大數據時代做好檔案信息化管理工作的策略

李婷 張楊

【摘要】在大數據背景下，檔案信息化管理工作迎來了一定的機遇與挑戰。隨著互聯網技術與物聯網技術的不斷推廣與應用，產生了大量的數據信息，推動了大數據時代的形成。大數據時代、檔案信息化管理等概念在學術界反復出現，相關企業部門如何做好檔案信息化管理工作是大數據時代最重要的任務。本文探究大數據時代檔案信息化管理工作的相關策略。

【關鍵詞】大數據時代;檔案管理工作;策略

一、大數據背景下檔案管理工作需要注意的問題

（一）注意規避潛在風險。大數據時代其實就是信息時代發展的產物，大數據時代的環境在一定程度上改變了我們的生活方式工作方式，大數據時代給檔案管理工作帶來了一定的機遇，同時也帶來了一定的挑戰。檔案管理工作對企業發展有著至關重要的作用，同時也直接關系企業甚至國家的政治與經濟利益，一旦檔案信息泄露，會對企業甚至國家造成很大的影響。因此，不斷完善檔案管理工作，加強檔案的嚴密性是非常重要的。從實際上來看，檔案管理方式受到大數據時代的沖擊，檔案信息資源非常容易泄露甚至丟失，所以運用大數據技術進行檔案管理存在著一定的潛在風險。

（二）制定出解決潛在風險的對策。隨著大數據時代的來臨，傳統的檔案管理工作模式已經不能夠滿足時代的需求，而在檔案管理工作中，應用大數據技術存在著一定的風險，在傳統的規章制度中，并沒有對相關方面做出一些明顯的約束管理，能夠不斷提高檔案管理工作的機密性，就需要結合實際發展，不斷調整檔案管理制度，有效保證檔案管理制度科學合理，從而應對大數據時代背景下檔案管理工作存在的潛在風險。在檔案管理中有效應用大數據技術能夠提高管理工作的效率，同時也更有利于工作人員的工作，但是應該由專業的檔案管理工作人員進行操作，保證檔案管理工作人員具備相應的綜合素養，同時還需要相應的制度來制約檔案管理工作人員的行為，保證檔案管理工作能夠有序完成。

二、大數據時代檔案信息化管理工作的策略

（一）加強檔案工作人員的技能培訓。為了保證檔案管理工作的有效性與科學性，必須要引進專業的檔案管理人才，我們正處于信息化的時代，要想合理科學地利用大數據時代實施管理，那么就必須加強對檔案管理工作人員的各方面培養，使檔案管理工作人員具備專業的技能以及操作水平。以往的檔案管理工作人員都是人工進行檔案管理操作，對相關的大數據技術并不是很了解，不能熟悉掌握大數據技術相關方面的專業知識，在一定程度上影響檔案信息化管理的發展。所以政府以及相關部門必須要著重加強技術人員的培養，不斷鼓勵各大高校開辦大數據技術應用課程，大力培養檔案信息化管理人才，同時還應該引進國外一些先進的技術與資源，政府要給予一定的資金支持與政治支持。對于企業部門來說，則應該積極舉辦一些培訓學習活動，可以利用公共課、網絡會議、視頻教學等各種手段，不斷提高檔案工作人員的專業化、服務意識以及信息化水平，加強檔案管理工作人員之間的溝通與交流，不斷提高檔案管理工作人員的綜合素養。同時還需要提高管理人員的聘用門檻，要引進一些具有專業素養的人才，這樣才能夠積極推進檔案信息化管理工作有效開展。

（二）不斷優化檔案管理人員的結構。檔案管理工作相對來說比較枯燥乏味，企業在招聘檔案管理工作人員時，相比于一些技術性工作來說，對技術方面要求較低，而且待遇也比較差，從事檔案管理工作的工作人員年齡都比較大，很少有年輕人愿意從事檔案管理工作，這就在一定程度上直接影響我國檔案管理工作的實際發展。但是隨著技術的不斷深入，大數據時代對檔案管理工作人員的技術水平提出了更高的要求，為了能夠更有效實現檔案管理工作，就需要不斷引入一些技術人才，切實提高檔案管理工作人員的綜合素養，不斷優化調整檔案管理人才結構，使年輕人愿意從事檔案管理工作，并成為檔案管理工作的主力軍，而年齡較大的工作人員則應該輔助年輕人順利實施檔案管理工作。

（三）在大數據時代背景下做好檔案管理保密工作。在檔案管理工作中，大數據技術的應用有效促進了檔案管理工作的發展與進步，給企業檔案管理工作帶來了新的機遇，大數據的有效應用能夠促進檔案管理事業的不斷發展，能夠有效提高檔案管理工作的效率，同時還能夠在一定程度上節約人工成本。大數據在實際應用過程中也存在著一定的問題，對檔案管理保密工作提出了更高的要求。在大數據時代，使得檔案信息比較容易丟失、損壞或者泄漏，因此工作人員必須要認識到檔案信息的重要性，提高檔案信息保存的安全意識，在工作中不斷規范自己的行為操作，從而保證檔案信息的安全性與保密性。除此之外，企業還應該加強管理軟件與硬件的建設，為了能夠使檔案信息化管理工作適應大數據時代的發展與實際需求，一定要主動加強相關基礎設施的投入，要對現有的設施進行更換以及升級，保證網絡信息平臺的建設，滿足網絡搜索引擎的實際需求。

（四）實現檔案管理數字化，完善電子檔案歸檔工作。為了有效提高檔案管理的效率、資源的利用率，各單位必須要著重注意對現有的檔案管理模式以及服務模式進行具體的改革與創新，使檔案管理工作不斷朝著數字化信息化的方向發展。首先應該在紙質資料的基礎上，有效結合大數據時代技術優勢，對具體的紙質資料進行相應的整理、編號以及儲存，之后還應該加大信息資料進行數字化的處理，同時建立信息化數據庫，從而不斷方便檔案查詢與利用工作，實施數字化與信息化的檔案管理可以節省大量的時間，數字化與網絡化的不斷引入，會改變傳統檔案管理工作存在的弊端，將繁瑣的步驟簡單化，這樣既能夠提高工作效率，同時也能夠減輕工作人員的負擔，加強檔案資料的利用率。在大數據背景下，還應該不斷完善電子規范歸檔工作：首先，要保證與辦公系統不斷深度融合，不斷完善電子公文流轉系統的全程控制，具體按照公文起草、簽字以及擬辦等實際過程完成電子檔案的儲存，以保證公文類電子檔案的內容齊全。其次，應該結合國家制定的專業類電子檔案具體標準，有效管理分類專業電子檔案，不斷完善專業電子檔案的系統與標準。再次，詳細制定檔案數字化相關計劃，要著眼于檔案信息化未來發展的實際需求，結合企業的實際發展狀況，制定詳細的檔案數字化計劃;同時還需要結合具體的技術規范，不斷統一相關的數據標準。最后，要結合大數據時代電子檔案歸檔工作的實際要求，不斷研究數據信息的采集、管理、分析、利用、發布等各種數據平臺，以期滿足檔案歸檔與管理的實際應用。

三、結束語

在大數據時代，不斷建設信息化、數字化的檔案，是一項比較復雜繁重的系統工程，企業必須要實施整體規劃，要確定完整的目標，不斷學習先進的科技手段，完善檔案管理信息系統，改變以往的檔案管理理念，對各種管理手段以及方式進行創新，以此來提高工作效率。

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