)導(dǎo)能力，就會(huì)導(dǎo)致相關(guān)技術(shù)人員在這一方面缺乏明確的發(fā)展方向，所以系統(tǒng)的管理在數(shù)字化檔案管理體系中還較為缺乏，而科學(xué)規(guī)范的數(shù)字化檔案管理在目前技術(shù)層面還尚未建立。領(lǐng)導(dǎo)管理的不合理，會(huì)影響數(shù)字檔案管理工作的有效性和檔案管理的實(shí)際進(jìn)展。所以不可盲目的對(duì)其進(jìn)行管理，需要根據(jù)我國(guó)不同行業(yè)的檔案管理需求和實(shí)際狀況，進(jìn)行合理的領(lǐng)導(dǎo)管理方案調(diào)整，這樣才有助于幫助數(shù)字化檔案管理建設(shè)。

2.2 對(duì)數(shù)字化檔案管理缺乏足夠的認(rèn)知

就目前來(lái)說(shuō)，大多數(shù)檔案工作人員對(duì)于信息檔案的建設(shè)缺乏足夠的認(rèn)知。建立信息檔案是對(duì)不同行業(yè)的工作狀況進(jìn)行記載的主要方式，也是對(duì)各種緊急情況進(jìn)行預(yù)案設(shè)置的重要參考資料。那樣能夠保證在發(fā)生不同的檔案危機(jī)事件時(shí)，相關(guān)工作人員能夠快速明確檔案中存在的疏漏，使檔案的危機(jī)得到控制，這也能保證檔案資料在管理時(shí)具有較高的安全性。但值得注意的是，大多數(shù)檔案管理人員依舊沉浸在傳統(tǒng)觀念中，缺乏足夠的現(xiàn)代化信息管理理念，沒(méi)有建立完善的檔案管理意識(shí)基礎(chǔ)，管理人員也沒(méi)有在日常工作中做好自身的檔案管理習(xí)慣調(diào)整，這就導(dǎo)致現(xiàn)代檔案管理工作人員沒(méi)有對(duì)檔案信息形成完善且有效的認(rèn)知，致使信息檔案的數(shù)字化管理工作，難以在不同的行業(yè)中快速普及。

2.3 數(shù)字化人才的缺失

由于數(shù)字化檔案在建設(shè)和管理的過(guò)程中需要大量的工作人員，但數(shù)字化管理人才在我國(guó)人才市場(chǎng)上所占比例極少，并且由于數(shù)字化檔案管理在日常工作中工作量較大，很容易導(dǎo)致數(shù)字化管理人員在市場(chǎng)上出現(xiàn)供不應(yīng)求的現(xiàn)象。除此之外，由于數(shù)字化檔案管理在進(jìn)行資料建設(shè)時(shí)，需要高技術(shù)企業(yè)高科技的專業(yè)化人才，不僅需要具備足夠的數(shù)字化管理專業(yè)知識(shí)，還需要具備一定的科學(xué)技術(shù)，但在人才市場(chǎng)上僅有少部分工作人員滿足數(shù)字化管理的需求，所以在這種狀況下，人才市場(chǎng)的缺失會(huì)導(dǎo)致數(shù)字化管理工作停滯不前。而在進(jìn)行人才培養(yǎng)時(shí)，我國(guó)大多數(shù)高校的培養(yǎng)方案都較為初級(jí)，雖然培養(yǎng)出來(lái)的檔案管理人員具備基本的數(shù)字化檔案管理技能，但總體來(lái)說(shuō)缺乏足夠建立系統(tǒng)的能力，這就導(dǎo)致了現(xiàn)代人才市場(chǎng)上開(kāi)展數(shù)字化檔案管理工作的人才缺失。

2.4 硬件投入不足，影響數(shù)字化檔案管理的效果

隨著近年來(lái)科技的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)在更新?lián)Q代的步伐上逐漸加快，而在進(jìn)行檔案管理時(shí)，對(duì)于計(jì)算機(jī)的硬件需求也較高，同時(shí)這項(xiàng)需求與時(shí)代的步伐和檔案管理的發(fā)展形式具有一定的相似性。但由于我國(guó)的檔案發(fā)展形勢(shì)處于初步階段，所以難以跟隨時(shí)代的步伐，而在計(jì)算機(jī)硬件上也難以跟上國(guó)際上的數(shù)字化檔案管理體系的需求，對(duì)于我國(guó)不同行業(yè)全面開(kāi)展檔案管理工作來(lái)說(shuō)難度較大。除此之外，由于市場(chǎng)管理的混亂，目前市場(chǎng)上各種檔案管理軟件功能較為單一，并且質(zhì)量參差不齊，甚至已經(jīng)出現(xiàn)與時(shí)代發(fā)展脫軌的趨勢(shì)，而數(shù)字化檔案管理體系的建設(shè)受到自動(dòng)化水平低下的影響，導(dǎo)致效果較差，這也是我國(guó)數(shù)字化檔案管理工作的主要弊端之一。

3 數(shù)字化檔案管理體系建設(shè)的創(chuàng)新策略

3.1 進(jìn)行規(guī)范且動(dòng)態(tài)的管理

首先在進(jìn)行檔案的收集與管理時(shí)，檔案的資料收集需要保持規(guī)范，并且定期建立合理的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，必要時(shí)可對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行更新?lián)Q代，通過(guò)規(guī)范且動(dòng)態(tài)的信息錄入，能夠保證信息檔案中的實(shí)效性和可用性。而不同的檔案，至少每個(gè)月或每一季度需要進(jìn)行一次有效的更新，而每年則需要對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行統(tǒng)一的大更新，這樣才能保證檔案的實(shí)效性。其次在進(jìn)行檔案管理時(shí)，需要根據(jù)現(xiàn)代化的檔案管理需求制定完善且科學(xué)的管理制度，根據(jù)國(guó)際上的管理規(guī)范，將信息檔案的管理方式進(jìn)行不斷調(diào)整，努力將不同的檔案信息納入到數(shù)據(jù)庫(kù)的管理范疇中，這樣能夠保證數(shù)字化檔案的整齊和完善度，最大限度的使數(shù)字化檔案管理發(fā)揮其應(yīng)有的效果。

3.2 提高相關(guān)工作人員的檔案管理意識(shí)

首先來(lái)說(shuō)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)行業(yè)信息管理工作人員的檔案意識(shí)，這樣能夠保證工作人員在日常工作中按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)為不同管理對(duì)象建立完善且規(guī)范的信息檔案，在工作人員的檔案意識(shí)建立后，需要將行業(yè)內(nèi)所有工作原理的基本資料進(jìn)行分析，對(duì)所有領(lǐng)導(dǎo)者、技術(shù)人員進(jìn)行宣教，并為每一項(xiàng)不同的檔案管理內(nèi)容建立清晰的檔案號(hào)，這樣能夠便于后續(xù)的查閱和管理。在完成檔案意識(shí)的建設(shè)后，可以通過(guò)開(kāi)展信息檔案管理講座的方式，使行業(yè)內(nèi)的不同管理人員了解信息檔案的可用性和有效性，最大限度的使檔案管理人員能夠積極配合檔案管理工作的開(kāi)展，進(jìn)一步保證工作人員的素質(zhì)。

3.3 建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

不同行業(yè)的檔案不僅應(yīng)當(dāng)以紙質(zhì)檔案作為備份，還需要應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理。在進(jìn)行檔案輸入時(shí)，需要便于保存和交流，通過(guò)計(jì)算機(jī)管理的方式能夠?qū)⒃朴?jì)算和大數(shù)據(jù)應(yīng)用其中，通過(guò)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算統(tǒng)計(jì)分析的方式來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行有效管理，這樣能夠大大提高檔案的資源整合度。除此之外，在信息檔案計(jì)算機(jī)管理的基礎(chǔ)上，要逐漸趨于網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，有條件的單位可以在網(wǎng)絡(luò)上建立自己的網(wǎng)站，檔案管理人員可以通過(guò)專業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)路徑查閱相關(guān)檔案的記錄，時(shí)時(shí)訪問(wèn)單位內(nèi)部的資料信息。值得注意的是，在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)時(shí)，需要注意數(shù)據(jù)的安全保護(hù)，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)失竊的現(xiàn)象，以保證檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性。

3.4 加強(qiáng)行業(yè)檔案的宣傳與管理

在進(jìn)行信息檔案的宣傳時(shí)，其主要目的是使信息能夠得到廣泛的傳播和溝通，而行業(yè)信息中心的工作人員需要深入到行業(yè)內(nèi)不同的單位個(gè)體中，與單位個(gè)體進(jìn)行有效的信息化交流，并及時(shí)解答行業(yè)內(nèi)的單位個(gè)體對(duì)信息檔案存在的疑問(wèn)，盡可能收集信息檔案的利用效果和服務(wù)手段的反饋意見(jiàn)，使指檔案應(yīng)用人員和相關(guān)的資料管理人員能夠積極溝通。，并且告知行業(yè)內(nèi)單位信息檔案的作用以及重要性，大大提高行業(yè)信息檔案的建設(shè)效率。

4 總結(jié)

數(shù)字化檔案管理體系的建設(shè)是為了發(fā)展現(xiàn)代檔案管理工作，同時(shí)是資源合理利用的關(guān)鍵因素，數(shù)字化管理體系的建設(shè)能夠使檔案數(shù)據(jù)庫(kù)得到合理應(yīng)用，只要合理的定制檔案收集以及整理工作規(guī)則，就能在保證資料收集可信度的同時(shí)，便捷的對(duì)資料進(jìn)行調(diào)取和修改。數(shù)字化的管理方式能夠大大增高，資料的檢索速度，使資料在利用時(shí)效率得到保證，而傳統(tǒng)資源在應(yīng)用時(shí)會(huì)受到時(shí)間和地域的因素的限制，但在網(wǎng)絡(luò)的覆蓋下，通過(guò)數(shù)字化管理就能夠合理的利用不同的資料，盡可能減少管理人員的工作壓力并提高工作效率。

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