煤礦企業檔案管理工作的發展與思考

趙書金

摘 要：伴隨著煤礦企業的飛速發展，無論是企業領導，還是我們檔案部門的工作人員，都已意識到煤礦企業的發展離不開檔案工作，就像我們的經濟協調發展離不開煤礦企業一樣。檔案管理是企業發展的重要保障，一個企業的決策要依據各種資料，數據，信息等，沒有檔案管理，資料管理，數字管理，信息管理，就無法在瞬息萬變的市場中捕捉機會，求得發展，新時期，如何做好煤礦企業的檔案管理工作，是信息化社會下不得不思考的問題。

關鍵詞：信息化;檔案管理;煤礦企業

煤礦企業作為國民經濟中的重要元素，是不可低估的經濟主體之一。在社會規范化，法制化不斷強化的同時，檔案作為現代企業信息工作的重要組成部分，發揮著越來越重要的作用。因此，煤礦企業檔案工作的發展，一定要適應現在企業經濟發展的需要，結合信息化，科學化管理的新模式，注重質量和效益，成為企業的保管中心，信息中心，展覽中心和文化中心，這樣才有可能使我們的檔案工作有新的突破和發展。

1 解放思想，更新觀念

首先我們要在觀念上解放思想，只要是符合經濟建設，符合煤礦企業發展，為企業的各項工作提供全方位服務的，就肯定會得到各級領導和企業本身有關領導的大力支持的。把原來的純檔案工作指導轉變到把檔案工作作為一項和企業各項工作相關聯的系統工程來做，同時還要正確認識煤礦企業檔案作為國家檔案資源的重要組成部分在經濟發展中的重要性。因此，我們檔案部門要在煤礦企業檔案工作發揮其引導作用，達到相互的共識：1）檔案資料記錄了企業的發展史;2）檔案是解決企業生產，經營活動中的糾紛，維護煤礦企業合法權益的憑證和依據;3）無論是生產，經營還是各項管理活動越來越離不開檔案。有了這樣的認識，煤礦企業各級領導都會把管好檔案作為關系到企業自身生存發展的大事，一定會給予足夠的重視。大多數煤礦企業的不斷發展，都積累了很多的檔案資料，并與日俱增，這些都是企業急需要理順的問題。因此作為一名檔案管理工作人員在推進煤礦企業檔案工作方面要有一些深層次的探索和思考。

2 立足實際，創新模式，依托信息化平臺，走出一條煤礦企業特色的檔案管理現代化道路

煤礦企業的檔案工作一定要與時俱進，不斷創新，要圍繞企業發展的客觀需求，建立檔案發展的新模式。企業檔案要不斷地尋求與企業發展相吻合的結合點，使其真正圍繞本企業的生產，經營活動，提高企業經濟效益這個中心有效運轉，促使企業發展。隨著檔案工作由保管型向管理型和開發型轉變的過程中，企業檔案的重心將逐步轉移到從企業自身的特點上來。因此，要不斷開發檔案信息資源，滿足對檔案信息不同層次的需求，增強服務效果。企業的檔案室。不僅是履行保管的職責，還將成為企業發展服務的保管中心，信息中心，展覽中心和文化中心，這樣才有可能使我們的檔案工作有新的突破和發展。

作為現階段的煤礦企業，應該突破國營企業長期形成的舊習慣，舊框框的束縛，完全以全新的理念去建立一種在現代企業制度框架之下的新型企業檔案管理模式。為此，我們檔案工作者要配合煤礦企業有所作為，用新時代角度去思考檔案工作的發展空間。

1）檔案管理體制創新。管理體制上要注重精簡，高效，合理設置，保證所有的重要檔案信息資料都必須在統一的系統監控之下，既要靈活高效，又要統一協調，這樣才有利于檔案的管理和利用，有利于企業的快速發展。要有一整套提高全員檔案意識的教育體系，包括人力資源等方面都要互相結合，達到綜合素質的同步提高。在此基礎上，根據信息化管理的新模式，盡快建設集采集，整理，檢索利用為一體的電子信息檔案室，對各種電子信息及時整理，歸檔，保存和利用，徹底解決由于電子信息無序管理帶來的查詢利用不便等問題，盡快實現歷史文件資料，檔案的數字化，建設一個建立在網絡上實現文件，檔案信息共享的電子信息檔案室。從而實施對企業文件，檔案統一標準，統一規范，確保檔案完整齊全地積累，形成信息資源，建立知識管理工程。新體系的建設應基于計算機，網絡技術為指導，大致可分二個或三個層次：第一層次：總部（中樞管理層）：檔案工作領導小組，檔案鑒定小組，綜合檔案館（室）;第二層次：下屬企業檔案工作領導小組，檔案鑒定小組，綜合檔案室，檔案工作網絡;第三層次：職能部門，兼職檔案人員網絡。

2）拓展組織功能。目前，煤礦企業的檔案工作基本上是由辦公室負責管理的，只是一些初級的文件流轉和儲存，因此要拓展他的組織功能，把檔案室發展成永久保存各類載體檔案和史料實體及各類在線的檔案目錄的保管基地和檔案史料的查閱利用中心。

3）規范主要內容。檔案工作的主要內容可根據檔案工作流程來規范檔案管理體系的建設。主要的工作流程是：收集鑒定、整理、保管、統計、檢索、利用、編研。（1）收集：根據企業的檔案歸檔范圍，采用多種方法收集企業各種門類，各種載體檔案。還要重視采集現行的電子文件，尤其是個人手中的電子文檔;及時收集能反映企業發展過程中的歷史資料，各類文字，圖表及照片等。（2）鑒定：對收集來的文件材料進行價值鑒定，確定歸檔的文件，鑒定文件一定要遵循本企業的特性，根據企業的發展思路和目標及企業發展史的需要，還要把這些積累起來的檔案資料放在歷史的大背景下進行衡量和鑒定，確保企業保管的檔案具有經濟價值，社會價值和歷史價值。（3）整理：對歸檔的文件材料要根據各類檔案的特點進行檔案整理。編目，檢索：根據企業自身的特點進行檢索，將整理好的案卷按要求編制歸檔文件目錄，總目錄，分類目錄，專題目錄等等。在編目中就可圍繞本企業的重點工作和中心工作來編制一些專題目錄，編目后不要只是放在檔案室里等待利用者來查閱，要主動地把編制好的目錄放入網上或送到有關人員手里，為企業的各項工作提供服務，使檔案的利用和檢索成為企業基礎工作中一個必不可少的途徑。（4）編研：根據工作需求定期或不定期對貯存信息進行選題，選材，編纂，分析等各種加工處理，如：企業年鑒，新技術應用匯編，營銷分析，人才開發庫等，編研的材料要緊貼企業發展的主題，不要以傳統的思維按老套套編一些利用率很低的材料。當然檔案管理方面的工作有很多，這就需要我們檔案工作人員開動腦筋去創新和提高。只有在這幾個環節中創新我們的工作思維，方法，才能真正體現檔案工作價值，有了價值，就會有地位.

3 對煤礦企業檔案管理的幾點建議

根據煤礦企業的體制及發展的前景，煤礦企業的檔案管理也將伴隨著企業的發展而發展，發展的空間也將隨著企業的發展越走越遠，越走越寬。我想針對以后煤礦企業管理工作提出以下幾點建議：

1）完善激勵機制、切實加強對檔案管理工作的領導。煤礦企業檔案管理工作是企業的寶貴財富和不可再生的信息資源，有關部門和企業領導人要高度重視企業檔案工作，明確管理機構及具體負責人，認真制定和實施檔案管理方案，確保檔案得到妥善處置，嚴防檔案丟失和損壞。各煤礦企業完善激勵機制，建立檔案工作管理目標責任制，將檔案工作納入本單位規劃，定期對各科室檔案工作進行評比和總結，結果作為年底表彰的依據，對工作突出的部門和個人給予一定的物質獎勵，對不適應檔案工作的人員及時進行調整，極大激發檔案人員的愛崗敬業精神，從根本上保證了煤礦企業檔案人員的穩定性

2）加強業務培訓。目前很多煤礦企業都出現檔案人員的新手較多、熱情高、素質低等狀況，因此建議加強對煤礦企業檔案人員的專業知識和操作技能進行輪流培訓，把一些值得研究的課題帶到會議上進行討論，同時還要加強對電子檔案管理的培訓，從歸檔文件整理規則、歸檔文件的分類、整理方法、電子檔案的保管、利用、鑒定等各個方面有針對性地開展培訓，以提升檔案人員的業務能力，保障煤礦企業檔案管理工作順利進行。

3）充分利用檔案資源，提高檔案的利用率。煤礦企業是國民經濟的支柱，搞好煤礦企業檔案工作的改革和發展是關系到企業今后發展的基礎保障。因此必須讓檔案工作從幕后走向前臺，檔案工作要創新，就必須不斷擴大服務領域，適應企業發展需求，提高檔案工作的科技含量，強化服務手段，把技術改造、科技攻關、成果利用作為煤礦檔案工作的重點，為企業創造更多的經濟效益并為信息資源的開發提供更有力的技術保障，使企業檔案均衡協調健康發展。

參考文獻

[1]卜青平大型煤炭企業檔案管理模式的探討[J].商場現代化，2009（5）.

[2]侯貴青.如何做好煤炭企業檔案工作[J].魅力中國，2010（3）.

[3]費金國.煤炎企業檔案管理的現狀及對策[J].理論研究，2010（10）.