關于城建檔案管理工作的信息化建設的探討

趙建亞

摘 要：隨著社會的進步以及城市化進程的加快，使得城建檔案管理工作的重要性也日益凸顯，因為城建檔案記錄了城市在不同階段的發展狀況，對城市的歷史發展具有重要的參考價值，因此，必須加強對城建檔案管理的信息化建設，進而為推動城市化發展水平奠定結實的基礎。本文基于加強城建檔案管理的信息化建設的意義，進而提出了提高城建檔案管理水平的措施，以促進城市更好地發展。

關鍵詞：城建檔案管理;信息化建設;措施

城建檔案指的是依托于文字、圖表以及聲像等為載體的關于城鄉規劃和管理中的具有研究和保存價值的材料，它記錄了城鄉建設與管理的全過程，包括城鄉規劃、用地管理、地質勘探、抗災防災等內容，城建檔案的產生、形成以及編制都是與這些內容同步發展的，因此，對于研究一個城市的發展過程具有重要的作用和價值。

1 加強城建檔案管理工作的信息化建設的意義

1）有利于城建檔案管理的工作效率。加強城建檔案管理的信息化建設不僅能為城建檔案的查閱與建立提供了很大的便利，而且也使得城建檔案的管理人員在處理檔案工作時減少錯誤幾率，從而提高檔案管理的工作效率以及工作質量。因為傳統的城建檔案大多都是紙質版的，檔案管理人員面臨繁重的紙質資料和壓力之下出錯的概率是很高的，但是，如果是利用先進的科學技術來對這些檔案進行掃描就可保存下來，這在很大程度上不僅減輕了工作量，而且也降低了出錯率，從而有效地提高了城建檔案管理水平。

2）有利于完善城建檔案的管理模式。城建檔案管理的信息化建設使其由傳統的封閉式管理逐漸轉化為開放式的管理，這也從根本上轉變了城建檔案的管理模式，使其在發展中更加地完善，它不僅實現了城建檔案管理的一體化，不斷優化城建檔案資源的合理配置，而且也在一定程度上促進了城市經濟的繁榮發展，逐漸完善了城建檔案管理的內容，推動著城建的整體管理水平，維護了城建檔案的完整性和真實性。

3）有利于城建檔案管理的查閱工作的進行。隨著時代的發展和科技的進步，改變了傳統城建檔案管理查閱工作的形式，這在很大程度上為城建檔案管理人員帶來了便利。傳統檔案查閱工作主要是通過審查所有關于城建的資料及信息從而進行有效的分類后在放置到規定的位置，當需要時就必須翻閱目錄來查找資料，再加上大多是紙質版的，空間有限，使得保存時間也會有所限制，超過時間就很難查詢，這種檔案管理方式不僅浪費人力資源和物力資源，而且在很大程度上也不能保全資料的完整性。但是隨著城建檔案管理的信息化建設的發展，很好地解決了傳統查閱形式的弊端，資料只需上傳到電腦中就很難丟失，而且只需要通過檢索就可以查閱到相關信息，這為城建檔案管理工作的進行帶來了很大的便利。

2 加強城建檔案管理的信息化建設的措施

1）提高城建檔案管理的信息化建設水平。隨著城建檔案管理工作的信息化建設開展以來，為檔案管理工作的進行帶來了很多的便利，這也要求城建檔案管理人員必須轉變自身的思想觀念，對傳統的紙質檔案管理要進行改進，積極運用新的設備及技術，從而推動城建檔案管理的信息化建設更加完善，進而提高管理水平。因此，各個地區需要加強對信息化平臺的建設，將自身與其他地區的城建檔案管有機聯合起來，從而實現資源的共享，為人們提供信息化的檔案質資料的運用奠定基礎，進而為大眾帶來便利，提高城建檔案運用效率的同時，也能推動檔案管理人員的服務水平的提升。

2）提升城建檔案管理人員的專業素養。為了更好地促進城建檔案管理的信息化水平，滿足信息化檔案管理工作的要求，就必須意識到加強城建檔案管理人員的專業素質的重要性，努力提升其專業素養，從而為城建檔案管理的信息化建設奠定發展基礎。因此，必須加強對城建檔案管理人員的專業素養的培訓，通過定期在單位內開展活動，不斷地為城建檔案管理人員灌輸信息化檔案管理的知識與技術要求，從而有效推動檔案信息化管理工作的開展。另外，單位還需要通過鼓勵的方式，引導檔案管理人員自主的去學習和探索，可通過相關的激勵措施來調動其學習的積極性。除此之外，單位還需要對檔案管理人員的學習結果及程度進行必要的考核，針對考核結果的不同，予以適當的獎勵及處罰，以提高管理人員的重視。

3）加強城建檔案信息安全的防護。促進城建檔案管理的信息化水平不僅要加強對其的管理，還需要對檔案信息的安全進行必要的防護，因此，在進行檔案管理時，需要檔案管理人員端正心態，定期檢查城建檔案管理室防盜、防火設備，盡可能的采用先進的設備，從而有效預防安全事故的發生。加強對檔案管理人員的信息安全管理能力的重視，制定安全防護系統，提高抵御黑客及病毒的能力，保證檔案信息安全。可依據城建檔案保密程度來設置不同的密級和防護措施，安裝監控系統及防盜報警系統，對于重要的城建檔案要做好備份，以防止不時之需;將管理室內的紙質版材料要及時轉化成數字化的形式來加以保存，做好備份登記，從而不斷提高城建檔案信息安全水平。

4）實現檔案信息資源共享。信息資源共享是十分重要的，在檔案管理信息化管理中需要實現資源共享，對數據內容進行統一整理，為檔案管理工作的健康發展提供保障。一般情況下，檔案管理工作資源共享需要做到三點：第一，將科學發展觀作為檔案資源優化的基礎，并將科學技術應用在檔案管理工作中;第二，在構建檔案管理平臺的過程中要不斷完善檔案管理資料庫，從初級轉變為高級，實現檔案資源的分層次共享;第三，構建完善的檔案資源共享平臺，摒棄傳統的設計理念，減少各類因素造成的影響，對相關問題進行反饋，為實現檔案管理資源共享奠定基礎。

5）加強城建檔案管理，優化檔案服務。加強對城建檔案管理的同時，也要加強檔案法制建設，從而提升檔案服務水平。例如，可將城建檔案信息化納入到法律法規中，通過充分考慮城鄉規劃體制，實現城建檔案的法制建設;不斷提高城建檔案管理人員的法律意識，并定期聘請檔案專家傳授檔案知識或遠程培訓，為城鄉建設的重點項目單位提供服務，從而有效保證檔案資料內容和檔案工作步驟的完整性。另外，需要在城建檔案管理中結合市場經濟狀況來設置城建檔案服務價格，提高對城建檔案信息的開發與利用，體現社會價值，不斷優化城建檔案服務，從而提升城建檔案管理的綜合效益。隨著城鎮化進程的不斷加快，檔案數量急劇增加，因此，在檔案管理中要不斷擴大檔案收集范圍，做好檔案信息的安全防護，不斷提高工作質量的同時，也要充分發揮城建檔案對城鄉建設的作重要作用，促進城鄉建設的不斷發展。

3 結語

綜上所述，加強城建檔案管理的信息化建設是時代發展的要求，也是促進城鄉建設事業發展的必然要求，因此，在加強城建檔案管理的信息化建設時就必須意識到城建檔案管理的重要性，從而不斷優化檔案管理工作，提升檔案服務水平。加強對管理人員的技術培訓，不斷提高其專業能力和專業技能，完善檔案管理工作制度，從而有效發揮檔案管理的社會價值，促進城鄉建設水平的不斷提高。

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