淺談大學檔案管理分析

楊曉帆

達州職業技術學院 四川達州 635000

隨著計算機技術、網絡技術的迅猛發展，辦公自動化、網絡化、信息化的發展，檔案信息化建設已成為今后檔案發展的必然趨勢。檔案信息化建設需要運用現代化技術，是各級檔案部門配合協作，多環節配套的復雜的系統工程，可以說檔案現代化是工作目標，檔案數字化是基礎，檔案信息化是目的，做好檔案信息化建設要統一領導，統一標準，協調組織，加強管理，多管齊下，多措并舉，才能加快檔案信息化建設。

1 檔案信息建設存在的問題

1.1 電子檔案信息安全性低

每個在生產和運行的過程中，都會產生或多或少的機密檔案，而截止到目前為止，我們依然沒有設計出安全性能較高的電子檔案管理軟件，且電子檔案的傳輸與保存大多是通過第三方軟件加以實現，所以，我們很難全方位的確保電子檔案信息的安全[1]。

1.2 沒有專業性匯編資料，致使檔案利用具有局限性

主要問題集中反映在以下幾個方面：（1）檔號不規范，沒有目錄號，一卷多冊現象較多；（2）案卷標題不規范，有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍；（3）大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用；（4）許多案卷未編頁碼，如果利用中掉頁就很難發現；（5）組卷混亂現象比較嚴重，如有按時間組卷的，也有按職能部門管轄權限組卷的，還有按文種組卷的；（6）案卷厚薄不一，有的一、兩頁紙一文一卷，有的五六百頁紙一類一卷。總之，檔案時間越長的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況看，檔案室目前還未具備實現信息化管理的充分條件，需要整合各個部門各方面的力量，科學地解決這些問題，把檔案信息化建設向深廣領域推進。

1.3 建設目標不清，缺少建設標準

多數對于不能直接創造經濟效益的檔案工作往往不能給予足夠的重視，檔案信息化建設也多停留在響應國家號召這一目的上，檔案信息化在建設前期，缺乏科學的規劃與組織。對于本檔案信息化建設不能夠做到有所規劃、有所標準。建設的信息化內容也難以為所用，如此以往，惡性循環，造成的低水平重復與各自為政現象嚴重阻礙檔案信息化建設的發展。

2 加快文書檔案信息化管理的對策

2.1 轉變觀念，增強檔案管理信息化意識

檔案工作具有系統性、連續性，因此，多數單位的檔案管理人員具有多年的工作經驗，但也正是如此，一些基層檔案工作者存在著因循守舊觀念，認為紙質檔案管理才是檔案管理最好的模式，沒有認識到信息化可以為文書檔案管理帶來便捷和高效。因此，要加強文書檔案管理信息化建設的宣傳，提高檔案工作者的信息化意識[2]。

2.2 加快軟硬件建設，搭建信息化管理的平臺

加大文書檔案管理的資金投入力度，及時配備檔案信息化管理所需要的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備，安裝相關檔案管理軟件，以提供檔案查詢平臺。通常情況下，文書檔案管理部門都是全額撥款的單位，加快檔案信息化建設就必須有財政方面的支持，因此，相關管理部門應提高意識，加大對文書檔案信息化建設的投入，保證文書檔案信息化建設的順利開展，為管理提供更多更有效的利用途徑。

2.3 規范檔案管理機制，統一檔案管理標準

文書檔案信息化管理之后，必然帶來安全問題，因此，要明確相關責任，確保網絡數據的安全運行，要從實際情況出發構建起規范的文書檔案信息化管理機制。首先，構建起全文書檔案信息化管理業務流程以及技術規范，對電子檔案工作環節以及步驟進行進一步細化。其次，必須要制定出相對應的安全保障措施，為檔案運行提供良好的網絡環境，確保電子檔案的完整性以及安全性。最后，要對檔案管理標準進行統一。規范化是檔案信息化管理的重要保證和運行基礎，因此應建立統一的文書檔案信息化管理標準，以促進文書檔案數據庫資源的規范管理，保障資源共享的實現。

2.4 加強培訓，提高檔案管理隊伍建設

當前，許多大學開設了檔案學專業，為檔案管理提供了專業人才，檔案信息化管理更要善于開發利用這樣的專門人才，充實檔案管理的隊伍。同時，對于現有檔案管理人才隊伍要加強學習培訓，歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用都通過計算機和網絡實現。這就要求檔案管理人員在現有檔案知識儲備的基礎上對電子文件的特征和電子檔案的特征進行學習培訓，而且要掌握計算機系統網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性、安全性。

2.5 加強防護，為預防高校檔案管理信息化系統及其網絡平臺遭受攻擊，采取以下措施進行安全防護

第一，物理措施防護：制定網絡安全管理措施；安裝防火墻，阻止來自外部的網絡入侵；安裝不間斷電源（UPS），防止突然停電造成電腦資料的損失或者硬件設備的損壞。第二，訪問控制防護：對登錄系統的用戶進行嚴格的身份認證，對用戶訪問的目錄和文件進行權限設置，對網絡設備進行安全配置與管理。第三，數據加密防護：加密是防護數據安全的重要手段。為防止敏感檔案信息被惡意訪問或挖掘，采取加密技術和數字簽名技術解決數字檔案的安全傳遞問題。第四，網絡隔離防護：安裝物理隔離網閘，將內網與外界有效隔離[3]。

綜上所述，在信息快速發展的時代，高校檔案信息化的建設是一項不能缺少的高校建設工程，是一項信息數字化進程中的一個不小的進步。但是，高校檔案信息化建設是一項十分復雜的工程，需要得到資金，技術上的全面支持，需要得到新的管理制度，吸納許許多多的技術人才。只有結合高校自身的實際發展，高校檔案信息化工程才能更完善，才能更好的服務于高校的教育教學活動。