數字化檔案館建設問題研究

馬林

摘 要：當今時代，互聯網文化已經滲透到人們生活的各個方面。檔案館作為一個收集、保管檔案的機構，記錄城市發展與時代變遷的歷程，是十分重要的財富。所以，在“互聯網+”大背景下，建設數字化檔案館，實現檔案的信息化已經提上日程。本文將從建設數字化檔案館的現狀、弊端，以及數字化檔案館建設策略三個方面展開探討。

關鍵詞：數字化;大數據;檔案館

第三次科技革命埋下了互聯網這個充滿生命力的種子，至今已經成長為一個“龐然大物”，數據成為了一種嶄新的生產驅動力。檔案館儲存著大量的信息，無論是管理還是珍貴資料的存儲都是一個十分消耗人力、物力的過程。因此，順應時代發展的潮流，將檔案館與當前的數字信息技術進行融合是必不可少的過程。當然，我國數字化檔案館的建設并不成熟，仍存有許多問題亟待解決，但與此同時人們也看到了未來發展的無限可能。

1 我國數字化檔案館建設現狀

傳統檔案館大多以紙質材料進行儲存，數量多且內容龐雜，在進行相關資料查詢時需要消耗一定的時間。還有一些年代比較久遠的資料，紙張的脆性較大，這也給資料的儲存增加了一定的困難。現階段我國的檔案館已經開始進行相應的數字化建設，這是在國家檔案管理部門的帶領下進行的，檔案館中已經具備現代化建設所必需的一系列信息技術，其管理技術接近滿足了數字化的要求，但在數字化信息管理等方面仍存有弊端。

2 建設過程中出現的弊端

我國正處在傳統型檔案館向新型數字化檔案館更新過渡的時候，難免會出現制度以及操作過程中的失誤，這是不可避免的。只有將問題暴露出來才能通過分析得到更有利于發展進步的策略。

2.1 管理手段與數字化要求不匹配

我國的檔案數字化管理還處于起步階段，由于經驗的缺失、資金的短缺以及缺乏相關人才的系統性培養，許多地區檔案館的管理方式依舊沿用傳統的檔案管理方式，無法滿足數字化管理的要求，這在很大程度上限制了建設的進一步發展，拖慢數字化節奏。

2.2 相關硬件設施的缺失

眾所周知，信息化的進程在很大程度上依賴高科技硬件設備的運作，而在建設初期，相應配置的專業磁介質器械并不能進行全面覆蓋，仍有大量檔案館的檔案室缺少設備。缺少器械，很顯然無法繼續進行檔案的信息化。

2.3 不能完成資源的公開化

進行檔案館數字化的建設，除了為了更加方便管理，還有一個很大的原因是為了實現資源的公開，信息的共享。因此，數字化檔案館的建設應該是一個面向大眾的過程，以便更好地滿足社會各個層次對共享資料的要求和需要，這也就要求了資源的充分公開。但是在現今的數字化進程中卻很大程度上的忽視了這一要求，許多人將數字化簡單的理解為檔案資料的信息化，即簡單的將紙質資料輸入為網絡數據進行存儲，這顯然是一種錯誤理解。這也在一定程度上顯示了思想方面上教育的缺失，他們不能全面客觀科學地面對檔案數字化建設，也就不能了解數字化提高資料查閱效率、減少人力資源的不必要浪費的真正益處，不能完成資源的公開化。這顯然與數字化真正目的相悖。

2.4 網絡數字信息安全性的隱患

隨著大數據網絡時代的到達，現在絕大多數人的生活都已經不能離開網絡，但與此同時，由于網絡的開放性，每個人的信息安全也都受到了一定程度的威脅。網絡世界越來越豐富，可以說令人眼花繚亂，病毒和黑客也就在某個角落汲取營養暗暗壯大，發生的信息泄露事件愈發令人猝不及防、驚懼萬分。這顯然是數字化檔案館的一個巨大的威脅。某些珍貴資料一旦泄露，必然會造成不可預估的損失與后果。即使外部防火墻十分完善，能夠完全抵御外來數據的攻擊，然而如果自身資料庫的內部系統運轉發生沖突，造成文件的不相容，即形成系統內部混亂，造成一定的損傷，如果混亂加劇，就會造成更加嚴重的后果——系統癱瘓。

3 更好地加強數字化建設的策略探討

3.1 加強監管力度，提高地方單位領導對建設的重視性

部分地方領導對檔案館數字化并不上心，因為它并不能直接給地方帶來大量經濟方面的效益，因此有些單位領導往往就會漠視相應建設，認為只是一種無關經濟發展的“多余又浪費資源”的工作。所以便懶散于建設進程，并不積極開展工作。所以這就要求國家相關部門加強監管力度，上層領導嚴格把關數字化建設的進程。根據我國《檔案法》的規定，依法開展檔案館數字化建設。所謂的加強監管力度，不僅僅局限于改變部分領導的消極對待狀態，還要嚴格處理在其中可能出現的一切違法行為，更要嚴格打壓“撈油水”、以權謀私的現象，整肅官僚風氣，確保建設依法規范進行。

3.2 完善數字化所必需的硬件設備的要求

沒有基本的硬件保障很明顯不能完成檔案的數字化管理建設，而檔案的信息管理則有更高的要求。所以，對于各檔案館檔案室的硬件設施，一是要做到盡量大范圍的覆蓋，滿足最基本的設備要求;二是要在應用系統上下足功夫，兼具開放、包容、擴展三大特性，穩定系統內部環境，在最大程度上避免因檔案系統內部沖突紊亂造成檔案數據損失的現象;三是要有相當實力的網絡技術人才團隊，構建安全可靠的資源防火墻，保證檔案資料的安全性。

3.3 提高工作人員的職業素養，滿足數字化的管理要求

就上文中所提到的檔案資料公共化問題來說，解決這一問題的關鍵便是加強此類工作人員相關技術的培養，提高思想覺悟從而養成一支由高素質數字化檔案管理人才所組成的隊伍。這是數字化進程中十分重要的一環。首先，工作人員要有專業的知識技術作為鋪墊，只有有扎實的基礎才能提供正確的服務;其次，要有符合時代要求的思想覺悟，能夠在實際工作過程中不斷提高自身的管理水平，從而潛移默化地影響檔案館數字化建設的發展。這是使得建設進程得以不斷自我完善進步的必要環節。

3.4 合理合適的資源轉換，提高檔案數字化效率

要完成檔案館的數字化建設，并不意味著將所有的資料全部進行轉換，這并沒有必要。檔案館中的資料浩如煙海，進行全部的紙質資料數字化無疑是一個十分巨大的工程量，這是對人力資源、計算機存儲資源的浪費。因此，在實際操作過程中要對進行轉換的檔案進行有一定目的的挑選，進行分輕重、多批次的錄入，提高檔案數字化的效率。除此之外，還要構建一個高效快速的篩選體系，能更精確的為社會各階層人士的需求提供服務，這就很好的打開了檔案館數字化的發展前景。

4 結束語

共享生活已經深入人民群眾的生活，檔案資料的共享也將成為時代發展的必然結果，這是社會進步的需要。在過去的生活中，深藏于檔案館中的珍貴資料并不被大眾所了解，這無疑是一個巨大的損失。而檔案館的數字化則提供了一個很好的契機。總而言之，數字化建設是檔案管理進步發展過程的必經之路，它帶來的是便利也是挑戰。即使在初期所得的結果不盡人意，但并不能因此失去希望，因為這是一個長期的建設過程，也是時代發展的必然趨勢。

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