新媒體視角下高校檔案管理工作初探

高楠

【摘要】在高校運營管理中，檔案起著重要作用。在新媒體環(huán)境下，高校檔案管理工作所處的環(huán)境、工作模式和工作對象都發(fā)生了重大變化，高校應從新媒體視角探討檔案管理工作對策，以滿足高校檔案需求。為此，文章從新媒體視角出發(fā)，分析了高校檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)和管理現狀，提出高校檔案管理工作對策，希望能為高校檔案管理工作提供理論參考。

【關鍵詞】新媒體視角;高校;檔案管理;工作對策

隨著新媒體技術的發(fā)展，“互聯網+”時代的到來，使得新媒體平臺成為人們獲取信息的重要渠道。在這種背景下，認清新媒體環(huán)境給高校檔案工作提出的挑戰(zhàn)，并提出應對之道，是高校必須要思考的問題，也是提高高校檔案管理工作質量的要求。

一、新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

如今，大數據和新媒體技術已經在各行業(yè)得到了廣泛的應用，許多行業(yè)都基于新媒體應用而進行了管理和服務創(chuàng)新。但是，新媒體是一把雙刃劍，新媒體環(huán)境下的高校檔案管理工作也面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。如在新媒體環(huán)境下，高校檔案管理工作中產生的檔案數量和種類更多，許多檔案材料都不符合傳統的檔案歸檔要求，游離于傳統的檔案管理范圍之外，而一些高校的檔案辦公設備和系統還處于由傳統辦公方式朝自動化過渡的階段，還不具備處理信息攜帶功能材料的能力，所以許多檔案無法及時歸檔、存儲。與傳統的紙質檔案相比，新媒體環(huán)境下形成的檔案資料更新速度更快，許多檔案都很容易被修改、損壞和刪除，這也加大了檔案管理工作的難度。此外，新媒體環(huán)境也給檔案管理帶來了挑戰(zhàn)，學生檔案的私密性與新媒體環(huán)境的公開性、交互性有一定的矛盾，如何在提高檔案甄選效率的同時，提高檔案資料安全，是高校在檔案管理工作中必須要關注的問題。新媒體環(huán)境下的檔案管理工作給檔案工作人員的能力也提出了新的要求，但是許多高校的檔案隊伍在知識和年齡上都嚴重老化，檔案信息化管理缺少人力資源支持。

二、新媒體視角下的高校檔案管理工作現狀

（一）檔案信息化管理不受重視。受傳統的管理思想影響，許多高校在教學管理中對檔案管理工作都缺少關注，檔案部門對新媒體的了解較少，對新媒體的接受度也不高。受此影響，檔案部門的檔案管理工作缺少資金和設備支持，媒體技術在高校檔案管理中的應用受到諸多因素的影響和限制。如由于資金不足，許多高校的檔案管理儀器都嚴重老化，檔案室也沒有配備專門的儀器設備，檔案管理工作經常要消耗大量的人力資源，這不僅增加了檔案部門的工作量，也不利于提高檔案管理效率。

（二）檔案管理模式單一。與傳統的紙質檔案相比，新媒體時代形成的檔案以信息檔案為主，信息檔案不僅形式多樣，而且種類也更加精細。高校檔案部門只有與時俱進，創(chuàng)新檔案管理模式，才能將復雜的檔案管理工作簡單化，才能促進檔案信息流動和利用。但是，由于當前許多高校在檔案管理中缺少完善的檔案管理制度，高校檔案部門與其他高校、檔案部門缺少互動交流，檔案管理程序冗雜，檔案服務形式相對單一，許多館藏資料常年處于“沉睡”狀態(tài)，根本沒有被有效利用起來。

（三）管理人員思想落后。高校發(fā)展對國家和社會而言，都具有重要意義。檔案管理作為高校管理中極其重要的一部分，不容忽視，提高檔案工作人員的綜合能力，是提高高校檔案管理工作質量、服務社會發(fā)展的需要。但是，結合實際來看，許多高校都沒有組建專門的檔案管理部門和管理隊伍，檔案管理人員的業(yè)務水平普遍不高，檔案工作人員的知識結構也不完善。加上缺少學習欲望和創(chuàng)新能力，所以許多檔案人員在檔案管理工作中的作用都局限于“管”，遠談不上“管理”，這給高校檔案管理和服務工作帶來了消極的影響。

三、新媒體視角下的高校檔案管理對策

（一）思想重視，完善檔案管理設施。高校檔案管理工作是一項系統的工程，它的順利實施和有序展開，需要領導的關注和支持。在新媒體時代，高校檔案管理工作要想取得良好的效果，領導必須要重視。所以，高校領導要改變傳統的工作理念，根據高校教學、科研和黨政機關工作需要，加大檔案管理投入，并從新媒體視角加大檔案基礎設施建設，完善檔案管理工作環(huán)境。如高校要為檔案部門提供一定量的資金，購置更多的先進的檔案管理硬件設施，為檔案工作順利開展打好基礎。然后，加強檔案管理宣傳和教育，開展各種宣傳和教育活動，提高高校各部門、教職工對檔案管理工作的關注度，并要求內部各部門加強合作，在工作上給予檔案工作以大力支持。在此基礎上，加強管理文化建設，本著資源流動和共享理念，就檔案管理工作定職劃責，確保檔案信息的安全性、保密性。同時提高檔案服務質量，以滿足廣大師生的檔案信息需求。

（二）依法治檔，健全檔案管理制度。在“互聯網+”時代，信息檔案、信息設備占據著主導作用。高校檔案部門必須要根據檔案管理工作中出現的新情況、新問題，健全檔案管理制度，建立一整套與新時期檔案管理工作相匹配的檔案管理體系，以確保檔案管理工作有序開展。新媒體視角下的檔案管理制度，需要明確檔案信息化管理職責、范圍和要求，統一檔案管理標準和格式，還要在人力資源調配上有所變動，如根據檔案管理工作需要，因人設崗，因需設崗，就各級檔案管理人員的績效進行嚴格評價和考核，并結合評價結果做出獎懲、晉職決定。此外，針對檔案管理工作，高校還要進一步完善行政管理制度，嚴格落實檔案工作制度，要抓好檔案工作的檢查指導，以打造有理有序的檔案管理系統，促進各部門之間的合作，使檔案管理工作更加規(guī)范和標準。

（三）與時俱進，加強檔案信息化建設。在新媒體時代，信息傳播已經高度信息化，數字化檔案信息也成為信息傳播的基礎。不過，當前許多高校的檔案工作仍舊處于信息化建設初期，許多高校在檔案信息化建設方面進展緩慢。所以，檔案管理工作經常會因為系統與數據對接不暢而影響進度，檔案管理基礎工作也有待完善。鑒于此，高校必須要重視和加強檔案信息化建設。高校檔案信息化建設的重點是，完善信息設備和信息系統，發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢，進行檔案信息著錄，進行紙質檔案加工和轉化，完善檔案信息。及時升級檔案信息化管理系統，確保檔案系統與數據能完好對接。此外，重視信息安全，借助用戶身份識別、權限限制、殺毒軟件等確保檔案信息安全，并根據用戶需求，推出信息化檔案服務，提高檔案利用率。

（四）以人為本，提高工作人員的素質。在知識經濟時代，人是最寶貴的社會資源，高校檔案管理工作要想經受住新媒體環(huán)境的沖擊，必須要建設一支高質量的檔案工作隊伍。所以，高校要從以下幾方面入手，加強檔案工作隊伍建設：首先，立足于人才選聘制度，引進既懂檔案管理業(yè)務又具有新媒體操作能力的專業(yè)檔案管理人員，為檔案工作隊伍注入新的血液。然后，借助集體學習和職業(yè)培訓，促使檔案管理人員在已有檔案理論知識的基礎上，學習新媒體知識，了解和掌握信息技術，并將自己所掌握的技能用到檔案管理工作中去，以提高檔案管理質量。然后狠抓檔案工作隊伍的思想政治工作，提高他們的思想認識和責任意識，要求他們與時俱進，打造全新的檔案管理服務模式，以更好地服務高校師生。

三、結語

綜上所述，新媒體技術的發(fā)展，給高校檔案管理工作帶來了機遇，也帶來了挑戰(zhàn)。高校只有更新思想觀念，完善檔案信息化管理制度，加強檔案信息化和檔案管理隊伍建設，才能提高檔案管理效率，實現檔案信息資源的利用價值最大化，才能為高校發(fā)展提供有力支持。

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