加強事業單位人事檔案信息化管理探析

余靜

摘 要：最近幾年，經濟與社會在不斷進步、發展，帶有一定公益性質的事業單位為更好地履行職能，就需要人員發揮主觀能動性，而這有賴于人事檔案資源提供支持，作為檔案部門應緊跟時代發展步伐，認識到人事檔案信息化管理的重要性，并探索有效的策略加強人事檔案信息化管理，助力事業單位的運作與發展。

關鍵詞：事業單位;人事檔案;檔案管理;信息化

在當今的網絡信息時代，盡管事業單位的人事檔案管理模式有所革新，但部分事業單位的人事檔案管理效率仍然較低，這不僅因為單位的重視度不足，影響人事檔案信息化管理的統一化、標準化和規范化建設，還因為人事檔案信息的安全管理機制不完善、檔案人員的信息化素質水平不夠高，阻礙檔案管理信息化建設進程，導致人事檔案管理的效能得不到充分的發揮，進一步加強人事檔案信息化管理勢在必行。

1 加強事業單位人事檔案信息化管理的重要性

人事檔案是職工的全部履歷，涉及到單位職工的個人信息、工作表現和工作資歷等，是職工參與工作和社會活動的履歷證明，對職工的組織關系、薪資福利等利益有重要影響，管理好這些檔案資料不但有助于事業單位履行行政管理職能，還能成功激發職工的工作熱情，使其為單位的發展貢獻更大力量。正因為事業單位人事檔案記錄的信息具有多樣化特征，如果在信息時代繼續使用傳統的管理辦法，一旦紙質文件破損就難以修復，導致信息丟失，影響無法預測。即便對人事文件進行細致分類，但手工管理模式也會使檔案查詢消耗大量資源，容易在厚厚的文件中有遺漏，不利于獲取必要的材料。此外，在使用人事檔案時容易打亂文件的順序，影響后續工作的開展。在人事檔案管理中運用先進的信息技術就顯得至關重要，不僅可以輕松復制人事信息，避免丟失，而且便于攜帶，可以確保文件的簡單性，永久保存信息，讓使用者可以便捷搜索，提高檢索信息的準確性，強化對原始文件的保護。換言之，傳統的人事檔案管理模式效率較低，難以適應時代發展需要，信息化管理成為今后幾十年的發展趨勢。

2 加強事業單位人事檔案信息化管理的策略建議

2.1 促進統一化、標準化和規范化建設

事業單位人事檔案信息化管理是一項系統性工程，單位的領導必須注重人事檔案管理信息化建設，下定決心解決信息化管理水平較低、和單位的運作不適應等問題，自上而下統一組織領導，確保人事檔案信息化管理的進度與質量。事業單位還要從長遠考慮，統一制定信息化建設規劃，明確人事檔案信息化管理的指導原則、思想，提出可行的目標與任務，按部就班落實人事檔案信息化管理策略。與此同時，統一網絡平臺管理，促進各管理信息系統的協調與整合，以共享人事檔案信息為基礎統一數據管理，建立規格和標準一致的數據管理規則、應用規則;統一技術標準和工作規范，如人事文件、檔案的存儲壓縮規范、數據加密技術規范、數據交換標準、水印技術規范、軟硬件技術標準等。

另外，事業單位要按照自身工作特征及需求完善人事檔案信息化管理制度，使信息化工作有章可循，規范人事檔案數據與信息的整理、保存、使用、轉發等工作，避免重復。如在利用人事檔案的流程中，應先由查閱者提出書面申請，即便是人事檔案所有者也要提供含有查閱的時間、原因、本人簽名等內容的申請書;接下來利用所需人事檔案的姓名、性別、工作經歷等信息，如果要查閱原件就需有第三人在場，需要復印還應說明目的等等，提升人事檔案信息管理及使用的規范化程度。

2.2 注重完善檔案信息化管理安全機制

人事檔案信息化管理需要建立安全機制，這是事業單位推進檔案信息化建設的基本保障。即檔案部門要建立人事檔案信息管理制度，完善現有人事檔案信息的安全保障機制。要注意針對日常人事檔案信息做好備份工作，并建立檔案恢復機制，提升所存儲檔案信息的安全性;檔案人員要增強人事檔案信息安全管理意識，充分認識使用信息技術對人事檔案管理工作的價值及潛在的安全威脅，保證使用計算機和網絡的安全性，預防因遭受第三方攻擊而造成人事檔案信息被篡改甚至外泄;檔案人員必須按照規章制度規范操作計算機，做到人事檔案信息保存計算機專用，并分開存儲紙質檔案、數字檔案;做好紙質檔案的防盜工作，保證檔案庫房避光通風，完善裝具及安全防護設施，在庫房安裝防盜、防火報警系統以及監控系統等，或者使用警示性防盜安全紙張，提醒使用者檔案紙張是防盜的，禁止將其帶出保密區域，保證人事檔案信息的安全性、完整性。特別是要建立事業單位人事檔案信息安全技術保障機制，按照使用檔案信息的人的不同目的設定使用權限，按照不同密級確定人事檔案信息系統控制訪問的許可范圍。例如落實異地備份、數據加密、防火控制等安全防護措施，為事業單位人事檔案信息化管理提供有效的安全保障、技術防范，構筑檔案信息化建設的防護體系。

2.3 想辦法提升檔案人員的能力與素質

提升事業單位檔案人員的業務能力與整體素質，打造高水平檔案工作者隊伍，這是事業單位持續強化人事檔案信息化管理的保障。作為檔案人員務必要熱愛本職工作，刻苦鉆研人事檔案管理業務知識，提升業務能力和工作技能。并且事業單位要嚴格建立檔案人員崗前培訓制度、持證上崗制度，確保檔案人員在接受系統的、有效的崗前業務培訓并獲得人事部門、檔案部門聯合頒發的上崗資格證書，才可以從事人事檔案管理工作。因為事業單位的檔案隊伍中存在一些兼職的人，更換頻繁，最受他們歡迎的一種培訓形式就是崗前培訓，應在現有的基礎課程中加入信息化管理的內容，掃除檔案隊伍中的信息化文盲，幫助他們快速掌握人事檔案信息化管理的知識和基本技能。

與此同時，檔案人員不僅要熟悉本單位全體職工的概況，包括人員結構、知識結構、年齡結構等，還要了解職工的背景、素質特長、工作表現等，及時為本單位的人力資源管理工作提供信息服務，把人事檔案管理工作變成單位人才開發的參謀部。如檔案人員要熟悉家底，針對自己管理的人事檔案信息應了如指掌。事業單位還要采取培訓的方式培養一支素質過硬的人事檔案信息化管理隊伍。一方面，可以組織檔案人員加入專題研討班、召開專題研討會，營造濃厚的人事檔案信息化管理的研究氛圍，針對相關問題進行廣泛的交流和充分的討論。如組織檔案人員進入在人事檔案信息化管理方面做得好的單位去學習，獲取經驗，提升其加強人事檔案信息化管理的緊迫感。另一方面，在人事檔案信息化管理中要對檔案人員實施信息系統操作培訓，尤其是在信息化建設中要向檔案人員解釋業務流程，使其了解單位信息系統的結構，了解其他部門在業務流程中起到的作用，明確檔案部門的信息化工作內容、和其他部門的關系等，基于信息系統開發原型或參考模型開展操作培訓活動，確保他們可以熟練操作人事檔案管理信息系統，提高信息化工作效率。

3 結語

不管新時代的事業單位人事制度如何變化，人事檔案管理的作用都不可取代，事業單位務必要提高重視人事檔案信息化管理的程度，特別是檔案人員在日常工作中要不斷促進人事檔案管理系統化水平的提升，有效保護人事檔案信息的安全，同時積極參加學習和培訓等活動，提升信息化能力與素質，逐步構建科學的人事檔案信息化管理模式，保證事業單位更好地履行職能，實現健康有序發展。

參考文獻

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