新時期工會檔案管理的功能與發(fā)展趨勢

李曉麗

【摘要】工會作為維護工人合法權(quán)益而自發(fā)形成的工人組織，是黨和廣大職工群眾聯(lián)系的中間渠道，工會檔案真實可靠地載錄著工會工作的進行狀況，體現(xiàn)著工會的服務(wù)價值，并能為未來工會工作的進一步開展提供重要的參考性依據(jù)和指導。本文簡述工會檔案管理中存在的缺陷和工會檔案管理的功能，分析新時期工會檔案管理發(fā)展的趨勢。

【關(guān)鍵詞】新時期;工會檔案管理;發(fā)展趨勢

隨著市場經(jīng)濟的蓬勃發(fā)展，當前人們的就業(yè)形式多種多樣，工會組織內(nèi)成員來自各行各業(yè)，難于統(tǒng)一管理，這就對工會檔案信息的搜集、歸檔形成了較大的挑戰(zhàn)，尤其是檔案的查閱以及開發(fā)利用就更顯被動。隨著互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字信息技術(shù)的快速崛起，工會檔案管理工作必須要充分運用這一先進科技，順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，對工會檔案管理進行信息化建設(shè)，提升服務(wù)于廣大職工群眾的范圍和效率，促進工會工作更加科學健康地發(fā)展。

一、工會檔案管理中存在的缺陷

工會檔案管理人員尚未真正意識到檔案管理的重要性，工會檔案作為工會組織最重要的記錄性文件，檔案管理工作水平能夠決定工會工作是否順利推行。然而在企業(yè)工會發(fā)展實際中，一些工會領(lǐng)導干部尚未意識到工會檔案管理對于工會發(fā)展的促進作用，認為檔案管理只是迎合上級要求的形式，對工會的組織建設(shè)沒什么實質(zhì)性的幫助，并未從根本上給予足夠的人力和物力支持，嚴重制約了工會檔案管理工作的進程。

工會檔案管理人員專業(yè)水平不高，很多工會檔案管理人員是由工會其他職位的人員兼任的，他們往往沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓，不懂得檔案管理的技術(shù)要點，長此以往，使得工會的檔案管理處于較為混亂的狀態(tài)，使得檔案的查閱和歸檔工作費時費力，不利于檔案管理工作的發(fā)展。工會檔案相關(guān)材料信息的采集和匯總程序不夠科學規(guī)范，一些工會沒有建立起科學完善的檔案管理制度，使得檔案記錄信息真實可靠性存疑，更有一些檔案的關(guān)鍵資料缺失，使得檔案管理工作的規(guī)范性較差，嚴重制約了工會的科學發(fā)展。很大程度上而言，工會檔案管理由于未能及時地發(fā)揮數(shù)字信息化技術(shù)的優(yōu)勢，使得整體管理工作處于被動滯后的局面，嚴重阻礙了工會檔案管理工作的發(fā)展進程，造成工會其他方面工作開展遲滯。

工會檔案管理工作的順利進行首先就從思想上意識到工會檔案工作的重要意義，明晰檔案管理工作服務(wù)的方向，檔案管理工作最根本的是要服務(wù)于工會的廣大職工群眾，檔案信息的采集和整理要和其他相關(guān)部門密切溝通和聯(lián)系，確保信息的準確程度和全面，要及時將職工群眾的發(fā)展狀況歸納到檔案信息庫中，提升服務(wù)的質(zhì)量。要著力深入對檔案信息進行開發(fā)和利用，將非機密的檔案開放給職工群眾，實現(xiàn)檔案信息的分享和利用，工會檔案管理過程中要著力組建和完善檔案的服務(wù)體系，以嚴格規(guī)范的制度和作業(yè)流程來確保檔案信息的真實可靠，及時更新相關(guān)信息，更好地滿足職工群眾的檔案信息查閱要求，提升服務(wù)的意識和服務(wù)的質(zhì)量，促進工會檔案工作良性發(fā)展。

二、工會檔案管理的顯著功能

（一）傳承功能。對工會來說，檔案是對其長期工作情況的真實見證，記錄著工會一直以來的活動開展情況、工作經(jīng)驗等，這些重要的信息財富，能夠為工會保持良好的形象，并為工會價值體系的建設(shè)奠定堅實的基礎(chǔ)。同時，工會檔案中體現(xiàn)出來的組織和價值能夠增強職工對工會及其工作的認同，形成職工之間的強大凝聚力，讓工會干部在工作中更具積極性與主動性，進而保證工會組織的健康發(fā)展。

（二）憑據(jù)功能。工會檔案是對工會工作內(nèi)容、任務(wù)以及問題處理方案和結(jié)果的集中反映，有著特殊的參考作用，為工會開展工作、解決問題提供憑據(jù)和借鑒，方便工會工作人員查詢信息之用，為工會的后續(xù)發(fā)展提供可靠的信息依據(jù)，為工會領(lǐng)導作出科學正確決策提供準確參考，對工會組織的良好建設(shè)和健康發(fā)展有著現(xiàn)實意義。例如，企業(yè)經(jīng)過推優(yōu)評選出來的勞動模范，工會都會建立相應(yīng)的檔案，而這些檔案能夠隨著法律的完善和發(fā)展政策的健全而保證勞動模范享受醫(yī)療、退休等方面的補助和待遇，可以說，工會檔案正是職工享受合法權(quán)益的憑據(jù)。

（三）佐證功能。工會組織的最主要職能就是維護全體職工的合法權(quán)益。工會檔案是為職工維權(quán)的真實記錄，全面、客觀、準確地記錄了維權(quán)過程中產(chǎn)生和應(yīng)用到的數(shù)據(jù)和信息，因此，工會檔案可以被用作維護職工合法權(quán)益的證據(jù)材料，起到證明作用。例如，在職工維權(quán)的過程中使用到的合同，產(chǎn)生的答復文件及維權(quán)結(jié)果等，都可以作為重要的佐證。工會檔案的完整性、真實性能夠為職工維護合法權(quán)益提供佐證，并且促進工會組織功能的發(fā)揮。

（四）指導與制約功能。工會檔案是對工會開展工作過程中的行為、準則、制度等的真實保存，工會全體工作人員在工作中的表現(xiàn)，包括態(tài)度和具體行為都要處于規(guī)范的指導和制約之下，工會檔案保管就是工會長期工作和發(fā)展中形成的規(guī)范。工會檔案對工會工作的記錄和管理，能夠號召廣大工會工作人員，在無形中指導著他們的具體工作，制約著他們的工作行為。

三、新時期工會檔案管理的發(fā)展趨勢分析

近年來，信息技術(shù)得以全面普及和快速發(fā)展，社會關(guān)系也日趨復雜化、多元化，工會組織的功能也逐漸得以突顯，工會組織工作的開展、管理機制的制定和服務(wù)內(nèi)容、形式的確定也發(fā)生了深刻的變化，檔案的數(shù)量在逐日增多，檔案管理也體現(xiàn)出了不同以往的現(xiàn)代化發(fā)展趨勢。

（一）工會檔案管理的開放性不斷提升。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為人們生活和工作中的必備工具，無論是國家還是社會組織和個人，交流和互動都依托于發(fā)達的互聯(lián)網(wǎng)而得以頻繁滲透，傳統(tǒng)封閉式的檔案管理已經(jīng)不符合時代發(fā)展的潮流，而檔案資源共享已經(jīng)成為一種大趨勢。之前，工會進行檔案管理采用的是封閉式的管理，但是隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及應(yīng)用，檔案管理也愈發(fā)顯示出開放性的特性需求，在檔案管理實踐中應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)已經(jīng)十分必要。當前，很多工會在進行檔案管理時已經(jīng)逐步引進了先進的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，對檔案進行紙質(zhì)與數(shù)字化的雙重管理，并且實現(xiàn)了檔案資源的共享與開放，提高了檔案管理工作的效率。

（二）工會檔案管理工作傾向網(wǎng)絡(luò)化。邁入信息時代，工會的檔案管理工作必然朝著網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展，不管是檔案信息的采集還是檔案信息的保管和查閱方式都普遍遷移到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行，更加便捷和高效，管理起來也更加省時省力。例如企業(yè)內(nèi)工會成員中的家庭困難職工統(tǒng)計以及補助發(fā)放等問題、職工的傷重事故、工會檔案管理相關(guān)經(jīng)費支出、資產(chǎn)的管理審計等工作都通過統(tǒng)一的工會管理系統(tǒng)來進行處理，確保工會工作每一條記錄都有據(jù)可查，提升工會檔案管理工作的準確性和效率。

（三）工會檔案管理的交互更加頻繁。檔案管理系統(tǒng)的先進性呈現(xiàn)在管理系統(tǒng)的智能化和強烈的交互性，工會作為工人自發(fā)組織的社會團體，發(fā)揮的是緩解矛盾、協(xié)調(diào)處理糾紛的輔助作用，不具備執(zhí)法權(quán)力，很多時候工會組織成員的維權(quán)開展需要其他部門的密切配合，例如薪資糾紛需要與勞動部門溝通交流，施工建設(shè)等方面的協(xié)調(diào)需要與安全監(jiān)察部門打交道，這就要求工會的檔案管理要密切考慮到交互性的增強以及方式的多樣。工會的檔案管理進行信息化建設(shè)要注重與其他相關(guān)部門的交互，提升交互質(zhì)量和暢通交互途徑，以實現(xiàn)交互的效率和可靠性。

四、結(jié)語

工會檔案管理工作絕不是可有可無的，它能使工會組織的價值建設(shè)以及塑造形象得以廣泛傳承，檔案記錄資料能夠為工會未來的工作開展提供真實可靠的依據(jù)和參考，保留員工維護自身合法權(quán)益的真實有效證據(jù)，指導工會組織的工作開展。未來工會檔案管理的開放程度勢必會越來越強，整體檔案管理傾向于網(wǎng)絡(luò)化、交互頻繁的趨勢。工會檔案管理工作要緊跟時代發(fā)展步伐，建設(shè)更加智能和信息化的檔案管理，促進工會工作的順利開展。

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