技工學校學生檔案管理分析與探究

王新鳳

摘 要：近年來，隨著經濟時代的發展，社會對于學生檔案的重視程度越來越高。檔案作為一名學生身份信息的重要組成成分，是對其在校表現，學習情況，社會實踐以及個人事跡的記錄，是對學生綜合能力，道德素質，學習成績，學籍情況等方面信息的整體反映。因此，對于技工學校來說，加強對學生的管理有利于教學的順利進行。文章通過分析技校學生檔案管理的現狀，從而提出相應的策略。

關鍵詞：技工學校 學生檔案 管理現狀 策略探析

中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2019）11-00-01

在當前社會，技工學校主要指的是為社會培養具有專業技能人才的綜合性職業院校。目前，通過各技工學校教學職工以及相關管理工作人員的合作，對學生檔案的管理工作已經取得了一定的成效，絕大多數學校每年都能夠按時對學生的檔案進行分類整理。然而，從整體上來看，目前技工學校學生檔案管理體系還不夠完善，工作進展過程中還是存在一些問題，阻礙了工作的順利開展。

一、技工院校學生檔案管理的現狀

1.材料單一不完整

從目前的情況來看，技工院校對學生檔案的管理主要包括了對畢業生登記表，畢業生評語，畢業生體檢結果，獎懲情況以及學習成績等內容，但是這些內容無法全面的真正讓人了解到一名學生的真正道德素質。當前情況下，國內很多技工學校的學生在選擇工作時有兩種選擇，絕大多數的畢業生在填寫“是否受到獎勵”這一欄時，往往會填寫許多獎勵獎項。然而，根據技工學校提交的材料來看，很難真正找到相關的獎勵證明，造成登記的與實際情況不相符的后果。[1]長此以往，市場人事部或者企業對技工學校的學生失去信任，對他們的信息產生懷疑，這將會嚴重影響技工學校學生的就業率。除此之外，就學生檔案中處分一欄里，一般只能夠看到考試作弊等處分，但是除了成績以外的處分材料依舊很難收集，這樣一來，真正受過處分的學生從表面上看與沒有受過處分的學生大同小異，使得招聘過程中出現不良競爭情況。

2.學生檔案歸納不及時

從目前的情況來看，技工學校中共同完成學生檔案管理工作的部門比較多，例如：教務處，學生工作處等等。但是，由于保管的途徑多，使得材料的管理比較分散，檔案歸檔的時間也不盡相同，經常會出現部門內部整理好資料之后直接將資料留在部門內部，一直到學生畢業期間才將材料移交一部分到學生處進行歸納整理。如果相關企業單位想要了解某個學生在校期間的全部情況，就需要奔波于多個檔案管理部門之間，可能只有畢業的時候才能在檔案袋中看到所有的資料，給檔案審查工作增添了許多麻煩。

二、技工學校加強學生檔案管理工作的策略

1.加強檔案管理意識

對于技工學校來說，其每年都會有大量的學生畢業，也會有大量的新生入學，因此，要想優化對學生檔案管理工作，首先要加強相關工作教職工的檔案管理意識，也就是說在日常工作中讓教職工了解到檔案管理相關的法律知識，真正將學生檔案管理工作貫徹落實到實處。例如：學校可以積極開展一些檔案管理知識講座，展開一些相關會議等等，以檔案管理工作進展的實際情況出發，對相關的教職工進行管理技能的教學與經驗交流，讓他們樹立堅實的學生檔案管理意識，認識到學生檔案管理對于學校教學工作開展的重要意義。另外，檔案管理意識的提升需要相關管理教職工轉變傳統觀念中“學生檔案管理工作只是僅僅和相關管理部門的教職工有關”的落后觀念，這樣才能真正使得檔案管理工作得以順利實施。[2]由此看來，對于技工學校來說，除了提高教職工檔案管理意識以外，還應該組織一些經驗交流座談會，使得教職工在相互交流過程中認識到檔案對于他們自己工作開展的重要性，從而掌握做好學生檔案管理工作的技能，這就需要教職工擁有較高的素質水平。例如：技工學校可以開辦一些培訓課程，參觀交流學習活動等等，對所有的檔案管理工作人員以及教職工進行系統化的培訓，使他們認識到學生檔案的構成與內容以及優良的管理方式，學會利用現代化的先進科學技術優化方案管理途徑，隨著學生檔案管理水平的不斷提升，使自身的綜合素質水平有所提高。

2.構建優良的學生檔案管理體系

對于技工學校來說，要想真正實現學生檔案的良好管理，最重要的措施之一就是構建起優良的學生檔案管理體系，具體來說就是以現階段社會檔案管理工作的現狀與發展規律為基礎，以現代化的檔案管理技術為媒介，從而制定出系統且完整的學生檔案管理標準，實現學生檔案管理的標準化管理，主要包括對于學生檔案的搜集，核查，歸納，保管以及查詢等等。首先，學生檔案的搜集工作是檔案管理工作的前提，核查工作是檔案管理工作的關鍵所在，它在整個檔案管理工作中貫穿于始終，對學生檔案的真實性與有效性起著決定性的作用。[3]由此看來，技工學校應該制定檔案搜集的準則，也就是說搜集一些能夠給企業單位以參考的檔案資料，包括能夠全面反映學生德智體美勞綜合素質水平的資料，體現學生學習情況的資料等等，并且要注重這些資料的準確性與真實性。接著，技工學校還需要制定檔案整理的標準，也就是說學生的檔案以每個人為單位進行歸納整理，同一個學生的檔案資料要放在一起，不能分散，不同學生的檔案資料絕不能混淆在一起，保證學生檔案呈現出一人一套的形式。[4]除此之外，技工學校還應該制定材料規格準則，也就是說所有的檔案資料應該統一使用辦公室紙張，資料中書寫時一律使用黑色的簽字筆，避免使用圓珠筆，藍筆等，出生日期要寫完整，以年月日的形式呈現，所有的資料要真實有效，不能隨意涂改。

結語

綜上所述，在現代化社會的大背景之下，加強學生檔案管理工作對于技工學校教學工作的順利實施有至關重要的意義。因此，對于技工學校來說，首先應該意識到當前學生檔案管理工作中存在的問題，對這些問題進行深入思考與探究，從而找到科學有效的管理方法，提升所有教職工的檔案管理意識，構建方案管理體系，最終實現學生檔案的優良管理目標。

參考文獻

[1]成茜.技工學校學生檔案信息化管理新模式的構建[J].中國管理信息化，2018（4）：153-154.

[2]劉娜.淺析技工學校學生檔案管理與學生就業[J].改革與開放，2012（16）：58.

[3]謝菁.高級技工學校學生檔案管理分析與探究[J].山東檔案，2011（5）：34-35.

[4]張承.現代化視野下技工學校學生檔案管理的理性思考[J].檔案時空，2009（8）：31-32.