檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及改進(jìn)策略分析

安芬

摘 要：本文主要就檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題進(jìn)行分析，并提出了相應(yīng)的改進(jìn)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè) 存在問題 改進(jìn)策略

中圖分類號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2019）11-00-01

當(dāng)前我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)，取得了突出成就，檔案管理的信息化程度顯著提高，資源得到了有效開發(fā)利用，檔案信息基礎(chǔ)建設(shè)進(jìn)程加快，檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平，得到了極大的提升，但同時(shí)也存在著很多制約問題。

一、檔案信息化建設(shè)的必要性

1.社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)

進(jìn)入21世紀(jì)以來，我們逐步進(jìn)入到信息化時(shí)代，信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用范圍逐步擴(kuò)大，所扮演的角色越來越重要。檔案信息在社會(huì)信息需求不斷擴(kuò)展的大背景下，越來越受到社會(huì)大眾的高度重視，如何更加高效的開發(fā)和利用檔案信息，就成為現(xiàn)階段需要我們重點(diǎn)攻克的難題。隨著信息技術(shù)的成熟應(yīng)用，不斷滲透，其高效性、便捷性、快捷性的優(yōu)勢(shì)不言而喻。通過將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中，能夠有效的開發(fā)和利用各種檔案信息資源，確保有價(jià)值的檔案信息資源得以高效利用，促進(jìn)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展。實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理迫在眉睫的重要工作。

2.拓展服務(wù)范圍

檔案管理的最終目的是提高檔案信息資源的利用效率，向社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域中提供有價(jià)值的信息，發(fā)揮檔案應(yīng)有的價(jià)值。信息技術(shù)的不斷成熟應(yīng)用，使得各個(gè)領(lǐng)域迎來了全新的變革。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，以及社會(huì)大眾信息化需求不斷增加，對(duì)信息采集傳遞的便利和快捷程度提出了更高要求，跨行業(yè)、跨地區(qū)、跨空間信息共享，已經(jīng)成為現(xiàn)階段社會(huì)大眾的訴求。而在檔案中包包含著各種原始信息資源，它是社會(huì)信息資源的重要組成部分，在社會(huì)發(fā)展、經(jīng)濟(jì)建設(shè)方面發(fā)揮著日益重要的作用，為此盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，能夠進(jìn)一步拓展檔案服務(wù)范圍，確保應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段，更加高效的開發(fā)利用檔案資源，從而產(chǎn)生更加廣泛的社會(huì)效應(yīng)。

二、檔案信息化建設(shè)存在的問題

1.缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)

目前檔案信息化建設(shè)還沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，還沒有一個(gè)統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)來對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。各個(gè)機(jī)構(gòu)在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過程中，相互獨(dú)立、分散，系統(tǒng)不標(biāo)準(zhǔn)，信息編制不統(tǒng)一，信息資源分散，常常形成信息孤島，難以實(shí)現(xiàn)信息的共享和高效傳輸。因?yàn)榻ㄔO(shè)標(biāo)準(zhǔn)存在很大差異，管理不一致，各類檔案管理部門需要構(gòu)建屬于自己部門的網(wǎng)絡(luò)檢索系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，資金成本投入高，效率低下。很多檔案機(jī)構(gòu)所建立的信息化系統(tǒng)在單機(jī)狀態(tài)下應(yīng)用還可以，如果要想構(gòu)建覆蓋更加廣泛的集成系統(tǒng)，不管是在功能還是在安全性、數(shù)據(jù)完整性方面，都不能很好的滿足檔案信息共享需求，常常導(dǎo)致資源信息無(wú)法共享。

2.檔案信息價(jià)值丟失

我們可以指導(dǎo)檔案信息，要想形成信息資源，就是要發(fā)揮其應(yīng)用性和可開發(fā)性。但在檔案信息化建設(shè)過程中，如何確保所收集到的信息資源具有應(yīng)用性和可開發(fā)性，是我們需要首先解決的問題。在檔案收集之前，往往具有較強(qiáng)的預(yù)見性，能夠?qū)n案信息在今后的利用方向，內(nèi)容范圍有充分的認(rèn)知。一般情況下，在檔案信息資源收集歸檔整理過程中，雖然有所取舍，有所選擇，但因?yàn)槭占秶占瘯r(shí)間和個(gè)人因素限制，常常使得很多有價(jià)值的原始記錄難以收集齊傳。再加上時(shí)間與事物發(fā)展過程的單向性特點(diǎn)，使得檔案部門所收集到的檔案信息，常常會(huì)因?yàn)闀r(shí)間的流逝和客觀事物的發(fā)展而失去價(jià)值。針對(duì)信息流動(dòng)過程中不斷發(fā)生變化，如何才能夠確保檔案信息資源應(yīng)有的價(jià)值得以體現(xiàn)，是現(xiàn)階段需要重點(diǎn)解決的一個(gè)問題。

3.工作人員整體素質(zhì)較低

檔案信息化建設(shè)信息化管理人員是最主要的因素，檔案信息化建設(shè)和檔案信息化管理都離不開人的參與。信息化背景下，對(duì)檔案管理人員提出了更高要求，要求其不僅精通檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理業(yè)務(wù)，而且還應(yīng)該掌握自動(dòng)化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)，成為信息挖掘員、知識(shí)導(dǎo)航員。當(dāng)然，在現(xiàn)有的檔案工作隊(duì)伍中，普遍存在著專業(yè)素質(zhì)較差的問題，難以適應(yīng)高速發(fā)展的信息化工作環(huán)境，缺乏計(jì)算機(jī)技術(shù)，不懂得如何應(yīng)用信息化系統(tǒng)。現(xiàn)階段，既懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又懂得檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才嚴(yán)重缺乏。

三、檔案信息化建設(shè)改進(jìn)策略

1.制定完善的規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范

檔案信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)性很強(qiáng)的工作，建設(shè)之前需要進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，確保整個(gè)項(xiàng)目能夠有計(jì)劃、有步驟、有目的的進(jìn)行。有條件的地區(qū)應(yīng)該實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，要求網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的各種數(shù)據(jù)庫(kù)格式、檔案信息的儲(chǔ)存方式、著錄格式、網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)和信息處理界面等工作內(nèi)容必須實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，要立足現(xiàn)實(shí)，兼顧與國(guó)際接軌，只有做到這樣，才能夠確保檔案信息化建設(shè)的規(guī)范性、統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性，避免檔案信息資源重復(fù)建設(shè)，重復(fù)開發(fā)，提高資源利用效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源高效共享。

2.探索更加合理的檔案，保密和檔案安全解決辦法

檔案管理的服務(wù)性就決定了檔案部門要盡可能多、盡快的開展信息資源共享、信息資源收集，然而共享和安全是一個(gè)難以調(diào)和的矛盾，為此檔案部門應(yīng)該嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位檔案管理工作實(shí)際，要求制定更為嚴(yán)格的規(guī)章制度，形成計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理、檔案信息安全保障體系，確保制度落實(shí)到位，嚴(yán)格責(zé)任到人。作為檔案管理人員應(yīng)該具備良好的保密意識(shí)，要對(duì)自己所管理的檔案信息資源負(fù)責(zé)，及時(shí)作出鑒定，要把檔案保密程度和開放范圍事宜，嚴(yán)格檔案利用審查，嚴(yán)格檔案資源管理。現(xiàn)代信息社會(huì)，檔案管理人員還應(yīng)該樹立安全意識(shí)，防止人為攻擊信息化系統(tǒng)，盜取檔案資源，密切做好殺毒消毒工作，確保檔案信息的安全性和完整性。

3.構(gòu)建完善的工作隊(duì)伍

強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)，需要構(gòu)建一支專業(yè)素質(zhì)過硬的檔案信息管理隊(duì)伍。相關(guān)部門應(yīng)該將培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人員放在首位，采取有效的培訓(xùn)方式，不斷完善培訓(xùn)內(nèi)容，培訓(xùn)方法，拓展檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。為了切實(shí)發(fā)揮檔案管理人員的工作積極性，還應(yīng)該制定嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度，明確崗位職責(zé)，將檔案管理人員的考核和薪酬相掛鉤，提高檔案管理人員的工作積極性，不斷強(qiáng)化業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，完善自我知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高自身信息素養(yǎng)，確保檔案管理信息化建設(shè)工作能夠順利開展。

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