企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的實踐與思考

閆冬

摘 要：信息化管理以及數(shù)字化的建設(shè)，是企業(yè)的科學(xué)管理的主要發(fā)展方向，但是目前企業(yè)數(shù)字檔案室管理仍然存在。資金不足、人才缺乏、檔案實際質(zhì)量不高的問題。基于此，本文主要分析目前企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)過程當(dāng)中存在的困境，并針對這些問題，探討相應(yīng)的實踐路徑，從而促進企業(yè)的檔案室實際建設(shè)水平提高。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理;數(shù)字檔案室;數(shù)字化管理

企業(yè)數(shù)字檔案管理是現(xiàn)代信息化管理當(dāng)中的重要環(huán)節(jié)，也是企業(yè)優(yōu)化決策、提高管理科學(xué)性的重要方式。建設(shè)數(shù)字檔案室要從全面角度入手，不僅進行技術(shù)上面的升級，也要進行管理上面的創(chuàng)新以配合技術(shù)的發(fā)展，提高整體企業(yè)的管理效能，利用企業(yè)數(shù)字檔案管理的相應(yīng)數(shù)據(jù)，進行優(yōu)化決策。

1 企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的困境

1）從目前的發(fā)展情況來看，企業(yè)建設(shè)數(shù)字檔案室需要解決檔案信息安全與防護的問題，也就是說，通過有效的安全管理方法，避免數(shù)字檔案被盜用、被篡改、被植入病毒等等，提高信息安全防護等級。電子檔案在存儲與管理的過程當(dāng)中很可能被篡改，這種刪除就是永久性的，企業(yè)進行數(shù)字恢復(fù)的成本非常高，時間也比較長。知識產(chǎn)權(quán)意識也是困擾數(shù)字檔案館建設(shè)的主要問題，很多企業(yè)錄入了一些不具有知識產(chǎn)權(quán)的相關(guān)數(shù)據(jù)，導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營管理過程當(dāng)中存在隱患，甚至導(dǎo)致了一些法律糾紛，影響了企業(yè)的正常經(jīng)營與發(fā)展。

2）一些企業(yè)采用已經(jīng)過時的相關(guān)技術(shù)，進行檔案的數(shù)字化管理，在與其他先進企業(yè)進行溝通交流的過程當(dāng)中，雙方的軟件和數(shù)據(jù)傳輸系統(tǒng)存在對接不良的問題，這顯著影響了數(shù)字的按建設(shè)的科學(xué)性。一些企業(yè)電子元件與紙質(zhì)設(shè)計成品完全一致，這就浪費了電子硬盤的相關(guān)資源，導(dǎo)致雙向存儲，無法提高整個數(shù)字檔案管理的效率。

3）企業(yè)數(shù)字檔案管理缺乏相應(yīng)的復(fù)合型人才，很多企業(yè)檔案管理人才年齡較大，技術(shù)水平較低，無法應(yīng)用數(shù)字化優(yōu)秀管理軟件，進行相關(guān)的數(shù)據(jù)操作。

上述問題在多數(shù)企業(yè)數(shù)字檔案室管理過程當(dāng)中普遍存在，因而，只有重視信息化的安全管理問題，提高數(shù)字化發(fā)展的全面性，基于數(shù)據(jù)備份技術(shù)，進行有效的長期存儲，才能夠全面提高企業(yè)信息化管理的水平。

2 建設(shè)數(shù)字檔案提高企業(yè)管理水平的對策

各個企業(yè)面臨的相關(guān)檔案室建設(shè)問題各有不同，但是整體表現(xiàn)來看，加強企業(yè)的數(shù)字檔案室建設(shè)應(yīng)從以下幾個方面入手：

2.1 全面提高對數(shù)字檔案室建設(shè)的重視程度

企業(yè)應(yīng)從管理層到執(zhí)行層，全面提高對于數(shù)字的按時的建設(shè)程度，而不僅僅將這種政策貫穿在檔案：

實際管理當(dāng)中，各個科室要全面配合數(shù)字化檔案建設(shè)，在自己的工作流程當(dāng)中，將工作內(nèi)容的相關(guān)數(shù)據(jù)上傳到數(shù)字化檔案時，例如，登錄相關(guān)的數(shù)字管理網(wǎng)站，上傳自己的一些工作記錄、工作總結(jié)、工作數(shù)據(jù)匯總等等。要想發(fā)展這樣的主動上傳流程，各個企業(yè)要采用主動出擊、加強宣傳的方法，提高各個部門工作人員，尤其是管理人員對于數(shù)字檔案建設(shè)的相關(guān)重視，并制定相關(guān)的基本原則與策略。

通過量化管理標(biāo)準(zhǔn)，對于所有的工作人員日常工作流程以及檔案應(yīng)用流程，進行應(yīng)用培訓(xùn)。例如，首鋼在進行數(shù)字檔案室建設(shè)的過程當(dāng)中，就全面樹立典型，以點帶面，從銷售部門進行逐步推廣。這樣的方式整合了企業(yè)的銷售數(shù)據(jù)，可以匯總成為銷售檔案。自從首鋼從北京遷出之后，數(shù)字化檔案管理對于企業(yè)的產(chǎn)業(yè)布局、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)優(yōu)化，提供了有效的數(shù)據(jù)支撐，這種以點帶面的數(shù)據(jù)管理方式，可以適應(yīng)遷出的階段性。從2015年到2019年，首鋼通過分階段驗收，獲得了良好的管理效果，該方法得當(dāng)，具有比較高的可操作性，值得借鑒與推廣。

2.2 培養(yǎng)數(shù)字管理人才

企業(yè)在進行數(shù)字檔案室建設(shè)的過程當(dāng)中，要制定科學(xué)的管理目標(biāo)，尤其是細化分步操作流程，根據(jù)目前的工作計劃，尤其是生產(chǎn)經(jīng)營計劃、實際管理計劃、人員調(diào)動計劃、績效周期計劃等等，制定良好的數(shù)字檔案工作內(nèi)容，營造一個良好的數(shù)字檔案管理氛圍，并且為所有部門的工作人員，搭建一個數(shù)據(jù)共享平臺，提高整個數(shù)據(jù)錄入的質(zhì)量以及數(shù)據(jù)應(yīng)用的程度。

例如，上海市舜宇電器生產(chǎn)公司就，按照“三步走”計劃，對企業(yè)的數(shù)字檔案室建設(shè)進行相應(yīng)的管理，根據(jù)國家的相應(yīng)政策法規(guī)進行相關(guān)的業(yè)務(wù)調(diào)整，尤其是對于管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三方面的數(shù)據(jù)，進行全面的收集、歸檔、挖掘、可視化建設(shè)，并通過數(shù)據(jù)安全保密制度的推行等等，在現(xiàn)有的公司各個部門全面推廣數(shù)字檔案管理辦法。

企業(yè)按照目前的適度發(fā)展原則，對于所有的電器設(shè)備生產(chǎn)、服務(wù)、銷售、售后等等進行拓展與升級，按照企業(yè)目前擁有的數(shù)字檔案、主服務(wù)器、終端服務(wù)器、掃描儀等相關(guān)硬件和軟件設(shè)備，進行精細化的數(shù)字管控，從而全面提高數(shù)字獲取的系統(tǒng)性。

企業(yè)在進行建設(shè)的過程當(dāng)中，整合出目錄數(shù)據(jù)庫，設(shè)立相關(guān)的關(guān)鍵詞，并成立多媒體數(shù)據(jù)庫可視化建設(shè)文檔，企業(yè)的員工可以登陸相關(guān)的數(shù)據(jù)管理平臺。查詢相關(guān)的備份情況，全面提高數(shù)據(jù)應(yīng)用的有效性。

3 結(jié)論

綜上所述，數(shù)字檔案建設(shè)可提高企業(yè)的數(shù)字檔案管理水平。從本分析可知，研究企業(yè)數(shù)字檔案建設(shè)困境，有利于我們從問題角度，看待目前建設(shè)的不足，因而我們要加強系統(tǒng)性研究，實現(xiàn)整個信息流程從起點到終點的有效鏈接，打造一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍。

參考文獻

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